BSF recrute 01 Responsable des Achats et des Expéditions – H/F
À PROPOS DE BSF :
Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières se bat pour renforcer le pouvoir d’agir des populations vulnérables en leur facilitant l’accès à l’éducation, à l’information et à la culture.
En France et dans plus de 30 pays, l’association déploie des espaces culturels et éducatifs innovants qui permettent aux personnes touchées par les crises et la précarité de s’instruire, de se divertir, de créer du lien et de construire leur avenir.
A travers ses projets, BSF intervient sur les grandes thématiques qui font le monde d’aujourd’hui : l’alphabétisation, la citoyenneté, l’inclusion numérique ou encore l’intégration des personnes réfugiées.
L’outil phare de BSF pour aller au-devant des populations vulnérables est l’Ideas Box, une médiathèque en kit ultra-portable et connectée co-créée avec le designer Philippe Starck. Plus de 150 Ideas Box sont aujourd’hui déployées dans le monde, dont une trentaine en France.
BSF déploie des Ideas Box en partenariat avec des acteurs majeurs de l’humanitaire et du développement (UNICEF, OIM, HCR, CICR…) et intervient dans une très grande variété de contextes, depuis les camps de réfugiés rohingyas au Bangladesh aux foyers pour les enfants des rues au Burundi, en passant par les gymnases qui hébergent les sans-abri lors du plan d’urgence hivernal à Paris.
Le caractère innovant et l’impact des projets menés par BSF ont été salués par de nombreuses distinctions (Google Impact Challenge, réseau Ashoka, Fondation la France s’engage, MIT Solve), et les Ideas Box de BSF reçoivent près d’un million de visiteurs par an.
En rejoignant BSF vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire, agile, mais surtout engagée pour la réduction des inégalités en France et à l’international.
> POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :
Le/la responsable des achats et des expéditions est sous l’autorité directe du directeur logistique. Il/elle travaille en lien étroit avec le département des opérations et les directions techniques et scientifiques.
Il/Elle sera géographiquement positionné(e) au siège à Montreuil (93), des déplacements réguliers seront à prévoir à l’entrepôt de collecte et de traitement de livres de BSF situé à Épône dans les Yvelines (78).
> MISSIONS (liste non exhaustive et évolutive) :
1/ Les Achats :
Le/La Responsable des achats et des expéditions est le/la garant(e) de la conformité des produits commandés et reçus, des délais de livraison, du respect des procédures en accord avec les exigences des bailleurs de fonds. A ce titre, il/elle :
• Participe au kick off des projets afin de valider les chronos d’approvisionnements en lien avec les évolutions des marchés, faisabilité des passations de marché en fonction des délais,
• Réceptionne et traite des demandes d’engagement de dépenses (missions et siège),
• Consolide des marchés le cas échéant (rationalisation et optimisation des couts),
• Définit de la stratégie de mise en stock pour certains produits,
• Lance des demandes de cotations,
• Met à jour de la base de données de fournisseurs,
• Met en place de tableau comparatif des offres (création dossier achat), et négocie avec les fournisseurs le cas échéant,
• Coordonne, avec les différents sous-traitants, la réception des produits commandés (transmission spécifications techniques, bon de commande émis, et date de livraison),
• Constitue et procède à l’archivage des dossiers d’achats,
• Met en place un suivi commande pour l’organisation,
• Pré-valide les factures avant transmission à la comptabilité,
• Gère les litiges fournisseurs (SAV, avoirs, retours etc, …),
• Est garant(e) du respect des procédures d’achat à appliquer,
• Participe à la gestion des audits avec le département des finances,
• Participe, en collaboration avec les différents prescripteurs techniques, à la mise à jour des spécifications techniques des différents produits commandés,
• Participe à la mise en place d’indicateurs de performance (Kpi),
• Organise les appels d’offres réalisés depuis le siège, supporte les appels d’offres émis sur le terrain et rédige les contrats cadre,
• Accompagne les collaborateurs dans la gestion de leurs consultations et appels d’offres
• Crée, développe et consolide la base fournisseurs (étude de marché, référencement, établissement de contrat-cadre etc.),
• Crée et met à jour le catalogue interne des produits à destination des missions,
• Accompagne la mise en place d’un logiciel de gestion des achats (ERP),
• Participe à l’adaptation, l’évolution et/ou la création d’outils et de procédure du services achats et approvisionnement.
2/ Les Expéditions :
• Recherche et sélectionne les modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités douanières),
• Gère les stocks de matériels et équipements qui transitent par le siège et en assure la bonne expédition ;
• Crée une base de données des fiches de sécurité pour l’export du matériel sensible ou contenant des matières dangereuses,
• Accompagne les partenaires dans les démarches d’import-export.
QUALITÉS ET COMPÉTENCES ATTENDUES :
Force de proposition,
Bon sens de l’organisation,
Bonne capacité d’analyse,
Rigueur (respect des deadlines), autonomie et méthode,
Très bonne capacité à travailler en équipe,
Flexibilité et adaptabilité,
Curiosité, créativité,
Sens des responsabilités, de l’intérêt général.
Compréhension des terrains sur lesquels BSF déploient ses outils,
Connaissance des procédures d’achats des bailleurs internationaux,
Connaissance du monde industriel,
Maitrise du pack office
Maitrise de l’anglais (bon niveau lu, écrit et parlé),
Permis B.
Expériences / Formation
FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE :
BAC +3 (ou plus),
Filières : logistique et chaine d’approvisionnement,
Diplôme Bioforce apprécié.
QUALITÉS ET COMPÉTENCES ATTENDUES :
Force de proposition,
Bon sens de l’organisation,
Bonne capacité d’analyse,
Rigueur (respect des deadlines), autonomie et méthode,
Très bonne capacité à travailler en équipe,
Flexibilité et adaptabilité,
Curiosité, créativité,
Sens des responsabilités, de l’intérêt général.
Compréhension des terrains sur lesquels BSF déploient ses outils,
Connaissance des procédures d’achats des bailleurs internationaux,
Connaissance du monde industriel,
Maitrise du pack office
Maitrise de l’anglais (bon niveau lu, écrit et parlé),
Permis B.
Salaire
CONTRAT, RÉMUNÉRATION, AVANTAGES :
CDI
Rémunération selon profil et expérience
Poste basé à Montreuil (93), déplacements à prévoir en France ;
Télétravail possible deux jours par semaine ;
Prise en charge à hauteur de 50% des frais de transport, des tickets restaurant et de la complémentaire santé.
Comment postuler
> POUR POSTULER :
Vous reconnaissez-vous dans cette description ? Si oui, envoyez-nous votre CV et lettre de motivation en cliquant sur l’intitulé de poste correspondant et en remplissant le formulaire en ligne : https://www.bibliosansfrontieres.org/nous-aider/travailler-chez-bsf/
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Date limite de candidature : 31/12/2022
BSF se réserve la possibilité de clore le recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.