Assistant(e) Administratif(ve), AHAI0

Titre du poste: Assistant(e) Administratif(ve), AHAI0

Grade: GS7

Poste N°: 50001155

Référence: ADB/19/204

Date de clôture: 13-nov-2019

Lieu d’affectation: Abidjan, Cote D’ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance et économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

La Vice-présidence de l’agriculture, du développement humain et social est un complexe sectoriel axé sur les objectifs prioritaires « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » des High 5 de la Stratégie décennale de la Banque. Le Complexe a pour principaux objectifs : i) l’élaboration de politiques et de stratégies; ii) la mise à disposition d’une expertise sectorielle pointue aux centres régionaux, grâce à une réserve de spécialistes qui peuvent être consultés pour une expertise sectorielle sur les transactions complexes; iii) l’élaboration de nouveaux instruments de financement; et iv) la représentation à titre de porte-parole de la Banque auprès de parties prenantes externes afin de promouvoir ses actions visant à « nourrir l’Afrique » et à « améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

Le département/LA DIVISION QUI recrute :

Le Département de l’agriculture et de l’agro-industrie appuie la mise en œuvre de la stratégie dénommée « Nourrir l’Afrique : Stratégie pour la transformation de l’agriculture en Afrique (2016-2025) ». La stratégie vise à éliminer la faim et la pauvreté en milieu rural au cours de la prochaine décennie grâce à l’autosuffisance alimentaire dans dix-huit (18) chaînes de valeur de produits de base prioritaires propres aux zones agro-écologiques du continent. La réalisation des objectifs énoncés dans la stratégie requiert une productivité accrue, une valeur ajoutée, l’investissement dans les infrastructures, un environnement favorable à l’agro-industrie, des flux de capitaux agricoles, ainsi que l’inclusion, la durabilité et une nutrition efficace.

Le Département pilote les efforts de transformation des systèmes agricoles africains pour accroître la compétitivité, l’inclusivité et la durabilité, et renforcer la création d’emplois et la réduction de la pauvreté.

LE POSTE :

Sous la supervision générale du Directeur AHAI, l’Assistant(e) Administratif(ve) jouera un rôle de soutien dans la coordination et l’exécution de l’Unité. Il/elle dirigera la mise en place et la maintenance de tous les systèmes de gestion de l’information et des bases de données (par exemple SAP) pour assurer une gestion efficace axée sur les résultats. Il/elle générera des informations et des rapports pour rendre compte des progrès, des réalisations et des résultats des projets financés par la Division AHAI2 et AHAI dans son ensemble. Il/elle supervisera la bonne marche des activités d’appui et des systèmes y afférents en assurant l’organisation et la coordination du flux de travail et en examinant le traitement et l’exécution d’une variété d’opérations de comptabilité et de gestion des ressources.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision directe du Directeur, Département de l’Agriculture et de l’Agro-industrie, l’Assistant(e) Administratif(ve) est chargé de ce qui suit :

Gestion des ressources :

Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.

Aider la Direction dans les questions liées aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction.

Participer à la préparation de l’examen annuel et semestriel du budget en apportant des données et en assurant le suivi.

Activités d’analyse :

Produire les documents, les notes d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.

Prendre note lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.

Aider, le cas échéant, dans la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié, en saisissant les informations relatives aux projets et en produisant les différents rapports sur l’état d’avancement, notamment sur les DSP, les projets en cours, les Revues de portefeuille, etc.

Résolution des problèmes :

Apporter des réponses aux préoccupations concernant les questions opérationnelles soulevées par les administrateurs, se concerter avec les pays membres régionaux et d’autres membres du personnel, assurer la coordination avec les membres de la Direction et les partenaires et œuvrer avec d’autres assistants aux opérations, secrétaires et groupes dans différents endroits.

Mener des recherches de base dans son domaine de compétence et les présenter de manière logique.

Accomplir toute autre tâche demandée avec des raisons valables par la Direction.

Gestion du flux de travail :

Mettre au point et maintenir des systèmes de bureautique efficace ;

Assurer le suivi des documents ; gérer les courriels, les faxes et les correspondances générales entrants.

Administration du bureau :

Organiser et assister aux multiples réunions, rendez-vous et événements pour s’assurer que les membres de la direction sont bien préparés.

Faire les démarches pour les voyages, les visas et le logement, voyager occasionnellement avec les membres de la direction afin de fournir une assistance générale.

Initier et préparer les différents documents et fiches administratifs tels que la liste du personnel, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absences exceptionnelles et congés de maternité) et les données statistiques sur le personnel, lorsque requis.

Aider les chefs de projets dans la préparation des rapports.

Créer dans DACON les contrats pour le recrutement des consultants.

Créer les contrats à partir des projets dans SAP.

Entrer les informations relatives aux projets dans SAP.

Accomplir d’autres tâches que lui confiera le superviseur.

Critères de sélection

Être titulaire au moins d’une Licence/Maîtrise ou diplôme équivalent, études supérieures en administration des affaires, économie et/ou statistique seraient un atout.

Justifier d’au moins cinq (5) ans d’expérience pertinente et pratique dans la gestion de projets, la préparation de programmes de travail et de budgets, et la gestion de l’information.

Professionnalisme : Bonne compréhension des fonctions, de l’organisation et des procédures de la Banque ; leadership ; solides capacités de recherche et de résolution de problèmes.

Planification et organisation : Excellent sens de l’organisation, capacité d’établir des priorités dans son propre programme de travail, capacité d’exécuter les tâches en temps opportun et de manière efficace.

Travail d’équipe : Bonnes aptitudes en relations interpersonnelles, capacité d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel.

Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais, et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;

Maîtriser l’utilisation des applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint), la connaissance des systèmes SAP et DACON exploités par la Banque serait un atout

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.