Concern recrute 01 Directeur.ice des Systèmes – Operations – Tchad

À propos du rôle :

Il s’agit d’un nouveau poste d’une durée de 12 ou 24 mois (négociable), avec des conditions non accompagnées, basé à N’Djamena, Tchad, avec jusqu’à 25% du temps prévu et passé dans les zones de programmes (Goz Beida, Bagasola), avec un salaire de grade 5 compris entre 48,648€ et 54,053€.

Vous serez sous la supervision de la Directrice Pays et serez le/a supérieur/e hiérarchique du responsable de l’administration et des RH, du responsable de la logistique et du magasinier. Vous apporterez un soutien technique au responsable de la base à Goz Beida et à Bagasola. Vous assurerez la liaison avec la Directrice des programmes, les coordinateurs de zone, le gestionnaire du programme d’intervention d’urgence, la gestionnaire des finances du pays, d’autres membres clés du personnel ainsi que le conseiller régional en logistique et la conseillère en RH basés à Dublin.

Nous souhaitons que vous puissiez commencer dès que possible.

Votre objectif : En tant que membre de l’équipe de direction de Concern Tchad (SMT), le directeur des systèmes (SD) soutiendra l’exécution efficace et efficiente des programmes de Concern en gérant et en développant les systèmes de soutien (administration, RH, logistique, informatique, actifs) tout en respectant les politiques et les normes de Concern Worldwide et des donateurs. Cela inclut la garantie d’une orientation stratégique appropriée pour les systèmes et la responsabilité opérationnelle de la gestion de la sécurité.

Concern opère au Tchad depuis 2007 et, après une réponse initiale à la crise des réfugiés dans l’Est, a développé sa présence dans le pays au cours de la dernière décennie, en offrant une programmation intégrée solide et en travaillant sur le lien entre l’humanitaire et le développement. Concern est largement reconnu au Tchad comme l’un des principaux acteurs de la programmation de la résilience, ayant été le fer de lance du modèle de résilience communautaire à la malnutrition aiguë, financé par Irish Aid, et ayant mené à bien le programme « Building Resilience and Adaptation to Climate Extremes and Disasters (BRACED) », financé par UK Aid.  Concern Worldwide est le chef de consortium d’une phase 2 du programme pluriannuel financé par l’UE et l’AFD « Programme de Développement Inclusif des Zones d’Accueil au Tchad » (DIZA II), qui sera, entre autres, un défi logistique avec l’ouverture d’une nouvelle sous-zone en 2023. Dans l’est, Concern démarre également un nouveau programme Irish Aid de 5 ans sur la graduation verte. Dans la région des lacs, Concern intensifie son intervention humanitaire en faveur des communautés déplacées et vulnérables touchées par la crise du bassin du lac Tchad et met en œuvre des projets financés par ECHO et Irish Aid, afin d’améliorer la santé, l’eau, l’assainissement et la sécurité alimentaire dans la région.

Au sein de cet environnement de travail dynamique, d’une équipe en pleine expansion et d’un portefeuille de programmes et de donateurs en augmentation, vous serez responsable de ce qui suit :

Gestion des systèmes

• Révision des procédures dans tous les sites, avec des visites régulières de suivi et de soutien (jusqu’à 25 % du temps sur le terrain), afin de garantir le respect des politiques standard ;
• Réaliser des évaluations de la logistique, de l’administration et de la sécurité pour tous les nouveaux programmes et établir des systèmes pour les nouveaux lieux et les nouvelles interventions ;
• Gérer les systèmes d’information pour contrôler et rendre compte de l’efficacité et de l’efficience des services administratifs, des RH, de l’informatique, des transports et de la logistique ;
• Révision de tous les contrats externes afin d’assurer la cohérence, la clarté et de minimiser la responsabilité de Concern.
• Assurer la conformité globale avec les normes, procédures et politiques mondiales de Concern ;
• Diriger le développement et la mise en œuvre de normes et de pratiques environnementales dans l’ensemble des opérations de Concern au Tchad.

Gestion de la logistique (approvisionnement, stock et flotte)

• Offrir une orientation et un soutien techniques aux officiers logistiques, aux magasiniers et au gestionnaires de la base, en formant, soutenant et contrôlant le personnel impliqué dans la logistique ;
• Assurer l’achat efficace de biens et de services de manière transparente et responsable, en garantissant l’optimisation des ressources pour l’organisation et l’utilisation justifiée des fonds des donateurs ;
• Préparer et superviser un plan d’achat annuel pour chaque programme, établir et maintenir une liste de fournisseurs préqualifiés, diriger les appels d’offres, les contrats et les achats internationaux ;
• S’assurer que toutes les procédures et tous les contrôles sont en place pour la gestion de l’entrepôt ;
• S’assurer que le stock en amont circule efficacement dans la chaîne d’approvisionnement. Revoir et affiner le contrôle des stocks et les rapports selon les besoins ;
• Garantir une trace écrite claire et bien documentée dans les dossiers des systèmes ;
• Assurer l’entretien et l’utilisation rentables des véhicules de la flotte ;
• Assurer l’exactitude et la ponctualité des rapports de transport et de toute recommandation au SMT ;
• Évaluer régulièrement les besoins en transport du programme national et veiller à ce que des solutions appropriées soient mises en œuvre ;
• Veiller à ce que les pratiques et les procédures de gestion du carburant soient étroitement contrôlées et régulièrement révisées ;

Gestion et RH

• Gestion hiérarchique du responsable RH, du responsable logistique, du responsable informatique et du magasinier ;
• S’assurer que Concern Tchad est entièrement conforme à la législation et aux exigences nationales en matière d’emploi ainsi qu’aux politiques et procédures mondiales de Concern en matière de RH ;
• S’assurer que le manuel des RH du personnel national et tous les documents associés sont à jour et sont partagés avec tout le personnel. S’assurer qu’ils comprennent et sont formés aux politiques et aux mécanismes de sauvegarde de Concern, et s’assurer que les mécanismes pour signaler et réduire les risques d’abus fonctionnent efficacement ;
• Superviser les procédures de griefs et les procédures disciplinaires ;
• Diriger la mise en œuvre d’un système national de ressources humaines. Superviser les dispositions logistiques pour les visiteurs ;
• Diriger les processus de révision des salaires et des avantages sociaux et veiller à ce que les résultats soient analysés et partagés avec l’équipe de direction et les autres membres du personnel, le cas échéant ;
• Superviser la gestion de l’assurance maladie pour le personnel national ;
• Promouvoir un équilibre entre les sexes à tous les niveaux de la main-d’œuvre ;
• Convenir des objectifs RH avec l’équipe de gestion du personnel pour le recrutement et veiller à ce qu’ils soient atteints ;
• Veiller à ce qu’un système efficace d’examen du développement des performances (PDR) soit en place et qu’une formation continue soit dispensée aux responsables hiérarchiques et au personnel ;
• Identifier les besoins stratégiques de formation ;
• Veiller à ce que chaque membre de l’équipe chargée des systèmes comprenne ce que l’on attend de lui ;
• Surveiller et examiner les performances de l’équipe ; donner un retour d’information correctif si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances ;
• Veiller à ce que la fonction systèmes respecte ses engagements à fournir un environnement de travail sûr.

Gestion des biens/actifs

• Élaborer un plan pluriannuel pour le remplacement des actifs (flotte et informatique) ;
• Gérer le registre des actifs fixes et s’assurer que tous les actifs sont gérés et comptabilisés conformément aux politiques de Concern et des donateurs ;
• Assurer l’élimination régulière et en temps voulu des biens, des équipements et du mobilier afin de garantir un rendement économique maximal ;
• Veiller à ce que les normes environnementales nationales et internationales soient respectées lors de l’élimination ;

Gestion des installations et administration

• S’assurer que des fournitures, du personnel et des systèmes de soutien adéquats sont en place dans tous les locaux de Concern ;
• S’assurer que les baux pour les locaux sont gérés activement et que les contrats sont évalués ;
• S’assurer que toutes les questions liées aux autorisations gouvernementales sont gérées de manière proactive ;
• Veiller à ce que tous les bureaux, maisons d’hôtes et résidences du personnel international répondent aux normes de sécurité, de santé et de sûreté.

Gestion de la sécurité

• Agir en tant que point focal de sécurité pour Concern Worldwide Tchad et assurer la liaison avec les points focaux de sécurité de chaque bureau de terrain et avec d’autres ONGI ;
• Soutenir les groupes de contact en matière de sécurité sur chaque site et veiller à ce qu’ils disposent des connaissances et des informations nécessaires à leur bon fonctionnement ;
• Révision et mise à jour du plan de gestion de la sécurité de Concern Worldwide ;
• S’assurer que tous les nouveaux membres du personnel et les visiteurs reçoivent un briefing complet sur la sécurité ;
• Informer régulièrement et aider le CD à analyser les politiques et la situation en matière de sécurité et à prendre des décisions ;

Technologies de l’information

• S’assurer que la politique et les procédures informatiques de Concern sont comprises et respectées par l’ensemble du personnel ;
• Assurer la fourniture de systèmes de soutien efficaces, permettant le bon fonctionnement des systèmes informatiques et la gestion des informations (y compris les serveurs, le cryptage, les mécanismes de sauvegarde et de protection) ;
• Veiller à ce que tous les équipements de communication HF, VHF et autres soient opérationnels, utilisés conformément à la politique de communication et à ce que le personnel reçoive la formation nécessaire sur les protocoles d’utilisation ;
• Assurer la liaison avec l’assistance informatique de Dublin et le conseiller informatique régional en ce qui concerne la maintenance informatique et la gestion des équipements informatiques ;
• Développer les capacités informatiques du personnel, ses compétences et sa confiance dans l’utilisation des logiciels courants.

Gestion du budget

• Identifier et mettre en œuvre les économies potentielles et faire des recommandations au SMT ;
• Préparer les budgets de l’administration, du transport et des salaires nationaux et suivre les dépenses correspondantes ; identifier de manière proactive les problèmes pour en discuter avec les détenteurs de budget et l’équipe de direction ;
• Exigences relatives aux systèmes de calcul des coûts pour les demandes de financement ;
• Identifier toutes les exigences du système spécifiques aux donateurs pour en assurer la conformité.

Redevabilité

• Promouvoir et assurer le respect des engagements et des critères de qualité de la norme humanitaire fondamentale (CHS) ;
• S’assurer que tout le personnel connaît les principes qui sous-tendent la redevabilité, le safeguarding et le mécanisme de plainte et de réponse (CRM) de Concern et s’assurer que les informations sur les engagements de Concern en matière de redevabilité et de safeguarding sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés ;
• S’assurer que le CRM de Concern fonctionne bien, est mis en œuvre de manière efficace et est accessible dans tous nos sites des programmes, ce qui permet de déposer en toute sécurité les plaintes liées aux programmes et les plaintes sensibles, y compris les plaintes liées au safeguarding ;
• S’assurer que les plaintes soient bien accueillies, gérées et traitées de manière opportune, équitable et appropriée ; s’assurer que les plaintes sensibles, y compris les plaintes liées au safeguarding, soient traitées avec la plus grande confidentialité et que la sécurité des plaignants et des personnes concernées soit une priorité à toutes les étapes du processus.

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes :

• Diplôme d’études supérieures pertinent
• Cinq ans d’expérience dans un poste lié aux systèmes/opérations au sein d’une ONG internationale, dont deux ans à un niveau supérieur, et au moins deux ans d’expérience à l’étranger.
• Français et anglais courants (écrits et parlés).
• Gestion d’équipes diverses et multi-opérationnelles, y compris la capacité de diriger et de motiver les autres.
• Solides compétences en matière de formation et de mentorat.
• Travail antérieur dans un contexte similaire
• Gestion d’une équipe diversifiée de cadres supérieurs
• Expérience avec les principaux donateurs internationaux et les exigences de conformité des subventions.
• Connaissances spécialisées et expérience dans un domaine des systèmes
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles et capacité à motiver les autres.
• Compétences en matière de délégation, de gestion du temps et de définition des priorités
• Maîtrise de l’informatique et bonne connaissance de Word et Excel.
• Empathie avec la mission, la vision et les objectifs de Concern, ainsi qu’avec notre groupe cible.
• Expérience avérée en matière de planification des ressources et de gestion budgétaire
• Expérience en matière d’appels d’offres et de gestion des contrats

Nous aimerions également les qualités suivantes:

• Vous devez être flexible, fiable et proactif
• Vous devez être sensible à la culture et faire preuve d’empathie envers les autres.
• Vous devez être capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
• Vous devez avoir un certain sens de l’humour ;
• Vous devez vous rendre fréquemment dans des zones rurales et passer des périodes de temps loin de la capitale dans des conditions assez rudimentaires ;
• Une attitude positive.

Pour postuler : Les CV doivent être soumis sur notre site web à l’adresse https://jobs.concern.net avant la date de clôture et ne doivent pas dépasser 4 pages.

En raison de l’urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et il se peut que nous proposions le poste avant la date de clôture.

Concern est un employeur soucieux de l’égalité des chances et accepte les candidatures de tous les membres de la communauté.

Si vous avez des inquiétudes à propos de notre processus de recrutement et que vous avez besoin d’assistance particulière – par exemple si vous avez une déficience visuelle ou que vous êtes neuro-atypique – merci de nous en informer et nous ferons de notre mieux pour s’adapter à vos besoins.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale, basée en Irlande, qui se consacre à la réduction de la souffrance et travaille à l’élimination définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

Concern dispose d’un Code de conduite du personnel et d’une Politique de protection des participants au programme, qui ont été élaborés pour assurer une protection maximale des participants au programme contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs du programme et de l’organisation partenaire, ainsi que les normes de comportement attendues d’eux.  Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer d’atteindre et de maintenir les normes les plus élevées dans la conduite quotidienne sur leur lieu de travail, conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à un poste au sein de Concern Worldwide devra signer la politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern en annexe de son contrat de travail. En signant la Politique de protection des participants aux programmes et le Code de conduite du personnel de Concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu du Code de conduite du personnel de Concern et de la Politique de protection des participants aux programmes et acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces deux documents.

Concern reçoit chaque année un montant substantiel de financement de la part de donateurs externes.  De plus en plus, les donateurs introduisent des exigences selon lesquelles les financements futurs sont conditionnés par le fait que Concern s’assure que les noms de tout nouvel employé ou bénévole ne figurent pas sur les listes de terroristes générées par l’Union européenne (liste des personnes, groupes et entités auxquels s’applique le règlement (CE n° 2580/2001), le gouvernement américain (liste de l’Office of Foreign Assets Control des ressortissants spécialement désignés et des personnes bloquées) et les Nations unies (liste consolidée).  Aucune offre d’emploi (rémunérée ou volontaire) avec Concern Worldwide ne sera faite avant qu’une vérification des antécédents du candidat ne soit effectuée.  Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre site Internet ou contacter la division des ressources humaines de notre siège social.  Concern Worldwide est un employeur soucieux de l’égalité des chances et accepte les candidatures de toutes les catégories de la communauté.