Expertise France recrute 01 Assistant Administratif et financier (H/F)
Au sein du département Capital humain et Développement social et sous la supervision de la responsable de pôle Education, Formation professionnelle et Emploi, l’assistant(e) de projets intervient en priorité en appui à la gestion des tâches administratives, financières et budgétaires mais aussi sur les activités de logistique sur les projets en gestion dans le pôle.
Description des missions:
Gestion administrative :
- Appui les chargé.es de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
- En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : formatage et enregistrement des documents, publication, élaboration des contrats ;
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) et classement.
- Rédaction de comptes rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.
Gestion budgétaire et comptable :
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Vérification des engagements de dépenses (conventions de subventions, contrats et accords)
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- Correction et consolidation des journaux caisses et bancaires du terrain En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
- Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires et effectue les rapprochements comptables;
- Prépare les audits annuels et finaux des projets.
Gestion logistique :
- En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participant.es, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité.
Appui transverse au département
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …) ;
Des déplacements à l’étranger (Afrique subsaharienne notamment) peuvent être requis dans le cadre des projets.
Compétences techniques :
- Bac+2 en comptabilité / gestion, administration des entreprises, ou domaine équivalent ;
- 2/3 ans d’expériences professionnelles dans la gestion administrative et financière et/ou le contrôle de gestion de projet ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
- Des compétences en comptabilité et en gestion.
Compétences transverses :
- Être méthodique et organisé.e
- Être proactif.ve et réactif.ve ;
- Être capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
- Savoir travailler en autonomie et avoir de fortes capacités d’adaptation ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Capacité à travailler dans le respect de délais stricts ;
- Espagnol obligatoire
- Portugais est un atout
- Intérêt pour les actions de coopération internationale
Salaire
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération et avantages : entre 31 K€ et 33 K€ brut annuel (en fonction du profil), mutuelle et prévoyance prise en charge à 100%, tickets restaurant – accord télétravail
Merci de postuler via le lien:
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expertise-france.gestmax.fr/8596/1/assistant-administratif-et-financier-h-f/fr_FR