IUCN recrute 01 Responsable administratif et financier

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Mangroves, l’UICN-PACO ouvre cette position de responsable administratif et financier qui sera affectée au projet.

Gestion des forêts de mangroves du Sénégal au Bénin

Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme Indicatif Régional (PIR) de l’Union européenne en Afrique de l’Ouest 2014–2020 (11e Fonds européen de développement), dans le Domaine prioritaire 3 : Résilience, sécurité alimentaire et nutritionnelle et ressources naturelles, il a été retenu en concertation avec la CEDEAO et l’UEMOA une action d’appui à la préservation de la biodiversité et des écosystèmes fragiles, à la gouvernance environnementale et au changement climatique en Afrique de l’Ouest.

Dans le cadre du programme PAPBio, l’UE a signé avec l’UICN une convention de financement :
La Convention de Financement en vue de la mise en œuvre de la Composante 1 « Gestion des forêts de mangroves du Sénégal au Bénin » ; et
Cette convention est mise en œuvre par l’UICN en synergie et en complémentarité réciproques, et seront articulées avec les autres initiatives régionales que l’UICN mène dans le secteur de la gestion des aires protégées, la gestion durable de l’eau et la conservation du littoral.

Descriptif de poste

Le Responsable Administratif et Financier du projet Mangroves assurera la gestion administrative et financière du projet. Il rend compte au Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO et est placé sous la supervision fonctionnelle du Coordinateur du projet Mangroves.

L’UICN pourra lui attribuer la gestion d’autres projets d’une manière ponctuelle ou permanente.

Il sera chargé du suivi des dépenses du projet, de la rédaction et analyse des rapports financiers, de la préparation des audits. Il devra s’assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative du projet avec les lois en vigueur, les manuels de procédures du projet, les procédures du bailleur de fonds et avec les procédures de l’UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il fera un suivi strict des subventions qui seront octroyées aux acteurs locaux.

Il doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en assurant le suivi des processus et des procédures, et par le biais de contact direct et virtuel avec le personnel clé national et régional de l’UICN.

Comptabilité et finance :

Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
Préparer les paiements et les mettre dans le circuit des signatures.
Tenir la comptabilité du projet dans le NAV.
Classer les pièces de façon ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan.
Appuyer le Comptable Régional dans les rapprochements bancaires mensuels.

Trésorerie

Consulter toutes les parties concernées pour faire l’estimation des besoins trimestriels et annuels.
Préparer les données pour les appels de fonds auprès du siège et du bailleur de fonds

Budget

En coordination avec le responsable du projet :

Préparer le budget annuel du projet ;
Préparer la révision budgétaire (mid-year review) ;

Administrer et mettre à jour du budget dans le Project Portal et dans le NAV.

Contrats et partenaires

Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les passer en revue, avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain si nécessaire pour garantir la conformité de leur gestion avec les règles administratives et financières de l’UICN et de l’UE.
Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumises par les partenaires et les consultants.
Tenir à jour les fichiers des contrats avec les donateurs, partenaires et consultants.
Créer les sub-awards dans le NAV.

Audit

Organiser et suivre la réalisation des missions d’audit internes et externes.
Préparer les termes de référence et les contrats des audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
Assurer la liaison avec les auditeurs pour le suivi des questions d’audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en oeuvre des recommandations des auditeurs.

Contrôles internes

Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Établissement des rapports et suivi

Préparer les états et rapports administratifs et financiers du projet.
Faire les analyses et les suivis mensuels et annuels de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordinateur du projet, le Chef Régional des Finances et de l’Administration et les partenaires.

Administration/Logistique

Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens des projets.
S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage.
En collaboration avec le responsable de passation des marchés du bureau régional, acheter des biens et services selon les procédures en vigueur pour la demande, l’examen et l’approbation de l’examen des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats ;
Fournir une assistance en termes de dispositions de voyage et d’organisation d’ateliers, de formations et de séminaires ;

Qualifications et compétences exigées

Etre titulaire d’un diplôme universitaire niveau Bac+4 au minimum avec spécialisation en comptabilité, finances ou gestion ;
Au moins douze (12) ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets de développement ;
Expérience probante dans la gestion des projets financés par l’UE ou les banques de développement ;
Maitrise des logiciels courants de bureautique (spécialement MS Office) et des ERP. Des expériences avec NAVISION souhaitées ;
Excellente communication verbale et écrite en français et bonne connaissances en anglais (bonne capacité de rédaction);
Disposer d’une expérience en travail d’équipe dans un contexte multiculturel et/ou multilingue, si possible en ONG, UN et/ou projets de développement ;
Honnêteté et rigueur absolument indispensable
Bonnes qualités relationnelles : courtoisie, patience, diplomatie, sens de la négociation ;
Aptitude flexible au travail, être capable de travailler en dehors des heures de bureau ;
Capacité de voyager régulièrement.

Candidatures

Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du « Système de gestion des ressources humaines », en ouvrant l’annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton « Apply ».

Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu’à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d’heure d’été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.

Date limite: 18 Juin 2023.

Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : hrms.iucn.org.