ICI Partenaire Entreprises recrute pour le compte de l’Agence Française de Développement (AFD) à Niamey (NIGER),

UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF EN APPUI AUX OPERATIONS (H/F)

REFERENCE DE L’OFFRE :ICI PE/2019

DOMAINE : Administration

LOCALISATION :Niamey (NIGER),

PROFIL :

–  Etre titulaire au moins d’un diplôme BAC+3 en administration, secrétariat/assistanat de direction ou gestion ;

– Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;

– Démontrer une parfaite maitrise du français écrit et oral ;

– Démontrer une parfaite maîtrise des outils informatiques et suite Office : Outlook, Word, Excel, PPT ;

– Etre dynamique, motivé et proactif dans une position d’appui et à plusieurs responsables ;

– Faire preuve d’une réelle capacité d’organisation, de travail en équipe et dans des délais contraints.

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET MISSIONS :

En tant qu’Assistant Administratif en appui aux opérations, votre principale responsabilité est d’assister le pôle opérationnel de l’Agence composé de 7 chargés de mission et de la Directrice adjointe dans le suivi des projets du portefeuille de l’agence.

Vos principales missions sont de :

– Assurer le secrétariat

– Réalisation des photocopies, scans, reliures de documents,

– Enregistrement – archivage sur le répertoire partagé,

– Archivage des documents opérationnels papiers, notamment sur la passation de marchés,

– Mise à jour de la base de contacts,

– Selon besoins des chargés de mission, effectuer la prise de rdv extérieur,

– Préparation de la salle de réunion.

– Gérer le courrier

– Rédaction de courrier standard : annonce de mission, transmission des aide-mémoires, réponses aux sollicitations diverses (demandes de financement, d’aide, micro-projets, etc…) ;

– Relecture et mise en forme de courriers ;

– Préparation et suivi des parapheurs courants : signature par la Direction, copie, scan ;

– Préparation des parapheurs officiels pour les cérémonies de signature de conventions.

– Organiser les missions (i) du siège, (ii) des chargés de mission (iii) le cas échéant, des consultants externes

(hors réservation d’hôtels, de vols intérieurs, et de chauffeurs) :

– En lien avec les chargés de mission, assurer la prise des rendez-vous et (re)confirmation ;

– Réalisation des tâches administratives liées au volet sécurité des missions : fiche Ambassade, réservation et organisation des escortes ;

– Communication aux missionnaires des informations utiles : lettres d’invitation, planning provisoire et final, etc. ;

– Consultation et mise à jour du planning partagé (missions annoncées et confirmées, réservation salle de réunion).

– Tenir le tableau de suivi des délais de délivrance des avis de non-objection ;

– Réaliser des prises de notes et rédiger le compte-rendu des réunions opérationnelles.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :

–  Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,

– Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises,

– Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide,

– Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le 12 janvier 2020 à 18h00

– ICI Partenaire Entreprises, 01 BP 6490 Ouagadougou 01 – 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines – Tél. : +226 25 31 05 53 / 80 – Ouagadougou – Burkina Faso

– ou par mail : recrutement@ici-pe.com et assetou.sanou@ici-pe.com

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