Cote d'Ivoire

La BAD recrute 01 Assistant de Département / Assistant d’Unité/ Assistant de Division

La BAD recrute 01 Assistant de Département / Assistant d’Unité/ Assistant de Division

Assistant(e) de Département / Assistant(e) d’Unité/ Assistant(e) de Division
Titre du poste: Assistant(e) de Département / Assistant(e) d’Unité/ Assistant(e) de Division
Grade: GS6 / GS5
Poste N°: 50069319 / 50001087 / 50076315 / 50000316 / 50000911
Référence: ADB/19/054
Date de clôture: 03/05/2019
Pays: Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands objectifs (Top 5) qui vont tous accélérer la réalisation de résultats pour l’Afrique ont été identifiés à savoir ; l’énergie, l’agroalimentaire, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie pour les populations africaines.
LE POSTE :
La fonction d’Assistant(e) de Département/ de Division qui relève des Services généraux d’appui fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement du Département, veille à ce que le Directeur / Le Manager soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.
Chaque Département a des fonctions uniques, mais le travail de l’Assistant(e) du Département/de la Division est plus ou moins uniforme quel que soit le département et vise à assurer un fonctionnement harmonieux des services du département concerné.
En conséquence, le travail de l’Assistant(e) de Département / de Division facilite et contribue au succès du Directeur dans l’exécution efficace de son travail pour la réalisation des Top 5.
Fonctions et responsabilités
Sous la conduite et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) du Département / De Division exécutera les tâches suivantes :
 a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du Département / Division;
Veiller à ce que les documents présentés au Directeur / au Manager pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;
Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur / Manager ;
Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur /Manager pour autorisation, approbation ou signature ;
Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence ;
Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun ;
Acheminer les correspondances pour que le Directeur agisse ou les envoyer directement à la Division concernée, si nécessaire.
 b) COMMUNICATION ET LIAISON
Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant ;
Filtrer les appels/visiteurs du Directeur / Manager, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de Division concerné ;
Fournir des informations de base au Directeur / Manager pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et / ou les membres du personnel ;
Relayer l’information entre le Directeur, les chefs de division et les autres membres du personnel du Département ;
Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les chefs de Division ;
Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine ;
Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les Départements/Divisions concernés ont besoin ; Rappeler les réunions programmées aux Chefs de Division et aux autres membres du personnel.
  c) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Département ;
Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au Département ;
Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le Département.
 d) ADMINISTRATION DU BUREAU
Organiser les voyages du Directeur / Manager, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;
Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;
Effectuer d’autres tâches d’administration du bureau (photocopie, courriels) au besoin.
Critères de sélection
Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables
Etre titulaire d’au moins d’une Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe ;
Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
Bonnes compétences en coordination – être méthodique et auto-organisé ;
Engagement bien établi à offrir un service-client excellent, axé sur la réception et le service d’administration ;
Bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et organisationnelles ;
Capacité à réagir rapidement pour répondre aux demandes immédiates ;
Flexibilité d’adaptation, attitude positive envers le changement et approche constructive et créative de la résolution de problèmes ;
Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
Communication ;
Résolution des problèmes ;
Orientation client ;
Travail en équipe ;
Efficacité opérationnelle ;
Innovation et créativité ;
Sens du détail ;
Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. est un avantage ;
Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou un autre système intégré de gestion de documents).
LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).
Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct  HRDirect@AFDB.ORG

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