Job Description – Adjoint(e) de bureau (1902329)

Job Description

 1902329

Adjoint(e) de bureau

Job Posting : 19/Sep/2019

Closure Date : 10/Oct/2019, 11:59:00 PM

Organizational Unit: FNTUN

Job Type : Non-staff opportunities

Type of Requisition: NPP (National Project Personnel)

Grade Level: N/A

Primary Location : Tunisia-Tunis

Duration: 12 mois avec possibilités de renouvellement(jusqu’à 48 mois au total)

Post Number: N/A

IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.

Cadre organisationnel

La Représentation de la FAO en Tunisie est responsable pour le développement, la promotion, la supervision et la mise en œuvre de programmes et stratégies préparés en commun avec le Gouvernement, touchant aux domaines de l’alimentation de l’agriculture et du développement rural. La représentation développe et maintien des relations avec nombre d’institutions, y inclus les institutions gouvernementales et les partenaires financiers et techniques.

Position hiérarchique

L’adjoint(e) de bureau travaillera sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Tunisie, la supervision directe du Coordinateur Principal du Projet et en collaboration étroite et consultation avec l’Assistant au Représentant de la FAO (Chargé des Programmes), le Fonctionnaire Technique Principal du Projet, l’équipe Nationale du Projet et d’autres partenaires impliqués y compris les fonctionnaires du gouvernement et le partenaire financier.

Domaine de spécialisation

Apporter un appui administratif pour la réalisation d’un projet de la FAO en Tunisie touchant au domaine de l’agriculture ou de la sécurité sanitaire des aliments

Tâches et responsabilités

• Assister le coordinateur principal et l’équipe du projet dans les procédures administratives quotidiennes, y compris les activités de voyage, d’informatique et d’achat.

• Rédiger des correspondances routinières, des mémorandums et des rapports sur la base d’instructions verbales ou écrites conformes aux formats et aux procédures du bureau.

• Recueillir et traiter les données / informations pouvant être nécessaires à l’établissement des rapports, de la correspondance et des documents techniques.

• Identifier les fournisseurs locaux pour les besoins d’achat.

• Introduire les informations et les mises à jour nécessaires dans le système interne de la FAO (Taleo, FPMIS, GRMS)

• Suivi et gestion de la fourniture et des équipements du bureau y compris les véhicules, matériel informatique….

• Prendre des dispositions en temps voulu pour les réservations de voyages et d’hôtels et les réservations de vols pour le personnel et les missions;

• Prendre toutes les dispositions administratives concernant les réunions, les ateliers, les séminaires et les visites en coordonnant les transports, l’hébergement, la réservation des salles et l’équipement audiovisuel appropriés, selon les besoins.

• Traduire les documents requis

• Assurer la gestion et le contrôle appropriés des actifs en enregistrant et en mettant à jour l’inventaire en temps voulu, en effectuant des contrôles de vérification physique de l’inventaire du projet; Préparer des rapports d’inventaire, transfert en temps voulu des biens aux parties prenantes nationales et suivi des actions requises avec le siège de RNE et de la FAO.

• Conserver et mettre à jour les Lettres d’Accord et suivre les calendriers de paiement.

• Préparer les demandes de renouvellement des contrats administratifs et des assurances des biens du projet.

• Assurer la maintenance du système du bureau d’ordre, y compris la maintenance du système de classement du bureau, la maintenance des archives et la fourniture de photocopies du matériel des dossiers du bureau d’ordre, à la demande du personnel.

• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins

LES CANDIDATS SERONT SÉLECTIONNÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS:

Conditions minimales à remplir

• Diplôme universitaire (min. BAC+3) dans un domaine lié à la gestion administrative et financière des institutions publiques et/ou la gestion de bureau

• Une expérience confirmée d’au moins cinq ans dans les procédures administrative

• Avoir des capacités d’expression orale et écrite en Arabe et en Français

• Des connaissances de l’anglais sont un atout

• Etre de nationalité tunisienne

FAO Compétences générales

• Être axé sur les résultats

• Esprit d’équipe

• Communiquer

• Établir des relations constructives.

• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques et fonctionnelles

• Expérience dans le domaine de la gestion de bureau et de l’administration et les procédures administratives des projets / programmes

• Connaissance des règles et procédures opérationnelles standard de l’ONU

• La connaissance des systèmes de la FAO et de la gestion de sa base de données serait considérée comme un atout.

ADDITIONAL INFORMATION

• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)

• Incomplete applications will not be considered. If you need help please contact: Careers@fao.org

• Applications received after the closing date will not be accepted

• Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications

• For additional employment opportunities visit the FAO employment website: http://www.fao.org/employment/home/en/

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.

HOW TO APPLY

Candidates are requested to attach a letter of motivation to the online profile.

We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help, or have queries, please contact: Careers@fao.org

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