Cote d'Ivoire

La BAD recrute 01 Chargé(e) du contrôle des documents

La BAD recrute 01 Chargé(e) du contrôle des documents, CHLS0  » être ressortissants d’un des pays membres de la BAD »

La Banque Africaine de Développement (BAD)

Abidjan, Cote D’ivoire
Banque et Assurances
Chargé(e) du contrôle des documents, CHLS0
Titre du poste: Chargé(e) du contrôle des documents, CHLS0
Grade: PL6
Poste N°: 50098900
Référence: ADB/19/186
Date de clôture: 22-oct-2019
Lieu d’affectation: Abidjan, Cote D’ivoire
Objectifs
LA BANQUE:
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE:
La Vice-présidence des ressources humaines et des services institutionnels assure la prestation de services institutionnels efficients, axés sur la personne et orientés vers les clients, afin de garantir l’efficacité institutionnelle de la Banque dans toutes ses opérations. Le Complexe est à l’avant-garde des efforts visant à garantir la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix et assure le leadership dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies de la Banque en ce qui concerne la gestion des personnes, les technologies de l’information, les services généraux et les achats institutionnels, les services linguistiques, la continuité des activités, ainsi que la santé et la sécurité.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR:
Le rôle principal du Département des services linguistiques est d’assurer et de faciliter, comme l’exige l’Accord portant création de la Banque, la communication écrite et orale dans les langues de travail de la Banque (anglais et français, et occasionnellement arabe et portugais) sur toutes les questions soumises à la haute direction et aux instances de décision de la Banque en vue de la réalisation de sa mission.
À cet égard, le Département accorde une priorité élevée à l’exactitude et à l’efficacité du flux de communication au sein de la Banque, ainsi qu’entre la Banque, ses actionnaires, ses partenaires au développement et le public, à travers la prestation de services de traduction, d’interprétation, d’édition et de terminologie.
LE POSTE:
Le Chargé du contrôle des documents coordonne les activités de contrôle des documents au sein du Département des services linguistiques, met en place et gère un système de contrôle des documents visant à faciliter la gestion du flux de travail et à garantir le respect des procédures de la Banque.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision et la direction du Directeur du Département des services linguistiques, le Chargé du contrôle des documents veillera à ce que les demandes de traduction soient conformes aux règles et procédures de la Banque et assurera le contrôle et le suivi des documents, de leur réception à leur livraison. En particulier, il/elle devra :
Rôle consultatif technique
Assurer la supervision technique de la section chargée du contrôle des documents
Conseiller les collègues sur les nouveaux développements dans les activités de contrôle de documents
Coordonner toutes les initiatives de contrôle des documents au sein du Département.
Suivre l’évolution et les tendances dans le contrôle des documents et la coordination des projets de traduction.
Rôle opérationnel
Mettre en place et exploiter un système efficace de contrôle des documents au sein du Département.
S’assurer que les règles établies sont respectées ; identifier les problèmes rencontrés et recommander des mesures correctives.
Superviser toutes les étapes du contrôle des documents concernant les projets de traduction, de la réception d’une demande de travail à la livraison du produit fini, notamment la négociation avec les demandeurs, la vérification de la conformité de la demande aux règles institutionnelles, la consultation des fournisseurs de services internes et externes, la préparation des dossiers, la résolution des problèmes complexes relatifs aux combinaisons linguistiques et la garantie de l’assurance-qualité à la livraison.
Recevoir et examiner les demandes des clients pour garantir la qualité et l’exhaustivité des présentations, préciser les attentes des clients et résoudre les problèmes opérationnels et de coordination.
Exploiter et suivre régulièrement le flux de travail en traduction (Hermès)
Gérer les flux des documents sous forme électronique ou sur support papier
Conseiller les clients sur la gamme complète des services, des techniques de production et des options technologiques et répondre oralement ou par écrit aux demandes de renseignements courantes ou complexes.
Recueillir les informations et analyser les tendances en matière de traitement des documents et faire rapport à la direction.
Assurer la traçabilité et le suivi des demandes en veillant aux délais d’exécution prévus par les normes, traiter les demandes de modifications soumises par les clients et communiquer leur incidence sur le budget et les délais de livraison.
Fournir aux clients des estimations détaillées des délais et des coûts et négocier des coûts et des délais de livraison mutuellement avantageux.
Suivre les progrès de la traduction en collaboration avec les clients et les prestataires et rendre compte de l’état d’avancement des projets de traduction.
S’assurer que tous les documents et sources de référence sont correctement identifiés et distribués
Entreprendre, à la demande de la Direction, des activités liées à la traduction
Produire des rapports mensuels et apporter sa contribution à la publication des KPI du Département.
Partenariat
Collaborer avec les auteurs des documents pour s’entendre sur les produits à livrer, les résultats attendus et les attentes concernant les niveaux de service.
Collaborer avec les prestataires de services internes et externes pour suivre les progrès, recenser les problèmes et les résoudre.
Stimuler l’innovation, en introduisant et en développant de nouvelles approches dans les activités de contrôle et de gestion des documents au sein du Département
Travailler en collaboration avec le Bureau du Secrétaire général afin de répondre aux attentes du Conseil d’administration concernant la distribution des documents.
Critères de sélection
Hold at least a least a Master’s degree or its equivalent in translation, languages, linguistics or related discipline. Qualifications in any other discipline relevant to the Bank’s activities such as business administration, management or accounting would be an added advantage.
Have a minimum of four (4) years of practical experience in document control or translation related activities, at least 2 of which (for external candidates) should have been spent working in or with an international organization.
Ability to set up and run an efficient document control system at Departmental level.
Ability to run the language workflow and generate relevant statistical data
Sound knowledge of emerging document control systems and language workflow software
Ability to use translation tools and other language software
Proven ability to work independently, while displaying team spirit.
Good negotiation skills and capacity to secure stakeholder buy-in.
Ability to work with standard Microsoft software used in the Bank including SAP.
Ability to communicate excellently (written and oral) in English and French.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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