La BAD recrute 01 Assistant(e) d’équipe – STS
La Banque Africaine de Développement (BAD)
Lomé, Togo
Banque et Assurances
Assistant(e) d’équipe – STS
Full vacancy title: Assistant(e) d’équipe – STS
Location: Lomé Togo
Position Grade: GS5
Position Number: 50097347
Closing Date: 25-sep-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE RECRUTEUR :
La Banque s’est réorganisée et met en place le Complexe de développement régional, d’intégration et de prestation de services, qui a pour objectif principal de renforcer les capacités régionales et de rapprocher plus près des régions la responsabilité des activités clients. Cinq plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services ont été créées, chacune dirigée par un Directeur général. Ce sont les plateformes pour l’Afrique australe, l’Afrique du Nord, l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique de l’Est et l’Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):
Les différents Bureaux nationaux relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble de bureaux nationaux et de liaison, ainsi que des pays sans bureau extérieur.
Relevant de la Direction générale Ouest, le Bureau national du Togo de la Banque africaine de développement a été créé pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, le gouvernement et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires au développement.
LE POSTE :
L’assistant (e) d’équipe assure des tâches administratives et de secrétariat au profit du Chef de bureau pays et du personnel et accomplit les tâches de coursier de bureau.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Responsable pays et la supervision quotidienne de l’assistant administratif du Bureau national, le/la titulaire accomplira les tâches administratives et de secrétariat et les fonctions suivantes :
Prendre des rendez-vous pour les experts et autres membres du personnel et tenir leurs calendriers à jour ;
Recevoir les visiteurs et s’occuper d’eux avec tact et discrétion ;
Organiser et participer à de multiples réunions, rendez-vous, déjeuners et les événements pour s’assurer de leur bonne préparation ;
Organiser les réunions sur la base du calendrier du responsable pays en veillant à la préparation des documents pertinents, la logistiques et les installations nécessaires ;
Assurer le suivi des documents, gérer le courrier ordinaire, et reçu par télécopie et les aide-mémoires
Gérer le flux d’informations, examiner, faire le tri et la surveillance du courrier arrivé et sortie de la bureau pays, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés, organiser le classement logique des correspondances.
Gérer le flux des appels téléphoniques ;
Établir et mettre à jour l’agenda et carnet d’adresse électronique ; rédaction de courrier et de documents, en conformité avec les instructions administratives ;
Rédiger les mémorandums et les lettres de remerciement à soumettre, ainsi que leurs documents de base à la signature du responsable pays ;
Préparer les comptes rendus des réunions et des mémoires ;
Préparer et assurer le suivi des missions du responsable pays et des membres du personnel du bureau pays (billets d’avion, visas, réservations d’hôtel, le suivi des indemnités journalières, le transport) ;
Prendre les dispositions nécessaires pour les visites des délégations ;
Toutes les autres tâches administratives et de secrétariat jugées nécessaires.
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :
Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en secrétariat, DUT, etc
De préférence, au moins quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.
De bonnes connaissances en budgétisation et en planification son vivement souhaitées.
Grande capacité de service aux clients et d’organisation, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
Sens de l’initiative élevée, enthousiasme débordant, esprit d’équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelles.
Esprit d’initiative avéré, discret(e), honnête et de bonne moralité ;
Bonnes compétences en communication écrite et orale en français ou en anglais ; une connaissance pratique de l’autre langue constituera un atout supplémentaire ;
Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout ; de bonnes connaissances en dactylographie sont vivement souhaitées.
CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG(le lien envoie un courriel)
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1- Regular Staff
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