Asmae recrute 01 Chargé.e de la logistique et de la sécurité (CDD de droit malgache)

I- PRESENTATION D’ASMAE

Asmae est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.

Créée en 1980 par sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

L’action d’Asmae vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance. Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres, acteurs de la société” se décline en quatre missions:

• Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ;
• Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies entre eux et maximiser leur impact social ;
• Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ;
• Expérimenter, essaimer et diffuser.

Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance en partenariat avec les organisations locales au Burkina Faso, Egypte, Liban, Madagascar et Philippines. Asmae mène également des projets en France.

II- ASMAE A MADAGASCAR

Asmae – Association sœur Emmanuelle intervient à Madagascar depuis 2001 et accompagne une dizaine d’associations partenaires actives dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance à Antananarivo et à Antsirabe.  Asmae Madagascar met en œuvre différents projets en collaboration avec les partenaires dans le domaine de l’insertion sociale, scolaire et professionnelle des enfants et des jeunes en situation de vulnérabilités.

L’équipe d’Asmae à Madagascar est composée de 24 collaborateurs : une représentante pays, une chargée de la logistique et de la sécurité, une chargée administrative et financière, deux assistants administratifs et financiers, deux responsables projet partenariat, deux chargés de projet, une assistante de projet, huit conseiller techniques, deux chauffeurs, une femme de ménage et trois gardiens.

III – MISSION ET RESPONSABILITES

Sous la supervision directe de l’Assistante Bureau National (ABN), l’Assistant.e administratif.ve est chargé.e de contribuer à la gestion opérationnelle  du bureau d’Asmae dans le pays, au regard des activités associées à la gestion de la logistique, l’administration et des services généraux. Il/Elle contribue à la réalisation des obligations légales et règlementaires du bureau. A ce titre, les responsabilités du/de l’assistant.e administratif.ve sont les suivantes :

1.Gestion des activités logistiques et des services généraux

Assure l’administration/logistique des programmes et du bureau dans le pays

 Fait le suivi des contrats de biens et de services du Bureau Pays.

• Fait le rapport mensuel et le planning mensuel des activités logistiques et sécuritaires.

Gère les déplacements et le parc automobile et moto :

Assure la maintenance préventive et curative du parc véhicule ;

Calcule, veille, contrôle et rend compte de la consommation en carburant ;

Veille à l’approvisionnement en carburant des véhicules.

Gère les stocks

• Assure la maintenance du bureau Pays et de son équipement ;
• Assure la gestion physique et théorique des stocks : inventaires périodiques des fournitures et des immobilisations.
• Garantit au mieux les conditions de stockage du matériel.

Gère les achats

• Elabore les plans d’achat des projets et du bureau, en collaboration avec la Responsable Projets Partenariats (RPP) et la Chargée Administrative et Financière (CAF) ;
• Met en œuvre les plans d’achat sur demande de l’achat ou de services ;
• Assure le respect des procédures logistiques d’achat ;
• Organise les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception ;
• Tient à jour hebdomadairement le tableau de suivi des achats, des contrats cadres, des fournisseurs,
• Assure le suivi de la négociation qualité/prix/garanti avec les fournisseurs ;
• Assure l’archivage des dossiers d’achats ;
• Appuie, accompagne, forme les partenaires pour le respect des procédures logistiques dans le cadre de leurs activités.

Appuie la gestion sécuritaire :

• Contribue à l’analyse des risques et à la mise en place / mise à jour des SOPs ;
• Veille à la gestion sécuritaire des biens et des personnes d’Asmae dans les locaux, lors des déplacements et des gestions de crise ou incident ;
• Participe aux réunion des points focaux / référents sécu des ONGs ;
• Est en relation avec les assurances pour la gestion des sinistres ;
• Veille aux mesures phytosanitaires du bureau ;
• Assure le suivi des prestataires sécurités des locaux ;
• Appuie la formation et la sensibilisation des collaborateurs en matière de sécurité (chauffeurs, missionnaires, équipe projet)
• Contribue à la conformité des pratiques sécuritaires d’Asmae avec les recommandations INSO.

2.Management des Ressources Humaines :

• Assure le management et le renforcement des capacités de ses collaborateurs (chauffeur(s), et agent d’entretien) et anime son équipe ;
• Contribue au recrutement et à l’intégration de ses collaborateurs ;
• Contribue à la conformité des pratiques d’Asmae avec le cadre réglementaire du pays.

3.Contribution à la mise en œuvre des obligations légales et règlementaires :

• Rassemble les documents, compile les rapports relatifs aux obligations d’enregistrement d’Asmae vis-à-vis des autorités malgaches ;
• Appuie à l’élaboration et la soumission des documents règlementaires, suit et rend compte de la réalisation des démarches associées aux obligations administratives et légales de l’association vis-à-vis des autorités du pays.

4.Contribution au développement de l’activité du Bureau national :

• Participe aux réunions d’équipe ;
• Organise et suit le bon déroulement logistique des missions /visites de terrain du Siège, missions de consultants et partenaires d’autres pays ;
• Contribue à la réalisation d’actions et supports de communication externes (revue de presse, interviews, agenda, et autres documents thématiques) ;
• Facilite l’intégration des collaborateurs expatriés (appui dans la recherche de logement, dans la réalisation des démarches administratives, appui à la sécurité/sureté).

IV- PROFIL RECHERCHE

                   Formation / Expérience

• Minimum Bac + 5 en logistique /administration ou option similaire
• Minimum 5 ans d’expérience à un poste similaire, sur des fonctions logistiques, dans le secteur des ONG préférablement
• Expérience en gestion d’équipe et administration du personnel pour des salariés de droit malgache.
• Expérience pratique en gestion de la sécurité des projets et des locaux

                 Compétences professionnelles requises :

• Maitrise des Procédures d’achat, de gestion des stocks, et obligations contractuelles
• Connaissance et compréhension fine des principes logistiques en lien avec les contrats bailleurs
• Gestion sécuritaire
• Compétences prouvées en formation / coaching / accompagnement d’adultes en logistique
• Niveau de maitrise avancé du pack Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel)
• Excellentes capacités de communication orale et rédactionnelle en Français

                 Compétences personnelles requises :

• Rigueur et très bonnes capacités d’organisation
• Force de proposition
• Pédagogie
• Dynamisme
• Patience
• Esprit d’équipe
• Très bon relationnel, diplomatie
• Transparence

V- MODALITES PRATIQUES DU POSTE

• Intitulé : Chargé(e) de la Logistique et de la sécurité
• Lieu de travail : Antananarivo (Madagascar)
• Responsable hiérarchique : Représentante Pays
• Relations Fonctionnelles : Chargée Administratif et Financier, Assistants Administratif et Financier-Assistante Projet, Responsable Projets-Partenariats, Conseillers Techniques, Responsable Programme Afrique
• Statut : CDD (intérim)
• Rémunération mensuelle : entre 1’600’000 et 1’850’000 Ariary en fonction de l’expérience
• Avantages sociaux : Assurance santé couvrant 80% des frais médicaux y compris personnes à charge
• Autres : déplacements et communication professionnels, hébergement lors des déplacements professionnels
• Date début : Mars 2023