AMD Corporate recrute 01 Assistant de Direction/ Gestion Technique BTP
Description du poste
Profil recherché: Niveau expert
Activités du poste
Toujours le sourire aux lèvres, l’assistant(e) de direction/ gestionnaire technique BTP alterne entre le téléphone, la souris d’ordinateur et les différents dossiers Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome… Il/elle cumule qualités et compétences. Elle (il) est capable de retrouver un document dans l’instant et d’organiser une réunion au plus vite. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.
À l’écrit comme à l’oral, s’exprime avec une parfaite aisance. Maîtrise de l’anglais est un plus. La maîtrise des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint, ou Publisher et de l’écriture rapide sont indispensables.
- Savoir s’organiser efficacement
- Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
- Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication : téléphone et internet
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
- Capacités relationnelles, grande curiosité professionnelle, adaptabilité,
- Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du DT
- Capacité d’adaptation
Qualités et aptitudes
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
- Respect des procédures et des normes
- Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
- Confidentialité, discrétion
- Grande disponibilité. Horaires de travail parfois modulables en fonction de la charge de travail
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Capacité à faire circuler l’information
Sous l’autorité du DT et d’un (e) responsable relative au suivi administratif et des offres et des marchés de l’entreprise, au suivi administratif des travaux, à la gestion administrative de la sous-traitance ou partenaire. Au-delà de la réalisation des tâches administratives, il est la véritable cheville ouvrière de la bonne gestion des dossiers grâce à sa communication avec les différents personnels de l’entreprise ainsi qu’avec ses partenaires et interlocuteurs externes.
Assurer le suivi administratif des offres et des marchés de l’entreprise
- Présélectionner des offres pouvant correspondre aux compétences de l’entreprise et les transmettre au responsable ;
- Participer à la constitution administrative du dossier de réponse à la consultation (entreprise isolée, groupement conjoint ou solidaire : différentes pièces, procédures administratives …) sous le contrôle du DT et le responsable du dossier.
- Assurer le suivi administratif du dossier d’offre accepté jusqu’au démarrage des travaux (pièces, échéances…).
Assurer le suivi administratif des travaux
- Ouvrir, à la demande du responsable des travaux, un dossier administratif de chantier.
- Établir les factures et situations en collaboration avec les conducteurs de travaux (à qui facturer, mode de règlement, mentions obligatoires des factures, cautionnement, retenue de garantie, compte prorata, respect des délais de paiement…).
- Collecter en interne les informations permettant le suivi financier et administratif du chantier en liaison avec les différents services de l’entreprise : relevé d’heures, commandes matériel et matériaux, factures, compte-rendu de chantier (acteurs de l’acte de construire et leurs missions respectives : maître d’œuvre, maître d’ouvrage délégué…).
- Traiter, c’est-à-dire diffuser ou enregistrer les données reçues.
- Suivre et clôturer, en accord avec le responsable du dossier, les chantiers administrativement et financièrement (DOE, PV de réception, certificat de capacités, levée des cautions, retenues de garantie…).
Assurer le suivi administratif sous-traitant / partenaire
- Constituer le dossier du sous-traitant ou partenaire.
- Demander l’agrément du sous-traitant ou du partenaire
- Préparer les pièces nécessaires au montage du dossier initial du sous-traitant ou partenaire (contrat, bon de commande…).
- Suivre administrativement le dossier du sous-traitant ou partenaire
Assurer l’assistant administratif de la gestion du personnel BTP
- Assurer le suivi administratif des congés…
- Suivre administrativement la formation du personnel.
- Veiller au renouvellement des habilitations et des formations obligatoires si existantes
Prérequis minimum
- Être titulaire d’un diplôme d’Assistanat de Direction ou équivalent
- Expériences 5 ans min dans un poste similaire
- Connaissances : Très bonne maîtrise des outils (Word, Excel, Powerpoint, ou Publisher, …)
Vous êtes intéressé (e) et pensez détenir les compétences nécessaires pour occuper ce poste, nous vous encourageons à nous soumettre votre candidature en envoyant une demande, en joignant également votre CV à jour à l’adresse cv@amdcorporate.net
Merci de mettre en objet l’intitulé du poste.
Bonne chance!
Date limite : 30 Avril 2020
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