Concern Worldwide recrute 01 Coordinateur de la qualité et du développement des programmes – Burundi/Rwanda

Concern Worldwide est présent au Burundi depuis 1997 et au Rwanda depuis 1994.  Depuis lors, nous sommes devenus l’une des principales organisations humanitaires présentes dans ces pays, avec des opérations dans les domaines de la protection sociale, de la sécurité alimentaire, de la santé et de la nutrition, de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène, du changement climatique et de la résilience, ainsi que de la réintégration des réfugiés. Le rôle de coordinateur de la qualité et du développement des programmes est une opportunité passionnante de créer et de maintenir des opportunités pour le Burundi et le Rwanda et de s’assurer qu’elles correspondent aux normes de qualité les plus élevées dans les deux pays.

A propos du poste : Il s’agit d’un poste d’une durée de 12 mois avec des termes non accompagnés basés à Bujumbura, avec des déplacements fréquents vers les sites du programme au Burundi et au Rwanda. Le poste est placé au grade 4 (€44,133 – €49,038).

Vous rendrez compte au directeur du programme et dirigerez l’équipe chargée de la qualité du programme, sous la responsabilité hiérarchique du responsable du suivi et de l’évaluation et du responsable d’égalité et de la communication. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les conseillers techniques en S&E de Dublin, le responsable de bureau et les conseillers techniques dans le pays.

Nous aimerions que vous commenciez en mai 2024.

Votre objectif : L’une de vos priorités est de diriger les aspects liés aux subventions et à la conformité du programme de Concern au Burundi/Rwanda, y compris la gestion de toutes les subventions, la finalisation des rapports et l’assurance qu’ils sont conformes aux exigences des donateurs et la rédaction de propositions basées sur les objectifs stratégiques de Concern. Vous veillerez à la qualité de la conception et de la mise en œuvre des programmes par l’examen critique permanent des systèmes de suivi et d’évaluation, à l’intégration de l’apprentissage dans la conception des programmes et à la prise en compte systématique des questions transversales, y compris l’égalité des sexes et la protection.  Vous soutiendrez la fonction de communication et serez la personne de référence pour toutes les questions d’intégration et de responsabilité, tant en interne qu’en externe. Vous veillerez également à ce que la documentation du programme, les rapports et les processus d’archivage appropriés soient en place.

Vous serez chargé(e) de :

Conception et qualité des programmes :

• Soutenir l’élaboration des propositions avec l’aide des conseillers techniques et des équipes de programme et de soutien afin de garantir un plan coordonné et une logique de programme solide, conformément à la stratégie du programme.
• Coordonner les processus visant à garantir la qualité du programme, y compris le cycle complet du programme, en renforçant les systèmes d’élaboration des propositions, de mise en œuvre du programme, de suivi, d’évaluation et d’apprentissage.
• Contrôler les activités du programme pour s’assurer qu’elles sont menées conformément aux systèmes et procédures internes de l’organisation et qu’elles respectent les engagements des normes humanitaires fondamentales en matière de responsabilité.
• Communiquer les rapports convenus et d’autres informations en temps utile et de manière pertinente aux différentes parties prenantes.
• Superviser la mise en œuvre d’un solide mécanisme de plainte et de réponse (CRM) et veiller à ce que tout retour d’information ou plainte de la part des parties prenantes soit traité de manière appropriée et systématique.
• Veiller à ce que les politiques d’intégration de Concern et le document « How Concern Understands Extreme Poverty » (HCUEP) soient compris par l’ensemble du personnel et mis en œuvre à tous les niveaux.
• Élaborer une stratégie de communication et du matériel de communication sur les initiatives et les meilleures pratiques en matière de qualité des programmes.
•  Promouvoir une culture de l’apprentissage partagé dans tous les sites du programme et avec les collègues de la région, notamment par l’organisation de réunions trimestrielles d’examen des projets.

Suivi, évaluation et apprentissage :

• Superviser un système de suivi et d’évaluation intégré et axé sur les résultats qui mesure de manière appropriée les progrès du programme par rapport aux objectifs convenus.
• Soutenir le responsable du suivi et de l’évaluation dans la coordination et le renforcement des activités de suivi et d’évaluation au niveau du programme, y compris la mise en œuvre d’enquêtes de référence, d’enquêtes intermédiaires et d’enquêtes finales.
• Superviser l’utilisation du système de collecte de données numériques de Concern pour la collecte de données.
• Soutenir le responsable du suivi et de l’évaluation dans la mise en œuvre d’enquêtes techniques (par exemple SMART, KAP), en travaillant avec les équipes de programme concernées pour s’assurer que les techniques de collecte de données sont solides, que le personnel et les agents impliqués ont une bonne compréhension de leur rôle, que les processus de saisie des données sont opportuns et précis, et que l’analyse des données est opportune et cohérente.
• Mettre en place un système de gestion des connaissances pour recueillir les enseignements tirés et les diffuser au sein de Concern.
• Veiller à ce que tous les aspects des activités du programme respectent les normes de qualité et les politiques du programme (suivi et évaluation, responsabilité et intégration) de manière cohérente et intégrée.
• Faciliter les visites de soutien des conseillers techniques et assurer la diffusion de l’apprentissage.

Redevabilité et genre :

• Avec le soutien du responsable de la redevabilité et de l’égalité et du conseiller d’égalité, favoriser l’intégration de l’égalité des sexes dans tous les programmes/projets et élaborer des outils et des systèmes pour contrôler et évaluer l’efficacité et l’impact.
• Soutenir les sessions de formation organisées par le responsable de la redevabilité et de l’égalité pour l’ensemble du personnel (Concern et partenaires) afin d’améliorer la sensibilisation et l’intégration des questions d’égalité des sexes dans Concern (par exemple, dans la mise en œuvre des programmes et les processus de recrutement).
• Gérer la mise en œuvre d’un mécanisme efficace de réponse aux plaintes dans l’ensemble des domaines de programme de Concern.
• Veiller à ce que le retour d’information et les commentaires des participants au programme et des parties prenantes soient régulièrement examinés et pris en compte, et proposer des adaptations/améliorations du programme si nécessaire.

Soutien à la gestion du programme :

• Assurer la liaison avec votre équipe et d’autres collègues pour compléter les rapports internes, du siège et des donateurs, le cas échéant.
• Collaborer avec les conseillers techniques, l’équipe chargée des subventions et le directeur de programme pour élaborer des propositions de qualité à l’intention des donateurs, sur la base des informations contextuelles les plus récentes.
• Participer à la préparation de budgets complets, précis et réalistes pour les propositions des donateurs et dans le cadre des procédures budgétaires internes de Concern, en collaboration avec le directeur de programme, le contrôleur financier et les conseillers techniques.
• Veiller à ce que le budget alloué à la qualité du programme soit utilisé efficacement et que les ajustements nécessaires soient demandés en temps utile, en coordination avec les responsables du budget.
• Veiller à ce que le programme prépare des rapports internes et externes de haute qualité.
• Veiller à ce que tous les documents relatifs aux subventions soient correctement classés afin de pouvoir être consultés et récupérés pour les audits des donateurs et autres, le cas échéant.
• Promouvoir la conformité avec les donateurs, en veillant à ce que les gestionnaires de programme comprennent et respectent les réglementations des donateurs telles qu’elles sont stipulées dans les contrats.
• S’assurer que toutes les subventions sont créé sur le Grant Management System (GMS) de Concern et que tous les documents relatifs aux subventions sont sauvegardés sur le GMS et le serveur interne.

Renforcement des capacités :

• Superviser le renforcement des capacités du personnel de suivi et d’évaluation en matière de gestion du cycle de projet et d’outils de suivi et d’évaluation et les soutenir si nécessaire.
• Renforcer les capacités du personnel, en particulier en ce qui concerne l’élaboration et l’utilisation de cadres logiques pour la planification et le suivi des progrès, ainsi que la rédaction de rapports en général, avec l’aide de conseillers techniques.
• Veiller à ce que les nouveaux outils et approches soient partagés et compris par le personnel et les partenaires.

Gestion du personnel :

• Gérer le responsable du suivi et de l’évaluation, le responsable de la communication et de l’égalité, en contribuant au renforcement de leurs capacités par un soutien technique et une formation et un accompagnement sur le terrain, y compris une initiation approfondie au début d’un contrat.
• Veillez à ce qu’ils aient des objectifs tangibles à suivre et à ce qu’ils comprennent parfaitement les résultats attendus d’eux en fixant des objectifs SMART.
• S’assurer qu’ils connaissent et respectent toutes les politiques et procédures de Concern.
• Contrôler et examiner les performances de ce personnel et le tenir responsable du respect des critères de réussite ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.
• Si l’un de ces membres du personnel a également des responsabilités de gestion hiérarchique, assurez-vous qu’il satisfait aux exigences ci-dessus pour chacun des membres de son équipe.
• Veiller à ce que le travail au sein de l’équipe ou des équipes soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de l’organisation de la manière la plus rentable possible ; veiller à ce que les membres de l’équipe se voient confier des charges de travail appropriées et travaillent efficacement.
• Organiser des réunions hebdomadaires avec chaque membre de l’équipe chargée de la qualité du programme.
• Promouvoir au sein de l’équipe le sens des responsabilités, l’obligation de rendre des comptes et la fierté de viser l’excellence du programme.

Redevabilité  :

Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre de la norme humanitaire de base (CHS) :

• promouvoir activement une participation et une consultation significatives des communautés à tous les stades du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que le mécanisme de plainte et de réponse (Complaints Response Mechanism, CRM) soit fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes soient bien accueillies et traitées ;
• collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations relatives à la gestion de la relation client, à la protection et au comportement attendu du personnel soient diffusées parmi les participants au programme et les communautés.

Autre :

• Participer activement à des exercices collectifs tels que la préparation ou la mise à jour d’initiatives nationales et les initiatives internationales Concern.
• Garantir les normes les plus élevées en matière de responsabilité en assurant une bonne communication et un bon partage des informations au sein et en dehors de l’organisation, le cas échéant.
• Connaître, comprendre et respecter toutes les politiques et procédures de Concern (P4, Safe Guarding, finances, logistique, RH, gestion de la sécurité, etc.)
• Contribuer à la gestion et à la planification de la sécurité en cours, le cas échéant.
• Participer activement à toute intervention d’urgence s’il y est fait appel (dans la zone de programme existante ou dans une nouvelle zone).
• Assumer d’autres tâches connexes pouvant être raisonnablement assignées par le directeur du pays ou le supérieur hiérarchique.
• Représenter Concern dans les groupes de travail techniques nationaux et, le cas échéant, dans les réunions de groupes et dans les forums techniques.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes

Essentiel :

• Diplôme universitaire pertinent (économie, agriculture, développement ou équivalent)
• Trois ans d’expérience pertinente sur le terrain dans le secteur du développement et de l’aide humanitaire.
• Anglais et français courants – à l’écrit et à l’oral
• Expérience avérée de l’élaboration de propositions et de l’établissement de rapports pour les OING
• Expérience avérée du travail avec les communautés rurales
• Expérience avérée dans toutes les étapes du PCMS (Programme Cycle Management Systems) : évaluations, développement du programme, y compris l’approche du cadre logique.
• Connaissance des approches de suivi et d’évaluation
• Expérience de la préparation de budgets et de rapports pour des donateurs internationaux.
• Gestion des ressources humaines et développement des capacités du personnel
• Compétences informatiques
• Connaissance de l’intégration de l’égalité (en particulier du genre) et de la protection
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives
• Capacité à travailler sous pression et à établir des priorités, souvent dans le respect de délais stricts.
• Bonnes compétences en matière de mise en réseau, de communication interpersonnelle, de présentation et de motivation.
• Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Empathie avec les objectifs de Concern et engagement en faveur du renforcement des capacités, de la protection et de la participation.
• Volonté de se rendre dans des zones rurales jusqu’à 30 % du temps entre les différents sites du programme.
• Excellentes capacités d’organisation.
• Sensibilité aux différences culturelles.
• Créativité

Souhaitable :

• Diplôme d’études supérieures dans une discipline pertinente
• Expérience pratique de la mise en œuvre d’activités d’intégration, en particulier dans le domaine de l’égalité.

Pour postuler :

Les candidatures en français sont les bienvenues.

Les femmes sont encouragées à postuler.

Toutes les candidatures doivent être soumises via notre site web à l’adresse https://jobs.concern.net avant la date de clôture et les CV ne doivent pas dépasser 4 pages.

En raison de la nature de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et il se peut que nous proposions des postes avant la date de clôture.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction de la souffrance et travaille à l’élimination définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

Important information:

ED&I Statement – If you have any concerns about our recruitment process and need particular assistance – for example if you have a visual impairment or are neurodivergent – please let us know and we will do our best to accommodate you.

CCoC – Concern has an organizational Code of Conduct (CCoC) with three Associated Policies; the Programme Participant Protection Policy (P4), the Child Safeguarding Policy and the Anti-Trafficking in Persons Policy accessible here. These have been developed to ensure the maximum protection of programme participants from exploitation, and to clarify the responsibilities of Concern staff, consultants, visitors to the programme and partner organization, and the standards of behavior expected of them. In this context, staff have a responsibility to the organization to strive for, and maintain, the highest standards in the day-to-day conduct in their workplace in accordance with Concern’s core values and mission. Any candidate offered a job with Concern Worldwide will be expected to sign the Concern Staff Code of Conduct and Associated Policies as an appendix to their contract of employment. By signing the Concern Code of Conduct, candidates acknowledge that they have understood the content of both the Concern Code of Conduct and the Associated Policies and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these policies. Additionally, Concern is committed to the safeguarding and protection of vulnerable adults and children in our work. We will do everything possible to ensure that only those who are suitable to work or volunteer with vulnerable adults and children are recruited by us for such roles. Subsequently, working or volunteering with Concern is subject to a range of vetting checks, including criminal background checking.