La BAD recrute 01 Coordonnateur des Conférences et Réunions

Coordonnateur des conférences et réunions

Titre du poste: Coordonnateur des conférences et réunions

Grade: PL2

Poste N°: 50001438

Référence: ADB/18/209/2

Date de clôture: 10/04/2019

Pays: Côte d’Ivoire

Objectifs

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines, dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro‑industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président (PRST0) ; le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV); le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC); l’Unité de vérification de la conformité et de médiation (BCRM); le Secrétariat du Comité d’appel (BSAB); le Tribunal administratif (BATR); le Bureau de l’Auditeur général (PAGL); la Direction de la gestion des risques du Groupe(PGRM); le Département du conseil juridique général et des services juridiques (PGCL); le Département de la communication et des relations extérieures (PCER); le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé :

du Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section des conférences et réunions;

ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil (PSEG.1);

iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des missions diplomatiques (PSEG.2).

LE POSTE :

Le Coordonnateur des conférences et réunions rend compte au Secrétaire général et supervise la Section des conférences et réunions dont les principales fonctions consistent à : i) planifier stratégiquement et organiser efficacement les conférences, réunions et événements internes et externes ;  ii) installer et gérer l’infrastructure et la technologie de l’information utilisées lors des conférences, dans les salles de conférence, salles de réunion et des zones spécifiques au siège de la Banque, l’Agence de relocalisation temporaire, les plateformes régionales et les bureaux pays ; et iii) évaluer et gérer les équipements de conférence dans les pays membres accueillant les Assemblées annuelles.

Le Coordonnateur a pour responsabilités, entre autres :

Aider le Secrétaire général à piloter et coordonner la planification et l’organisation de toutes les conférences et réunions de la Banque, tant au Siège qu’à l’extérieur, y compris la coordination et la logistique des Assemblées annuelles, en liaison avec toutes les parties prenantes concernées à l’intérieur et à l’extérieur de la Banque.

Élaborer, mettre à jour et appliquer les directives de la Banque en matière de conférences et réunions.

Réorganiser et stabiliser le calendrier des réunions, conférences et événements de la Banque et en assurer la publication sur les sites intranet et Internet de la Banque;

Superviser la gestion de l’infrastructure et des technologies des conférences et des réunions;

Collaborer avec les différentes unités concernées de la Banque pour superviser et gérer les inscriptions aux Assemblées annuelles de la Banque;

Contribuer à la rédaction de tous les accords et protocoles d’accord relatifs aux réunions, ainsi que des aide-mémoire pour les missions préparatoires et d’évaluation et mener les négociations y afférentes.

Fonctions et responsabilités

Responsabilités particulières de la fonction : Gérer une section qui pilote, supervise et coordonne les activités stratégiques, opérationnelles et logistiques nécessaires à l’organisation des conférences et réunions internes et externes de la Banque.

Planifier et gérer toutes les conférences et réunions organisées ou co-organisées par la Banque.

Mener les négociations relatives à tous les accords et protocoles d’accord portant sur les conférences et réunions, ainsi que sur les aide-mémoire à l’intention des missions préparatoires et d’évaluation.

Fixer des objectifs, formuler des politiques, établir des priorités, définir et suivre les indicateurs de performance clés de la section.

Veiller à ce que la Section fournisse des services de haute qualité dans la limite des ressources disponibles, en utilisant judicieusement ses ressources humaines, financières et technologiques, et en surveillant et en faisant respecter les objectifs d’efficacité.

Collaborer avec la Division du protocole afin de fournir un soutien logistique aux cérémonies et événements de façon harmonieuse.

Superviser la préparation du budget en relation avec les conférences et réunions et suivre son exécution, et conseiller le Secrétaire général sur l’incidence budgétaire et financière des fonctions de la Section.

Veiller à l’application de pratiques optimales et, le cas échéant, assurer la liaison avec les homologues d’autres organisations.

Promouvoir le partage des pratiques optimales à l’échelle de la Banque.

Représenter, au besoin, le Département aux groupes de travail à l’échelle de la Banque.

Proposer la structure organisationnelle appropriée de la Section, en affectant le personnel et les ressources matérielles en fonction des priorités et de la charge de travail, et donner des directives sur les questions liées au travail.

Évaluer les besoins en formation du personnel de la Section, surveiller et évaluer leur performance et recommander au Secrétaire général des mesures de gestion du personnel;

S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Secrétaire général.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

Être titulaire d’au moins un Master en gestion des conférences et des événements, gestion de logistique, relations internationales, administration publique, administration des affaires ou dans toute autre discipline connexe;

Justifier d’au moins huit (8) années d’expérience approfondie, avec des responsabilités croissantes, dans une organisation similaire. Avoir une expérience de gestionnaire de conférences.

Faire preuve d’innovation et de créativité.

Avoir des aptitudes en communication.

Avoir une aptitude à la résolution de problèmes.

Avoir une bonne approche-client.

Aimer le travail d’équipe et entretenir de bonnes relations.

Démontrer une solide expérience en planification et en organisation d’événements et de conférences ainsi que dans la mise en œuvre de stratégies liées à la technologie dans les organisations internationales.

Avoir de grandes qualités avérées de leadership, de diplomatie et d’excellence technique ainsi qu’une expérience opérationnelle reconnue en ce qui concerne l’obtention de résultats.

Démontrer une capacité à anticiper les problèmes, à les résoudre proactivement (anticiper les problèmes éventuels et apporter des solutions adéquates, à savoir gérer les imprévus) en supervisant et en surveillant la performance du personnel avant, pendant et après un événement.

Connaitre les règles et procédures pertinentes de la Banque.

Utiliser les connaissances sur les tendances du secteur /des activités pour élaborer et piloter la mise en œuvre de mesures d’amélioration qui donnent un avantage concurrentiel et contribuent à la satisfaction des clients.

Proposer de manière synergique des solutions qui apportent de la valeur ajoutée aux clients sur la base de la compréhension des activités et des tendances actuelles du marché.

Prendre des initiatives pour améliorer les politiques/programmes et les produits afin de maximiser l’efficacité.

Mobiliser, soutenir et motiver l’équipe pour qu’elle mette en œuvre des façons efficaces de faire les choses.

Communiquer et partager l’information avec l’équipe interne et externe des conférences et des réunions (par ex. : fournisseurs de services, etc.), les clients, les services techniques de la Banque, etc.

Être en mesure de prendre des initiatives constructives afin d’améliorer la performance de l’équipe.

Former et motiver l’équipe des conférences et réunions;

Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais ; il est souhaitable que le titulaire ait une bonne connaissance pratique de l’autre langue;

Maîtriser l’utilisation des applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint) et SAP;

Avoir une solide connaissance de l’infrastructure technologique et des systèmes électroniques d’installation et d’exploitation utilisés lors des conférences.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct  HRDirect@AFDB.ORG