France

Handicap International recrute 01 Assistant de Directions H/F

Handicap International recrute 01 Assistant de Directions H/F

Handicap International

Lyon, France
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement

Assistant de Directions H/F
Pays : France
Ville : LYON
Date de prise du poste : 01/07/2021
Durée de la mission :
Date de clôture des candidatures : 01/06/2021
Référence de l’annonce :  -VBN-05-21-6426
CONTEXTE DE TRAVAIL :La Direction des Opérations (DO) d’Humanité & Inclusion rassemble 5 directions géographiques, quatre directions techniques, une direction de l’urgence et une direction transverse.
L’assistant(e) concourt à la gestion des tâches administratives pour sa direction de rattachement. Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de sa direction.L’assistanat portera sur 2 directions, au sein d’une équipe d’une dizaine de collaborateurs :- La Direction Géographique « Moyen-Orient » – 3 jours / semaine- La Direction Technique « Protection & Réduction des Risques » – 2 jours / semaine.
DESCRIPTION DE POSTE :
OBJECTIFS DU POSTE :
? Vous assurez la gestion de la communication et de l’information (30 à 40% du temps)
L’assistant(e) assure le rôle d’interface de communication et de gestion de l’information pour l’ensemble de sa direction (siège et terrain).Interface de communication• Vous créez, animez, collectez et diffusez des informations concernant les deux directions par le biais de différents supports (Newsletters, films et photos, rapports.• Vous êtes le point focal concernant les demandes de communication externe en lien la Direction de la Communication et de la Collecte de fonds (communication, collecte, donateurs…)• Vous contribuez à la mise à jour des fiches pays en lien avec nos programmes d’intervention.• Vous rédigez, diffusez des compte rendus et recherchez des informations de manière spécifique sur demande des membres de sa direction.
? Vous animez la gestion administrative concernant la vie de la directionL’assistant(e) prend en charge l’ensemble des aspects administratifs permettant à sa direction de gagner en temps et en efficacité.Vous contribuez de manière active à la facilitation des démarches administratives et l’organisation du Directeur.
– Assistance dans la rédaction et la mise en forme de documents ; prise de notes et élaboration de comptes rendus.- Organisation de déplacements des équipes/ gestion de plannings et d’échéances.- Elaboration de certains dossiers administratifs impliquant le respect d’échéances de type planning d’absence.. et de congés des équipes, tenue et MAJ d’organigramme, calendrier des évènements, budgets …- Orientation et information des collaborateurs sur les procédures administratives et circuits internes- Suivi des enregistrements de HI dans les pays d’intervention. A ce titre l’assistant(e) collecte les documents administratifs nécessaires aux procédures d’enregistrement.- Traduction ou recherche de traducteur, faire légaliser ces documentS.
? Vous facilitez de l’intégration et du suivi des collaborateurs de la DirectionL’assistant est un véritable relai de la Direction pour faciliter l’intégration et le suivi des collaborateurs tout au long de leurs parcours.
Accueillir, intégrer et accompagner les collaborateurs siège et terrains (à leur arrivée dans l’organisation, ou de passage au siège)
– Accueil, facilitation de l’intégration du collaborateur,- Accompagnement des directeurs sur certains aspects de gestion des ressources humaines- Facilitation de l’organisation des déplacements (voyage, visa,) : presse, auditeurs, stagiaires, participants à des séminaires et formations hors HQ, ambassadeurs, …
? Vous assurez la gestion des procédures et le suivi des outils et documents de la direction
– Participation à la conformité en lien avec les procédures des bailleurs et assistance lors de la soumission de documents officiels.- Exécution de l’ensemble des tâches permettant à l’organisation d’être conforme avec ses règles internes.- Création et mise à jour des tableaux de suivi RH, les tableaux de bords.- Construction de l’arborescence du réseau intra direction, mise à jour et archivage en lien avec d’autres directions des documents relatifs à la sécurité.- Etre le point focal concernant la documentation de la direction.- S’assurer de la bonne diffusion et de l’utilisation des outils standards définis avec ses pairs.
? Vous contribuez à la vie d’équipe- Participation aux réunions d’équipe (au sein de sa direction ainsi qu’avec ses pairs dans l’organisation).
– Assistance des Directeurs dans l’animation des réunions, en préparant les ordres du jour, les compte-rendus et relevés de décisions, l’animation en cas d’absence, ainsi que les tableaux de bord de suivi.- Assister la conception, l’organisation et l’animation d’évènement (séminaires, STRATOP, Team Building, Ateliers…).
PROFIL ATTENDU :
• Bac+2 –communication / service ; milieu international
2 ans d’expérience sur une fonction d’assistante de service/direction, ou dans le secteur de la communication.
Votre réactivité, votre rigueur / organisation et votre aisance relationnelle sont les garants de votre réussite dans ce poste, tout comme votre excellente expression orale et écrite.
CONDITIONS DU POSTE :Salaire selon profil et expérience professionnelle,• Type de contrat : CDI• Tickets Restaurant• Mutuelle• 39 heures hebdomadaires avec 22.5 jours de RTT à prendre annuellement
LANGUE(S) DE TRAVAIL :

SPECIFICITES/PARTICULARITES DU POSTE :
CONDITIONS :
selon profil et expérience professionnelle,
• Type de contrat : CDI
• Tickets Restaurant• Mutuelle• 39 heures hebdomadaires avec 22.5 jours de RTT à prendre annuellementPOSTULER

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