AIDES recrute 01 Assistant-e collecte en Face-à-face et actions administratives

AIDES, créée en 1984 et reconnue d’utilité publique est la plus importante association de lutte contre le VIH/sida et les hépatites virales en France. Association de santé, AIDES, grâce à ses 1500 militants-es, gère 76 lieux d’information, de prévention et d’accompagnement des personnes vivant avec le VIH et/ou une hépatite.
AIDES a aussi une forte activité de plaidoyer et de mobilisation qui vise à faire évoluer les lois et réglementations en matière d’accès au soin et d’égalité des droits des populations touchées ou vulnérables au VIH et aux hépatites virales. Le budget de l’association est de 44 M€ dont 50% de fonds privés.

Le / la chargé-e de projet Collecte Face-à face vient en soutien à la personne en charge de l’activité de collecte en face-à-face de la structure sur tous les aspects administratifs et permet de lancer et mener les actions de Face-à face de la structure AIDES.

• Faire le suivi du planning global des missions en face à face
o Coordination du planning global de l’ensemble des missions / remontées d’éventuelles alertes à la chargée de mission face à face
o Faire les calendriers de présence pour l’information au réseau et les mises à jour
o Construire et alimenter les outils et mettre en place tout ce qui permet un bon suivi et une bonne remontée des alertes

• En lien avec la chargée de mission face à face, assurer la bonne mise en place des missions
o Faire les demandes Mairies ne relevant pas de la CNFF dans les temps et les obtenir dans les temps
 Faire des demandes groupées quand plusieurs prestataires font des demandes similaires en termes de villes / assurer la cohérence
 En lien avec le prestataire concerné, réaliser la recherche et demande de back-up en cas de refus
o Faire les réservations de salles de formation et des intervenants-es. Participer à la mise à jour des contenus de la formation des recruteurs-euses
o Faire le suivi des besoins logistiques, des commandes aux meilleurs prix et de suivi des stocks (ex : t shirts / bulletins / etc)
o Préparer le contenu des kits de bienvenu
o Faire le suivi et la mise à jour des emails et sms de bienvenue et des welcome call
o Soutenir le/la chargé-e de mission dans l’animation des équipes de rue
o Prendre part aux autres actions nécessaires à la réalisation des campagnes de Face à Face

• Suivi des données des PA
o Suivi et traitement des rejets de PA et des rejets d’intégration dans les outils (actuellement Alizé et Eflow)
o Point de contact lors des dysfonctionnements entre les prestataires de F2F et les donateurs avant 1er PA : problèmes de confirmation d’emails, de réactions dans la rue, etc (en lien avec le poste de chargé-e de mission)
o assurer un niveau simple de traitements des demandes et des vérifications des données dans la base – qui sont souvent en lien avec les cibles F2F

• Transverse collecte
o Assurer la saisie des factures dans des outils prédéfinis pour permettre le suivi des coûts par les autres chargées du service
o Réaliser le tri et l’organisation des différents benchmarks (mailings / emailings / etc)
o Participer aux recettages des outils de la Direction Communication et Collecte en fonction des projets en cours

• Réaliser toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du pôle collecte.