Assistant d’Équipe d’Audit – PAGL 0

Titre du poste: Assistant d’Équipe d’Audit – PAGL 0

Grade: GS6

Poste N°: 50001347

Référence: ADB/18/206

Date de clôture: 18/11/2018

Pays: Côte d’Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir un appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se focaliser sur les objectifs de sa Stratégie décennale (2013-2022) et garantir un meilleur impact sur le développement, la Banque a identifié cinq grandes priorités qui visent à accélérer ses réponses aux défis auxquels l’Afrique fait face. Il s’agit de l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Président, planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président conduit les activités de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la BAD et du FAD. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Bureau du Président  ; le Département de l’évaluation indépendante du développement; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption; l’Unité de la vérification de la conformité et médiation; le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions; le Tribunal administratif; le Bureau de l’Auditeur général; la Direction de la gestion des risques du Groupe; le Bureau du Conseiller juridique général et des services juridiques; le Département de la communication et des relations extérieures; le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le Bureau de l’auditeur général fournit une assurance indépendante et objective et des services de conseil destinés à ajouter de la valeur et à améliorer les opérations de la Banque. Le Bureau aide également la Banque à atteindre ses objectifs stratégiques en assurant une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, du contrôle et de la gouvernance. Le Bureau de l’Auditeur général est responsable de la planification, de l’organisation, de l’orientation et du contrôle d’un vaste programme global d’audit interne et externe et de services d’assistance/conseil, y compris, mais sans s’y limiter, tous les projets et programmes du Groupe de la Banque.

LE POSTE :

Le rôle de l’Assistant d’équipe d’audit est sensible et requiert un degré élevé de confidentialité dans l’exercice de la fonction. En de nombreuses occasions, en raison de délais relativement courts ou de cas d’urgence, plusieurs tâches sont exécutées simultanément. Le niveau de responsabilité inhérent au poste exige de l’Assistant de l’équipe d’audit d’apporter un appui dans un large éventail de tâches administratives et opérationnelles. Le titulaire du poste veille au bon fonctionnement de l’ensemble du Département et le travail des bureaux d’appui de la Division aussi bien que les systèmes s’y rapportant en assumant la responsabilité de l’organisation et la coordination de la charge de travail de même que réviser, traiter et exécuter une variété de transactions de comptabilité et de gestion de ressource. Le titulaire sert de passerelle entre les bureaux du Groupe de la Banque à travers l’Afrique et divers services au siège de la Banque et assure une communication et une coordination efficaces.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision et l’orientation de l’Auditeur général, les principales fonctions et responsabilités de l’Assistant d’équipe d’audit sont :

Gestion du flux de travail :

1.  Assurer le suivi des documents ; gérer les courriels et les correspondances générales entrants.

2.  Veiller à la traduction des rapports d’audit et de leur transmission à PSEG pour distribution au Conseil.

3.  Préparer les procès-verbaux de réunions et des mémoires.

Administration du bureau :

1.  Réunions – Organiser de multiples réunions, déjeuners et événements (formation, etc.) pour s’assurer que les membres de la Direction sont bien préparés.

2.  Missions – créer toutes les missions de voyage et traiter les rapports de dépense dans SAP. Faire les démarches pour les voyages, les visas et le logement.

3.  Demandes de renseignements/requêtes internes et externes – filtrer les appels téléphoniques et les gérer de manière appropriée ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et gérer les agendas et prendre les rendez-vous.

4.  Fournir un appui administratif aux membres du personnel, à l’Auditeur général, aux deux Chefs de division et aux Auditeurs.

5.  Consolider les feuilles de temps des Auditeurs.

6.  Apporter un appui administratif général au Département en ce qui concerne les locaux à usage de bureaux, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués au Département.

7.  Consultants – créer des demandes d’achat et des contrats dans SAP. Veiller à ce que les paiements des consultants soient effectués en temps opportun.

8.  Apporter un appui technique aux Auditeurs.

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.  Au minimum une Licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau.

2.  Au moins 4 ans d’expérience pertinente (professionnalisme, organisation, révision de documents, coordination, confidentialité et discipline) en gestion / pilotage de secrétariat.

3.  Aptitude à la résolution de problèmes : Se soucie de la qualité, de l’exactitude et de l’intégrité des informations ; Adopte des approches logiques, systématiques pour identifier les problèmes.

4.  Communication : Sélectionne et utilise les moyens de communication appropriés pour transmettre divers messages avec tact, diplomatie, objectivité, attention et jugement ; présente des capacités d’écoute active et de compréhension.

5.  Orientation client : Prend des risques raisonnables pour satisfaire les clients ; reste professionnel et serviable envers les clients ; assume personnellement la responsabilité de régler les problèmes de service.

6.  Travail en équipe et gestion des relations : Tisse des relations à tous les niveaux du département et crée un sentiment d’appartenance à l’équipe, donne et accueille positivement les commentaires.

7.  Efficacité opérationnelle : Élabore des plans complets, réalistes et efficaces pour atteindre les objectifs et accepte la responsabilité des actions et des résultats.

8.  Innovation et créativité : Démontre sa capacité d’apprendre et d’appliquer facilement de nouveaux processus et demande de nouvelles responsabilités et de nouvelles tâches.

9.   Capacité à communiquer efficacement (par écrit et oralement) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

10.  Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint) et de SAP.

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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