Madagascar

Asmae recrute 01 Assistant de Bureau National

Asmae recrute 01 Assistant de Bureau National

 

1. PRESENTATION GENERALE DE LA SITUATION DE TRAVAIL/CONDITIONS D’EXERCICE :

Intitulé : Assistant.e de Bureau national
Localisation : Antananarivo, Madagascar
Responsable Hiérarchique : Représentant Pays
Postes rattachés : Gardien, Chauffeur, Agent d’entretien
Relations Fonctionnelles : Responsable Projet – Partenariat, Chargé Administratif et Financier
Statut : Contrat local

2. CONTEXTE DU POSTE :
Présentation Générale
Asmae – Association sœur Emmanuelle est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.
Crée en 1980 par Sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les bidonvilles du Caire, Asmae – Association sœur Emmanuelle poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

A l’international, Asmae – Association sœur Emmanuelle soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la protection de l’enfance qui sont portés par 59 organisations locales dans 7 pays situés au Moyen-Orient Afrique du Nord (Egypte et Liban), en Afrique (Burkina Faso, Madagascar, Mali) et en Asie (Inde et Philippines). En France, Asmae – Association sœur Emmanuelle agit directement auprès de bénéficiaires dans le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny (France).

Asmae – Association Sœur Emmanuelle à Madagascar
Asmae intervient à Madagascar depuis 2001 et accompagne 10 associations partenaires actives dans les domaines de l’éducation et de la protection à Antananarivo et dans le Sud-Est du Pays. A Antananarivo, l’association travaille avec 5 partenaires : AIC Anosizato, Centre Betania, HARDI, Kozama et Manda.

L’équipe d’Asmae à Antananarivo est actuellement composée de 13 personnes : une représentante pays, une chargée administrative et financière, une assistante de bureau national, deux responsables projet et partenariat, une chargée de projet, une conseillère technique en éducation, une interprète, une femme de ménage, trois gardiens, et un chauffeur.

3. MISSION

Rattaché(e) au Représentant Pays d’Asmae – Association Sœur Emmanuelle à Madagascar, l’Assistant.e de Bureau national assure la gestion opérationnelle du bureau de l’association, au regard des activités associées à la gestion de la logistique, l’administration et des services généraux. Il/Elle contribue à la réalisation des obligations légales et réglementaires du bureau. Il/Elle contribue à la réalisation d’actions de communication interne. L’Assistant.e de Bureau national applique les règles de sécurité locales et contribue à l’analyse du contexte sécuritaire.

4. RESPONSABILITES

4.1. Gestion des activités logistiques et des services généraux

Assure l’administration/logistique des programmes et du bureau dans le pays

  • Assure la gestion logistique et la maintenance du bureau Pays et de son équipement ;
  • Fait le suivi des contrats de biens et de services du Bureau Pays ;
  • Est en relation avec les assurances pour la gestion des sinistres ;
  • Participe à la gestion sécuritaire des biens et des personnes d’Asmae – Association Sœur Emmanuelle pour le bureau dans le pays ;
  • Fait le point mensuel des activités logistiques/besoins logistique au Représentant Pays;

Gère parc automobile et moto

  • Assure la maintenance préventive et curative du parc véhicule ;
  • Calcule et contrôle la consommation en carburant du parc auto et moto ;
  • Veille à l’approvisionnement en carburant des véhicules ;

Gère les stocks

  • Assure la gestion physique et théorique des stocks (inventaires périodiques des fournitures et des immobilisations) ;

Gère les achats

  • Assure le respect des procédures logistiques d’achat ;
  • Organise les différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception ;
  • Tient à jour et analyse les tableaux de suivi des fournitures et du matériel de bureau ainsi que la base de données fournisseurs ;
  • Assure l’archivage des dossiers d’achats et des contrats-cadres en coordination, si nécessaire avec le/la chargé.e de projet ;
  • En collaboration avec le(s) Responsable(s) Projets Partenariats (RPP) et le Chargé Administratif et Financier (CAF), participe à la création des plans d’achat avant le commencement des dépenses sur les nouveaux budgets;

4.2. Management des ressources humaines

  • Assure le management de ses collaborateurs (chauffeur(s), gardiens et agent d’entretien), et anime son équipe ;
  • Contribue au recrutement et à l’intégration de ses collaborateurs ;
  • Contribue à la conformité des pratiques d’Asmae avec le cadre réglementaire du pays;

4.3. Mise en œuvre des obligations légales et réglementaires

  • Rassemble les documents, rédige et/ou compile les rapports relatifs aux obligations d’enregistrement d’Asmae vis-à-vis des autorités malgaches ;
  • Assure la réalisation des démarches associées aux obligations administratives et légales de l’association vis-à-vis des autorités du pays;

4.4. Contribution au développement de l’activité du Bureau national

  • Participe aux réunions d’équipe ;
  • Organise les missions/visites de terrain du Siège, missions de consultants et partenaires d’autres pays ;
  • Contribue à la réalisation d’actions et supports de communication externes (revue de presse, interviews…) ;
  • Facilite l’intégration des collaborateurs expatriés (appui dans la recherche de logement et dans la réalisation des démarches administratives);
Ville Antananarivo
Expériences / Formation du candidat Minimum Bac+3 en logistique/administration
Minimum 3 ans d’expérience à un poste similaire, sur des fonctions logistiques, dans le secteur des ONG
Expérience en gestion d’équipe et administration du personnel pour des salariés de droit malgache
Expérience dans le domaine de l’éducation ou de la protection des enfants est un atout
Experience 3 à 5 ans
Fonctions Direction et administration
Secteurs d’activité Education / Formation
Pays Afrique, Madagascar
Salaire / Indemnité Statut :   Contrat à Durée Déterminée de droit malgache
Durée :   12 mois (Renouvelable)
Date début :            Dès que possible
Rémunération :  Entre 1.200.000 et 1.500.000 MGA brut mensuel, selon le profil et l’expérience
Comment postuler Nous vous invitons à adresser un CV et une lettre de motivation sur notre site : http://www.asmae.fr/jobs/
Date de fin de validité 23/08/2019

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