Ghana

African Union recrute 01 Fonctionnaire chargé des voyages ZLECAf

African Union recrute 01 Fonctionnaire chargé des voyages ZLECAf

African Union

Accra, Ghana

Fonctionnaire chargé des voyages ZLECAf
Lieu: Ghana, Ghana
Organisation: African Union
Valeurs de l’UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe           • L’Afrique en premier• Transparence et responsabilité                                   • Intégrité et impartialité• Efficacité et professionnalisme                                   • Information et partage des connaissances
Informations sur l’organisationRend compte à: Fonctionnaire principal chargé des voyagesDirection/Département :Administration et Gestion des ressources humainesDivision : Division Administration et Gestion des ressources humainesNombre de rapports directs: 1Nombre de rapports indirects: 0Grade du poste: P1Nombre de postes : 01Type de contract: PermanentLieu:Accra, Ghana
Objectif du posteSoutenir le développement et la réalisation d’une série d’activités liées aux voyages au sein du Secrétariat de la ZLECAf et assurer la conformité avec la politique des voyages. Principales fonctions•    Aider la Division dans le suivi des activités, notamment dans le suivi et l’évaluation des progrès accomplis conformément à un plan stratégique prédéfini ;•    Fournir un soutien à la mise en œuvre des programmes, des politiques et des procédures au sein de la Division ; •    Contribuer à la réalisation d’analyses et produire des rapports précis en temps voulu pour une utilisation interne au sein de l’Unité/Division et de l’UA ; •    Fournir un soutien aux fonctionnaires principaux dans la définition de l’orientation générale de la recherche dans les différents domaines d’action ; •    Participer à l’organisation de réunions, de conférences et de congrès pertinents avec les parties prenantes ; •    Participer au dialogue avec les parties prenantes de niveau intermédiaire et développer les relations selon les besoins ; •    Soutenir la promotion des activités de la Division, notamment en préparant des directives et des fiches d’information ; •    Fournir un soutien technique aux parties prenantes internes et externes. Responsabilités spécifiques•    Fournir un soutien pour l’administration de toutes les missions officielles, les demandes de voyage et le traitement des demandes d’expédition ;•    Examiner les demandes de remboursement des frais de voyage et les pièces justificatives pour vérifier l’intégrité, l’exactitude, la validité et la conformité aux règles de l’Union africaine avant approbation et certification ;•    Collaborer avec le service des finances pour le remboursement des voyages effectués après la fin de l’exercice financier ;•    Assurer une liaison étroite avec les approbateurs de voyage et d’expédition des biens personnels, les responsables du traitement de l’expédition des biens personnels et les responsables du traitement des demandes de remboursement des frais de voyage ;•    Préparer et coordonner les modifications des obligations existantes, le cas échéant, en veillant à la validité des affectations budgétaires et des centres de coûts attribués ;•    Compiler des données et des informations et préparer des rapports sur les voyages pour divers groupes de clients sur une base régulière ;•    Communiquer avec le bureau approprié pour obtenir des éclaircissements ou des informations supplémentaires, rencontrer les fonctionnaires des unités/divisions fonctionnelles concernés afin de discuter des détails de certaines demandes et d’expliquer la nature des problèmes, des retards et des dossiers en souffrance, le cas échéant ;•    S’assurer que le système d’appel d’offres établi est respecté et que les billets d’avion sont achetés aux prix les plus compétitifs du marché ;•    Informer les unités ou les bureaux fonctionnels et les autres personnels concernés des informations relatives à l’arrivée ;•    Respecter la politique de l’Union africaine relative aux voyages et conseiller sur les possibilités d’amélioration ;•    Rapprocher les frais de voyage et gérer les opérations liées aux cartes de débit ;•    Aider à la négociation des contrats entre l’UA et les prestataires de services de voyage et veiller à la conformité ; •    Aider à la gestion du recrutement, de l’intégration et de l’administration des sociétés de gestion de voyages ;•    Faire des recommandations pour l’amélioration des services et lancer des améliorations de processus, de procédures et de politiques ;•    Développer et mettre à jour le contenu de l’application de voyages ;•    Diriger la stratégie de formation, le développement des compétences et l’évaluation de la performance de l’assistant chargé des achats de voyages qui est sous sa supervision ;•    Planifier, fournir des informations et des rapports pour la prise de décisions par la direction ;•    Veiller à la production régulière et en temps voulu de rapports sur les données relatives aux voyages ;•    Assurer l’excellence du service au sein de l’unité Voyages en vue de satisfaire les clients et les parties prenantes ;•    Superviser le travail des assistants chargés des voyages pour s’assurer de l’exactitude et de la bonne application des règlements pertinents ;•    S’acquitter de tout autre tâche qui pourrait lui être confiée. Formations universitaires et expériences requises•    Le candidat doit être titulaire d’une Licence en transport, logistique, gestion du tourisme, gestion de véhicules ou dans un domaine connexe de l’hôtellerie, avec une expérience pertinente de 2 ans.•    Un diplôme IATA ou une formation universitaire formelle sur le transport aérien des passagers est souhaitable.•    Une certification au système de réservation d’Amadeus serait un avantage supplémentaire. Compétences requises•    Excellentes capacités de communication à l’oral et à l’écrit ;•    Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;•    Aptitude à gérer avec succès l’ambiguïté ;  •    Aptitude à travailler avec toutes les unités opérationnelles, dans toutes les régions géographiques et tous les environnements culturellement sensibles ;•    Maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, kiswahili ou portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire. Compétences en leadershipVision stratégiqueValorisation des autresGestion du changementGestion des RisquesCompétences de baseEsprit d’équipe et collaborationResponsabilité et respect des règlesPerception de l’apprentissageCommuniquer avec influence ..Compétences fonctionnellesRéflexion analytique et résolution de problèmesConnaissances du métier et partage de l’informationSoucieux des résultatsApproche axée sur une amélioration continue
ÉGALITÉ DE CHANCES :
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.
DES LANGUES:
Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
RÉMUNÉRATION :
À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 25,523.00  $ EU (P1 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (57 % du salaire de base), l’indemnité de logement (18,547.20 $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 6 juin 2022.
Requisition ID: 1187
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