Nous recherchons une Secrétaire de Direction pour accompagner un responsable dans la gestion de son agenda, l’organisation de ses déplacements professionnels, le suivi administratif.

En lien avec la direction, vous serez force de proposition et veillerez à la mise en place d’outils et de procédures adaptées afin d’optimiser l’organisation administrative de la société.

Descriptions des missions :

Afin d’assurer votre mission et de remplir les objectifs du poste, vous devrez mener à bien les tâches suivantes :

• Organiser l’agenda et les déplacements professionnels en vue d’optimiser le temps de votre supérieur hiérarchique et l’alerter sur les priorités et échéances ;

• Gérer simultanément les activités en cours et les demandes urgentes (téléphone, rendez-vous) provenant de l’entreprise, de l’extérieur en hiérarchisant les priorités et en prenant les initiatives nécessaires au bon fonctionnement du service ;

• Assurer le lien avec les collaborateurs de la direction, communiquer à ces derniers dans un strict respect de la confidentialité toute information pertinente et se rendre disponible pour les assister ;

• Rédiger (en français et en anglais) tous documents ou supports administratifs nécessaires et / ou demandés (compte rendu, courriel, courrier, présentation, note de service, formulaire, note de frais, etc.) ;

• Mettre en forme les présentations / tableaux / documents sous Excel et également participer à l’élaboration des fiches de stocks ;

• Maîtriser le contenu de dossiers administratifs, aménager la structure administrative de la direction (classement, tri, rangement, archivage…) puis l’adapter en fonction de l’évolution des besoins ;

• Organiser les réunions de travail en tenant compte des besoins spécifiques (matériel, traduction, participants, réservation des salles de réunion…).

Profil et compétences souhaités :

– Avoir un niveau BAC ou une formation connexe en secrétaire de Direction

– Idéalement issue(e) d’une formation secrétariat ou assistanat de direction,

– Avoir une expérience significative de 5 ans minimum dans une fonction similaire.

– Être Organisé(e), proactif(Ve) et autonome,

– Faire preuve d’anticipation et gérer les priorités.

– Avoir le sens du service et de la confidentialité.

– Avoir le goût des relations humaines.

– Avoir un esprit d’entraide et de curiosité intellectuelle

– Être rigoureux et organisé

– Maitrisez parfaitement les outils informatiques (Pack office, Internet, commandes de fournitures) et

– Avoir un bon niveau d’anglais à l’écrit comme à l’oral

– Être à l’aise avec les nouveaux outils digitaux.

Veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : lathom_recrut@cdiscussion.com

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