Recrutements au Sénégal

La GIZ recrute 01 Secrétaire Comptable Junior

La GIZ recrute 01 Secrétaire Comptable Junior pour le Projet d’Appui à la Planification au Développement et au Budget (PAPDEV)

Domaine d’activité 

Le Projet d’Appui à la Planification au Développement et au Budget (PAPDEV) est un projet de la GIZ basé au Ministère des Finances et du Budget.
Situé à l’interface entre la stratégie de développement et le budget national, le projet contribue à la modernisation et à l’amélioration de l’efficacité de l’administration. 

Les ministères des finances et du budget, de l’énergie, du pétrole et de l’enseignement supérieur sont les partenaires du projet.
Le PAPDEV conseille les partenaires sur l’application de nouveaux instruments pour le suivi de la mise en œuvre des politiques, l’élaboration des rapports et le contrôle de la performance, entre autres. Dans le cadre du projet, des formations sont également dispensées pour les acteurs clés des ministères partenaires et les cellules de planification respectives sont accompagnés dans toutes les étapes du processus budgétaire. 

Au-delà, le projet promeut le professionnalisme et la performance des départements de planification qui a leur tour agissent comme des catalyseurs dans leurs ministères d’origine. 

Pour sa mise en œuvre au Sénégal, le PAPDEV recherche un(e) Secrétaire Comptable Junior

Basé(e) à Dakar ; Bande de rémunération GIZ 3A 

Domaine de responsabilité 

  • de l’exécution quotidienne de tout le travail administratif du Conseiller Technique ainsi que de l’ensemble du projet ;
  • de la gestion correcte du secrétariat du projet ;
  • de la gestion financière du projet (tenue de caisse/banque) ;
  • d’assurer le rôle de point focal Sécurité ;
  • d’assurer le rôle de point focal Communication.

Taches et responsabilités 

1. Administration quotidienne, organisation et coordination 

  • gérer les affaires courantes du bureau du projet ;
  • organiser et coordonner le déroulement des activités, le travail du chauffeur, de la femme de ménage et du personnel journalier (femme de ménage, chauffeur remplaçant, manutentionnaire, etc.) ;
  • favoriser le flux d’informations entre les collaborateurs/collaboratrices du projet/programme, les partenaires et autres institutions ;
  • assumer la responsabilité de l’organisation administrative et logistique des réunions et ateliers (réserver les salles, préparer et vérifier tout le matériel et les fournitures nécessaires, préparer les pauses café, déjeuners, etc.) ;
  • veiller au bon déroulement des activités du projet (signaler les difficultés au responsable du projet, etc.) ;
  • préparer et administrer les voyages du personnel du projet, des partenaires et des expert(s) en mission (ordres de mission, coordination des chauffeurs, organisation de voyage, etc.) ;
  • contribuer à la préparation et à l’exécution des missions de courte durée ;
  • organiser et surveiller le nettoyage des bureaux du projet ;
  • gérer la programmation et l’emploi des femmes de ménage et des chauffeurs remplaçants ;
  • préparer et mettre à jour la fiche de planning des congés/absences du personnel du Projet.

2. Secrétariat 

  • gérer les appels téléphoniques du projet et en assurer la permanence ;
  • fixer et confirmer les rendez-vous du responsable du projet ;
  • préparer les correspondances du projet (en vérifiant l’orthographe, les pièces jointes, les adresses, la mise en forme) ;
  • rédiger/relire les correspondances et les documents du projet sur la base des instructions reçues du Conseiller Technique ou des experts du projet ;
  • assurer le traitement du courrier de départ et d’arrivée: enregistrement, tri et distribution ;
  • élaborer le planning hebdomadaire de l’équipe des experts et des consultants ;
  • distribuer les comptes rendus dans les délais

3. Finances et comptabilités : Gestion de Caisse/Banque 

  • pilote mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
  • assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse et de la banque, le traitement et la saisie des justificatifs sur Cashbook, et la clôture mensuelle de la comptabilité du projet;
  • paie les factures selon les procédures de la GIZ ;
  • paie les frais de mission des collaborateurs/collaboratrices, partenaires pour des missions à l’intérieur du pays ;
  • paie le remboursement de transport pour les participants aux ateliers et séminaires ;
  • assume la responsabilité de la trésorerie suivant les justificatifs réunis quotidiennement ;
  • effectue tous les jours le rapprochement entre la caisse et le livre de caisse ;
  • assume la responsabilité de toutes les affaires concernant la banque et de toutes les opérations sur le compte bancaire;
  • surveille les recettes, les dépenses et le rapprochement bancaire mensuel ;
  • vérifie, évalue les besoins et procède aux demandes de retrait de fonds de fonctionnement (approvisionnement caisse).
  • assume le contrôle du travail des journaliers du projet (manutentionnaire et chauffeur
    remplaçant) et procède aux paiements selon les directives du supérieur hiérarchique;
  • assure le suivi des réponses aux notifications d’erreurs.

4. Gestion du matériel du projet 

  • surveiller la disponibilité des accessoires et existences, et fournir des informations pour les approvisionnements ;
  • gérer les véhicules : programmer l’utilisation des véhicules, assurer les suivis des entrées et des sorties d’atelier des véhicules, visite technique) de concert avec les chauffeurs du projet ;
  • assure le suivi de la consommation carburant des véhicules du projet ;
  • assure le contrôle du carnet de bord des véhicules du projet ;
  • procède à la facturation des kms privés des AMA et d’autres prestations et assure le recouvrement des factures internes ;
  • organise les entretiens et réparations des véhicules, assure le suivi des réclamations en collaboration avec l’assistante administrative et comptable ;
  • assure le renouvellement et la tenue des documents des véhicules du projet ;
  • inventaire : tient et met à jour le relevé d’inventaire (saisi dans Onsite Asset) ;
  • veiller au bon fonctionnement du matériel.

5. Point Focal Sécurité 

  • travailler en tant que personne- ressource auprès du chef du projet ; 
  • participer aux réunions des points focaux de la GIZ et relayer l’information ;
  • assurer le suivi et l’actualisation de la cascade téléphonique.

6. Point Focal Communication 

  • oeuvrer dans le sens du respect de la charte graphique pour les publications du PAPDEV ;
  • contribuer aux activités liées à la communication ;
  • participer aux activés connexes ;
  • participer aux activités du Ministère liées à la communication.

7. Autres Attributions 

  • suivre, selon les besoins, des cours de perfectionnement en rapport avec le poste et les obligations afférentes. Les besoins de formation spécifiques doivent être identifiés de concert avec la hiérarchie avant la sélection de programmes adaptés ;
  • aider à l’exécution d’autres tâches du projet suivant les instructions reçues (action fin d’année) ;
  • archiver les documents selon les règles de la GIZ, y inclus sur ordinateur ;
  • réceptionner et procéder à la vérification des factures téléphoniques et informer l’Assistante administrative et Comptable en cas de dépassement du forfait ;
  • calcule et traite les heures supplémentaires des chauffeurs du programme en collaboration avec l’assistante administrative et comptable.

8. Intérim de l’Assistante Administrative et Comptable

En plus de ses tâches habituelles :

  • s’assure que tout le matériel informatique et électronique est disponible et fonctionnel ; traite toutes les demandes d’achat, approvisionnements, séminaires et autres ;
  • gère les carnets de bords et l’approvisionnement en carburant des véhicules du projet ; s’occupe de toutes les autres tâches de l’Assistante Administrative et Comptable.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualifications 

  • Diplômes universitaires, ou équivalent Bac+3 au moins 

Expérience professionnelle 

  • Au moins 7 ans d’expérience à un poste similaire ; références souhaitées.
  • Avoir une large expérience en gestion et en administration

Autres connaissances / compétences

  • Très bonne connaissance pratique de la langue française ;
  • La connaissance de la langue allemande/anglaise serait un atout ;
  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, internet) et des logiciels correspondants ;
  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (Word, Excel, etc.) ;
  • Bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
  • Connaissance des procédures GIZ et maîtrise du logiciel « Cashbook » sera un atout.
  • Sens du service ;
  • Capacité de travailler en équipe et sous pression.

Type du contrat :  Contrat de travail à durée déterminée 

Dossier de candidature : 

  • Une lettre de motivation
  • Un admin détaillé si possible sous forme de tableau
  • Les photocopies des diplômes requises
  • Des références professionnelles

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 30.09.2020 à : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Recrutement Secrétaire Comptable Junior »

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure

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