BCR/RCO recrute 01 Assistant(e) Administratif(ve)
Le Bureau du Coordonnateur Résident du Système des Nations Unies au Bénin
Bénin
| Posting Title: | Assistant du Coordonnateur Résident, G6 |
| Job Code Title: | ADMINISTRATIVE ASSISTANT |
| Department/Office: | Resident Coordinator System |
| Duty Station: | COTONOU |
| Posting Period: | 19 January 2021 – 02 February 2021 |
| Job Opening Number: | 21-Administration-RCS-148422-R-Cotonou (X) |
| Staffing Exercise | N/A |
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for DiversityApply NowOrg. Setting and Reporting
Cette position est située au Bureau du Coordonnateur résident (BCR/RCO) en Benin . L’assistant administratif, à ce niveau, fait rapport au RC et au Chef du BCR/RCO. Outre l’appui fourni au CR, l’assistant administratif est responsable de la gestion efficace et efficiente de toutes les questions administratives liées au bureau comprenant la gestion des ressources humaines, du budget et des finances.Responsibilities
FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICIENT DU BUREAU DU COORDONNATEUR RÉSIDENT :
•Gérer l’Agenda et organiser les différents rendez-vous du Coordonnateur Résident ;
•Assurer le classement du courrier et des dossiers pour le Coordonnateur Résident et le BCR, y compris tous les fichiers confidentiels ;
•Préparer et organiser, en étroite collaboration avec le chef d’équipe du BCR, les différentes réunions de coordination : UNCT, SMT, etc…
•Maintenir une liaison étroite avec ses collègues assistants des membres de l’Equipe pays des Nations Unies / Chefs d’Agence pour faciliter l’échange d’informations ;
•Prendre des notes abrégées sur divers sujets et les rédiger conformément aux normes techniques des Nations Unies ;
•Rédiger des correspondances, documents et rapports, dont certains sont de nature confidentielle ;
•Tenir à jour une liste de noms, adresses et numéros de téléphone des membres du Gouvernement, des hauts fonctionnaires des Institutions Nationales, des Membres du Corps Diplomatique, des Représentants de la société civile et du secteur privé ;
•Assurer le suivi des délais des actions à entreprendre, des engagements à prendre et coordonner la collecte et la soumission de rapports au Coordonnateur Résident ;
•Fournir un soutien administratif et logistique à l’organisation d’ateliers, de retraites, de conférences, et autres réunions du BCR ;
•S’assurer que toutes les correspondances et tous les fichiers soumis à la signature du Coordonnateur Résident sont conformes aux normes de l’ONU, avec tous les documents justificatifs et approuvés par les personnes autorisées ;
•Coordonner étroitement les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne tant au Siège, au niveau régional que sur le terrain ;
•Prendre en charge les dispositions protocolaires, les réunions avec des personnalités et des fonctionnaires de haut rang, assurer le secrétariat et préparer la documentation pertinente ;•Coordonner les voyages, la gestion des événements, la gestion de l’espace, l’achat de fournitures, les services de transport, les expéditions et le dédouanement des équipements du BCR ;
•Effectuer d’autres tâches administratives connexes, au besoin (par exemple, programme de voyage opérationnel ; paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour prestations de service ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en bureautique et entretien des équipements, logiciels et systèmes, organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions).
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
•Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées aux ressources humaines du BCR ;
•Fournir des informations et des appuis au personnel du BCR sur les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les prestations prévues dans le Statut et règlement du personnel.
•Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de postes et en assurer le suivi.
•Tenir à jour le plan de congés du personnel du BCR.
BUDGET ET FINANCES :
•Aider à la préparation et à l’examen des propositions ou des besoins relatifs aux ressources financières ;
•Appuyer la préparation et l’exécution du budget du BCR et les fonds des programmes conjoints en lien avec les directives du Siège, ;
•Contrôler les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires ;
•Assister le superviseur, si nécessaire, dans la définition des ressources requises pour les soumissions budgétaires ;
•Aider à la préparation et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget du BCR ;
•Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles ;
•Coordonner avec les autres équipes des finances et du budget pour toutes les questions y relatives lors de la préparation des rapports budgétaires.Competencies
• Professionalisme: Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; Persévérer face aux obstacles et aux difficultés; Garder son calme dans les situations de crise.
• Aptitude à la Communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir
chacun au courant.
• Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
.Education
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.Work Experience
Au moins sept (07) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
La connaissance de Microsoft Office est souhaitable.Languages
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. La maîtrise du français (oral et écrit) et requisé.Assessment
L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.Special Notice
Ces postes sont susceptibles d’être recrutés sur place conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et des catégories apparentées seront recrutés dans le pays ou à proximité de chaque bureau, indépendamment de leur nationalité et de la durée de leur séjour dans le pays. Un membre du personnel faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.
À l’Organisation des Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. Les Nations Unies sont déterminées à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’ONU recrute et emploie du personnel indépendamment de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la race, des origines religieuses, culturelles et ethniques ou des handicaps. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsque cela est demandé et indiqué dans la candidature.
Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les sexes à 50/50 au sein de son personnel, conformément à la stratégie de parité des sexes du Secrétaire général. Les candidates sont vivement encouragées à postuler pour ce poste.POSTULER