Le PNUD recrute 01 Assistant au Programme

Job Description

Agency: UNCDF

Title: Assistant(e) au Programme

Job ID: 23644

Practice Area – Job Family: Management – ASSISTANT(E) AU PROGRAMME

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 14/06/2019

Duty Station: Cotonou, Benin

Education & Work Experience: G-Bachelor’s Level Degree – 4 year(s) experience

Languages Required: French

                      Desired: English

Grade: SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: UNCDF

Contract Duration: Initial 6 mois renouvelable

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Background

Contexte

Sous la supervision du Chargé de Programme, l’Assistant au Programme fournit un soutien efficace aux programmes et projets d’UNCDF et assure le fonctionnement efficace de l’unité au sein du Bureau Pays. Il/elle fournit un appui à l’ensemble des équipes de projets d’UNCDF dans le pays.  Il/elle travaille en étroite collaboration avec les différentes unités du bureau pays du PNUD (Opérations, Programme, etc.), des bureaux/programmes régionaux/globaux et du siège de UNCDF. Il/elle fournit un appui concernant les questions financières, de passation de marchés, de logistique et de ressources humaines.

L´Assistant au Programme est particulièrement en charge des opérations du programme Mobile Money for the Poor (MM4P), une initiative thématique mise en œuvre afin d’adresser les opportunités et défis de la mise en place de finance digitale et de la banque à distance dans des marchés difficiles d’Afrique et d’Asie.  La mission de MM4P est d’aider les ménages à bas revenus des zones rurales des pays en voie de développement à améliorer leur sécurité financière via l’offre de services financiers digitaux sécurisés, appropriés et abordables.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

-Appuyer la formulation et la mise en œuvre des projets/programmes ;

-Assurer l’administration et les activités de secrétariat ;

-Assurer la gestion du matériel et la logistique ;

-Apporter des appuis dans les domaines de la gestion comptable et financière ;

-Appuyer la mise en œuvre, le suivi évaluation et la capitalisation des acquis du programme Mobile Money for the Poor (MM4P)

1.Appui à la formulation et à la mise en œuvre des projets/programmes

-Collecte et mise à disposition d’informations et de documents de base sur le pays (politiques et stratégies nationales, CCA, UNDAF, etc.) et UNCDF (plan stratégique, documents programmatiques, etc.) ;

-Opérationnalisation et coordination des missions

-Préparation des différents rapports

-Organisation des conférences, retraites et ateliers ;

-Préparation des programmes de travail et budgets ;

-Préparation des différents rapports

2.Assurer l’administration et le secrétariat

-Secrétariat : préparation/mise en forme des documents administratifs ;

-Gestion des courriers reçus et envoyés, en utilisant le système d’enregistrement et de stockage d’information d’UNCDF ;

-Administration et archivage des documents en accord avec les règles, règlementations, politiques et stratégies du PNUD, de UNCDF et des programmes ;

-Tenue, distribution et rangement appropriés de la documentation ;

-Dispositions pour l’archivage externe de la documentation électronique d’UNCDF.

3.Assurer la gestion du matériel et la logistique

-Acquisition, enregistrement, entretien et maintenance des équipements ;

-Identification des besoins, acquisition, distribution des fournitures de bureau ;

-Préparation et tenue des inventaires ;

-Appui au personnel de UNCDF afin d’obtenir les documents de voyage pour les missions officielles ;

-Soutien à la logistique des réunions et conférences

4.Gestion comptable et financière

-Enregistrer dans Atlas les budgets et révisions budgétaires ;

-Suivre la mise en place des ressources ;

-Collaborer avec les partenaires d’exécution à la bonne gestion et la justification à temps des ressources mises à disposition ;

-Procéder aux enregistrements des transactions suivant les droits qui lui seront attribués;

-Enregistrer et traiter les rapports financiers des projets/programmes ;

-Analyser et corriger ou faire corriger les enregistrements des transactions financières effectuées pour le compte du bureau ;

-Enregistrer et afficher dans ATLAS ou toutes autres plateformes toutes les informations requises au terme des procédures et directives ;

-Assurer la conformité des transactions aux règles et procédures ;

-Suivre la clôture annuelle de budget afin d’assurer que toutes les transactions de l’année courante sont correctement enregistrées.

5.Appuyer la mise en œuvre et la capitalisation du programme Mobile Money for the Poor (MM4P)

-Gérer et exécuter une gamme d’activités administratives entrant dans le cadre du programme MM4P ;

-Acquérir, entretenir et maintenir l’équipement et le matériel de MM4P au Bénin ;

-Assurer la logistique des réunions et conférences de lancement ;

-Assurer les contacts et liaisons nécessaires pour le succès des opérations de MM4P au Benin

Competencies

Compétences corporatvies

Innovation (Ability to make new and useful ideas work)

-Renforcer les compétences du personnel et de la partie nationale sur les procédures financières et les outils de gestion

-Créer un environnement de créativité et d’innovation

Leadership (Ability to persuade others to follow)

-Avoir une habileté de dosage de la flexibilité et la rigueur

-Promouvoir l’éthique et l’intégrité, créer des précédents organisationnels

-Avoir une capacité à faire une analyse budgétaire et comptable comparative et à tirer des leçons.

People Management (Ability to improve performance and satisfaction)

-Construire et promouvoir des équipes efficaces

-Etre sensible au genre et avec une aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

Communication (Ability to listen, adapt, persuade and transform)

-Créer et promouvoir un environnement propice à une communication ouverte, efficace et basée sur les évidences

Delivery (Ability to get things done while exercising good judgement)

-Prendre des décisions justes et transparentes et prendre des risques mesurés

-Faire preuve de professionnalisme

Compétences techniques

-Connaissance de la gestion d’un bureau et gestion de documents, tenue de registre et des fournitures ;

-Connaissance des règles administratives, des règlementations et des procédures de voyage ;

-Solide connaissance des budgets, des principes comptables et de rapportage financier ;

-Bonne connaissance des règles et règlementations financières du PNUD ;

-La connaissance du système ATLAS serait un atout

Required Skills and Experience

Education

-Avoir un diplôme (BAC + 3) en Secrétariat Bureautique, Comptabilité Gestion ou toute formation jugée équivalente.

Expérience

-Avoir au moins 4 ans d’expérience pertinente.

-Bonne maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique. Expérience des systèmes de gestion en ligne.

Connaissances linguistiques

-Avoir une bonne maîtrise du français (écrit et parlé).

-Connaissance de l’anglais.

Autre

Le PNUD est un environnement non fumeur.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.