IECD recrute 01 Chargé(e) Administration du Personnel / Paies (H/F)

L’Institut opère dans 15 pays, 4 zones géographiques (Proche Orient, Afrique du Nord, Afrique subsaharienne/Madagascar et Asie du Sud-Est), et est structuré autour de programmes phares et d’une offre de service éprouvée sur plus de 60 projets.

En 2021, l’IECD rassemble une cinquantaine de collaborateurs au siège, une soixantaine de VSI (Volontaires de Solidarité Internationale) sur le terrain et un total 300 collaborateurs incluant les équipes locales.

VOTRE MISSION

1. Gestion administrative du personnel

– Entrée du personnel :

• Création des contrats de travail et avenants
• Coordonner la validation avec le responsable hiérarchique et la signature du contrat
• Scanner et faire le classement (papier, Lucca, serveur)
• Déclarations et affiliations nécessaires (DPAE, adhésion mutuelle et prévoyance, médecine du travail, etc.)
• Lancement du Onboarding sur le logiciel RH Lucca et s’assurer que tout est prêt lors du 1er jour (Badge, ordinateur, planning d’intégration…)
• Accueil / entretien du nouvel embauché sur toutes les questions administratives

– Sortie du personnel :

• Préparation de tous les documents (SDTC, Certificat de travail, … avec scan et classement des documents)
• Licenciement, Rupture conventionnelle : calcul des indemnités et assistanat du DRH
• Responsable du OffBoarding et s’assurer du départ du salarié (Badge, ordinateur, …)
• Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié (congés, maladies, maternité, formation etc.) ; être référent sur toutes les questions administratives du salarié et du VSI
• Être l’interlocuteur de la Guilde pour tous les sujets VSI et des VSI pour tous les sujets liés à leur mission
• Être l’interlocuteur sécurité sociale et la prévoyance et veiller aux remboursements (longue maladie, maternité, paternité)
• Système d’information RH Lucca (MAJ des données RH) : être l’interlocuteur pour les salariés sur la saisie du planning ; assurer la mise à jour des dossiers RH, préparer des rapports et proposer des évolutions du système

2. Gestion de la paie

• Préparer les éléments mensuels (fixes et variables)
• Coordonner le roulement mensuel de la paie avec le cabinet de paie externe : saisie des éléments dans le logiciel paie Silae, et transmission des documents nécessaires au cabinet comptable (contrats signés, fichiers absences…)
• Contrôler et faire corriger les bulletins de salaire par la DRH
• Valider la paie avec la DAF et transmettre les éléments à la comptabilité pour paiement
• Distribuer les bulletins de salaire, via l’outil de gestion RH Lucca/Pagga
• Effectuer les rapprochements comptables (paie contrats de travail français + VSI, arrêts divers…) avec la comptabilité
• Vérifier les cotisations salariales trimestrielles et annuelles (CFE, mutuelle expatriés, mutuelle, handicapés, formation, …)  et s’assurer du paiement par la DAF.
• Être l’interlocuteur de l’équipe DAF pour toutes demandes concernant les frais de personnel

3. Santé et sécurité au travail 

Assurer le suivi de toutes les visites médicales

4. Reporting RH 

• Tenir à jour l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (effectifs, entrées-sortie France + international)
• Interface administrative avec les relais RH locaux

5. Animation des instances du personnel

• Convocation des élus
• Organisation des réunions

6. Veille droit social / législation 

Expériences / Formation

Formation et expérience : bac +3 RH. Une première expérience dans un service RH est un plus.

Bonne connaissance de la gestion administrative.

Compétences recherchées :

• Bonne maîtrise de la gestion administrative RH: contrat, congés, paie, documents légaux, déclarations aux administrations, etc.
• Connaissance du processus et des obligations légales liées à la paie
• Bonnes capacités de communication à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données
• Anglais courant apprécié

Qualités attendues :

• Leadership, prise initiative, autonomie
• Grande rigueur
• Qualité d’organisation et de flexibilité
• Confidentialité, discrétion
• Aisance relationnelle, diplomatie
• Bon esprit d’équipe, sens du service
• Adhésion aux valeurs de l’IECD

CONDITIONS DU POSTE

Type de contrat : CDI

Expérience souhaitée : 2/3 ans d’expérience dans une fonction similaire

Statut : cadre

Sous la responsabilité de : 

La DRH, basée à Paris

En collaboration étroite avec : 

• L’équipe RH (7 personnes)
• La Direction financière

Dates du poste : Au plus tôt

Localisation : Paris 15ème

Conditions contractuelles :

• Temps de travail /Durée hebdomadaire de travail : 39 heures, donnant droit à des jours de JRFA – en application de l’accord IECD du 20 octobre 2017 relatif à l’organisation et l’aménagement du temps de travail
• Rémunération selon profil
• Prise en charge à 100% de la mutuelle et prévoyance
• Remboursement à hauteur de 50% du pass Navigo hebdomadaire ou mensuel, sur présentation de justificatif
• Participation aux frais de restauration en restaurant d’entreprise à hauteur de 4,60 euros par repas

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carriere.iecd.org/fr/annonce/1789737-charge-administration-du-personnel-paies-hf-75015-paris