ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE

Description détaillée du poste et fonctions

Sous la supervision du Souscripteur régional, vous serez amené à exercer les fonctions et tâches suivantes :

 Agir à titre de traducteur lors des réunions auxquelles participe le Souscripteur Régional.

 Traduire des documents de l’anglais vers le français et du français vers l’anglais de façon précise et professionnelle.

 Rédiger des comptes rendus, rédiger des lettres et entreprendre toutes actions de suivi qui pourrait être nécessaire à la suite des réunions

 Préparer, conserver et mettre à jour les dossiers au besoin

 Aider le Souscripteur Régional dans la création de documents, lettres, feuilles de calcul et présentations PowerPoint

 Préparer et distribuer des notes de service et autres documents

 Expédier le courrier sortant et les communications internes du Souscripteur dans la langue requise

 S’assurer que tous les appels entrants sont traités et dirigés de façon appropriée ;

 Recevoir et diriger les visiteurs, tenir à jour le registre des visiteurs et effectuer les suivis nécessaires au bureau du Souscripteur ;

 Trier le courrier entrant et sortant dans le journal de bord ;

 Tenir un registre précis et à jour de tous les appels officiels et personnels effectués par le standard téléphonique ;

 Gérer l’espace d’accueil des bureaux de l’ACA, superviser le nettoyage et s’assurer qu’ils sont propres et présentables ;

 Assister le comptable à faire le rapprochement mensuel des factures ;

 Coordonner les services de chauffeur et de messagerie, y compris le carnet de bord du chauffeur et tenir l’agenda d’utilisation des véhicules ;

 Suivre les performances du standard téléphonique et faire un rapport à ce sujet ;

 Aider à la logistique du bureau, y compris les préparatifs de voyage, l’assistance lors d’événements, etc. ;

 Aider à la coordination des mouvements du chauffeur,

 Exécuter toute autre tâche qui pourrait vous être assignée de temps à autre.

Qualifications requises

 Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en anglais ;

 Un minimum de diplôme/certificat d’études secondaires;

 Certificat/diplôme adéquat en matière de prestation de services et de gestion de la clientèle

 Au moins quatre ans d’expérience en tant que réceptionniste/assistant administratif dans un environnement bancaire, d’assurance ou commercial ; de préférence dans une organisation internationale ;

 Excellentes compétences en informatique, y compris une maîtrise avancée de Microsoft Office, Word, Excel et Outlook ;

 Intégrité irréprochable et capacité à maintenir une stricte confidentialité ;

 Bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles

 Expérience de travail dans un environnement axé sur la performance

L’offre de l’ACA

Échelle salariale : L’échelle salariale pour ce poste est de 8 820 à 12 000 dollars par an, exonéré d’impôt

(d’autres avantages s’appliquent). Le salaire est négociable selon les qualifications académiques, les responsabilités du poste et l’expérience du candidat.

ATI se réserve le droit de ne procéder à aucune nomination à ce poste vacant, de faire une nomination à un grade inférieur ou de faire une nomination avec un poste modifié.

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