Assistant(e) de direction auprès du président , PCSC

Titre du poste: Assistant(e) de direction auprès du président , PCSC

Grade: GS7

Poste N°: 50069658

Référence: ADB/19/195

Date de clôture: 06-nov-2019

Lieu d’affectation: Abidjan, Cote D’ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du président (PRST.0), le Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC), le Bureau de l’auditeur général (PAGL), la Direction de la gestion des risques du groupe (PGRM), le Conseil juridique général et services juridiques (PGCL), le Département de la communication et des relations extérieures (PCER), le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique (PETH) et le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le Cabinet du Président est chargé d’appuyer et d’assister le Président dans la planification, la supervision et la gestion des affaires du Groupe de la Banque. Le Cabinet du Président surveille, coordonne et supervise la mise en œuvre des divers programmes de la Banque sur la base des tendances mondiales ou régionales et des connaissances nouvelles dans les grands domaines de développement, notamment dans le secteur privé, l’industrialisation et le développement des infrastructures. Le Cabinet étudie l’impact des programmes nationaux et régionaux du Groupe de la Banque de manière à répondre aux évolutions et aux besoins existants et nouveaux en matière de développement dans les pays membres régionaux ; identifie de nouveaux domaines pour la croissance des activités ; dirige et coordonne la préparation des notes d’information technique et de connaissances relatives aux engagements internes et externes du Président ; et assure le suivi de l’application efficace et en temps utile des instructions présidentielles et des décisions du Conseil et de la Direction. Au titre de ses autres activités, le Cabinet prépare et organise les missions du Président et représente la Banque dans les conférences et réunions internationales et les missions de travail effectuées dans les pays membres ; organise les réunions avec la haute Direction de la Banque ; étudie, évalue et donne des conseils sur la communication et l’interaction entre la présidence et les divers organes de la Banque ; fournit un soutien administratif et logistique efficace afin de faciliter la réalisation des programmes du Président ; et prépare, contrôle les rapports d’audit et assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations contenues dans ces rapports.

LE POSTE :

La fonction d’Assistant(e) de direction auprès du Président relève des Services généraux d’appui. Le titulaire de ce poste est appelé à fournir un appui administratif pour le bon fonctionnement du Cabinet du Président. Il doit veiller à ce que le Président soit libéré de toutes les tâches et formalités administratives qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

L’Assistant(e) de direction auprès du Président facilite et contribue à la réussite de la mission du Président en sa qualité de fonctionnaire principal de la Banque dans le cadre de la stratégie pour la réalisation de ses cinq grandes priorités (High 5).

Fonctions et responsabilités

Sous la direction et la supervision générale du Directeur du Cabinet, l’Assistant(e) de direction auprès du Président exécute les tâches suivantes :

a.      Gestion du flux de travail

Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique).

Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance.

Distribuer les documents émis par le bureau du Vice-président principal, des Vice-présidents et du Conseil et assurer le fonctionnement d’un système de suivi.

b.     Administration du bureau

Organiser les multiples engagements du Président et y assister le cas échéant, notamment les ponts de conférence, les rendez-vous, les déjeuners et autres événements officiels.

Veiller à ce que le Président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en mettant à sa disposition l’ordre du jour, les procès-verbaux et les pièces justificatives appropriés.

Organiser les voyages, les visas et l’hébergement du Président en collaboration avec l’assistant de voyage et l’assistant spécial et veiller à ce que les demandes de remboursement soient effectuées après les voyages et, de temps en temps, voyager avec le Président pour fournir une assistance générale.

Coordonner, le cas échéant, les visites des membres de la haute direction, notamment la mise en place de rendez-vous, l’organisation de la logistique et le transport.

Traiter les demandes d’information internes et générales : filtrer les appels téléphoniques et les demandes, le cas échéant ; accueillir et s’occuper des visiteurs.

Organiser et tenir l’agenda du Président en collaboration avec le Directeur du cabinet.

Fournir un appui administratif au Cabinet du Président le cas échéant, à travers notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents et des correspondances adressées au Président.

Filtrer les appels entrants pour garantir une utilisation efficace du temps du Président.

c.      Appui au travail analytique

Sur demande, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux.

Assurer le respect des directives et des politiques du Groupe de la Banque africaine de développement et des protocoles pertinents pour toutes les activités administratives.

Répondre aux demandes des cadres supérieurs de la Banque, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel, faciliter la coordination avec les Vice-présidences ; travailler en partenariat avec d’autres assistants et groupes de différentes unités organisationnelles.

Critères de sélection

Être titulaire au moins d’une Licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe.

Une formation en rédaction de rapports / administration / gestion de bureau constituerait un atout.

Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique, dans les fonctions d’appui au sein d’un bureau exécutif.

L’expérience dans l’appui aux opérations au sein des organisations internationales est souhaitable.

’expérience du secteur privé constituerait un atout supplémentaire.

Faire preuve d’innovation et de créativité.

Avoir de bonnes aptitudes en matière de communication.

Posséder des aptitudes en matière de résolution de problèmes.

Avoir une bonne approche-client.

Être apte à travailler en équipe et à nouer des relations.

Avoir des solides compétences en matière d’efficacité opérationnelle et de planification.

Avoir d’excellents antécédents en matière de planification et de gestion de programme au niveau de la haute direction (agenda et calendrier à long terme).

Faire preuve d’une sensibilité interculturelle.

Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.

Posséder des compétences dans le traitement efficace des demandes internes et externes.

Avoir un sens élevé d’initiative, de confidentialité, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe.

Posséder un niveau élevé de professionnalisme, d’éthique du travail, de discrétion et de tact.

Avoir solides compétences en matière d’organisation- respect des délais, gestion de l’espace et des tâches.

Avoir une connaissance approfondie des concepts opérationnels.

Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, notamment des systèmes et des procédures.

Maîtriser l’utilisation du matériel de bureau courant, notamment l’ordinateur, le télécopieur, le photocopieur, le scanner, etc.

Démontrer des aptitudes poussées à s’adapter rapidement aux nouvelles technologies par l’acquisition des compétences requises.

Être capable de manifester le discernement et de prendre des décisions raisonnables en l’absence d’orientations.

Être capable de faire usage des connaissances, des aptitudes et des compétences de manière à travailler efficacement sans supervision ni orientations directes et constantes.

Être capable de s’adapter à de multiples échéances et de rester attentif aux détails tout en travaillant avec un effectif diversifié.

Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

Le bilinguisme constitue un atout.

Maîtriser l’utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion documentaire, etc.).

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG 

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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