African Union recrute 01 Assistant administratif du projet relatif aux accords multilatéraux sur l’environnement (AME)
African Union
Addis Ababa, Ethiopie
Assistant administratif du projet relatif aux accords multilatéraux sur l’environnement (AME)
Date: 13 janv. 2023
Lieu: Ethiopia, Ethiopia
Organisation: African Union
Valeurs de l’UA
• Respect de la diversité et du travail d’équipe • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme • Information et partage des connaissances
Informations sur l’organisation
Rend compte à: Coordinateur du projet relatif aux AME
Direction/Département: Environnement durable et économie bleue
Division: Environnement durable
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA5
Nombre de postes: 1
Type de contract: Fixed Term
Lieu: Addis-Abeba (Éthiopie)
Objectif du poste
Assurer le bon fonctionnement administratif du projet relatif aux AME afin d’obtenir de meilleurs résultats dans les limites du budget et dans les délais prévus.
Principales fonctions
• Fournir un soutien administratif adapté pour le Projet relatif aux AME ;
• Aider à la planification des activités, selon les besoins ;
• Préparer les calendriers de travail et assurer le suivi de la mise en œuvre ;
• Coordonner les activités de logistique et/ou y participer, notamment les préparatifs nécessaires à l’organisation des réunions ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels ;
• Préparer la communication de bureau et rédiger des rapports ;
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir une mise à jour ; assurer la gestion de la diffusion des documents ;
• Contribuer à la compilation et à la mise à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets et activités.
Responsabilités spécifiques
• Analyser et conserver une vue d’ensemble des activités du Projet pour s’assurer qu’un appui administratif est fourni en temps utile dans des domaines spécialisés ou plus généraux ;
• Apporter son soutien à l’organisation des réunions, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la réservation des billets d’avion et de l’hébergement des différents participants du Bureau de projet ;
• Fournir un soutien à la tenue de l’agenda du Coordinateur de projet, selon les besoins ;
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives relatives au Projet, notamment en ce qui concerne les installations (espace et équipement de bureau), la sécurité et les éléments de protocole (sécurité/badges d’identification et passeports) avec l’aide du personnel de soutien (c’est-à-dire des secrétaires, des plantons et des commis au courrier) ;
• Assurer la liaison avec la Direction RH, la Direction des services de soutien aux opérations, la Direction des finances et la Direction de la gestion des conférences et des publications pour une assistance directe dans des domaines respectifs tels que, mais sans s’y limiter, la gestion des achats et des voyages, la gestion des congés, la gestion de la performance, la gestion des contrats, la gestion du budget, les services d’interprétation et de traduction et les modalités d’organisation des réunions ;
• Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi du budget et assurer la liaison avec la Direction des finances sur les questions budgétaires au nom du Projet, le cas échéant ;
• Assurer l’approvisionnement et la commande de matériels et fournitures de bureau en temps utile pour le Projet ;
• Compiler des informations sur les missions officielles du personnel, les divers voyages officiels et les horaires de départ pour une meilleure information sur les activités du personnel et la répartition des tâches ;
• Assurer la constitution et la tenue d’une base de données relative aux dossiers spéciaux ; créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou pour un accès et utilisation privilégiés) via un système de classement organisé et établir/tenir à jour un registre à des fins de suivi ;
• Assurer la confidentialité des informations et une meilleure gestion des dossiers ;
.
• Préparer des correspondances (notes de service sortantes et lettres à des destinataires internes et externes), un résumé analytique, des rapports, des documents d’information, des présentations PowerPoint et d’autres documents au besoin ;
• Aider dans la préparation, le contrôle qualité et la compilation de documents liés aux finances et aux ressources humaines ;
• Faire le suivi des conclusions et décisions issues des réunions et correspondances et fournir un soutien dans le suivi de leur mise en œuvre ; préparer un rapport de synthèse à l’intention du Coordinateur de projet, le cas échéant ;
• Préparer et participer aux diverses réunions des départements, rédiger les procès-verbaux et/ou les comptes-rendus de ces réunions pour examen et approbation par les participants ; tenir à jour des fichiers de procès-verbaux ;
• Fournir du soutien en matière de communication afin de donner des réponses rapides aux demandes de renseignements, répondre aux appels, courriels et correspondances ;
• S’acquitter de tout autre tâche administrative liée au projet relatif aux AME, selon les besoins.
Formations universitaires et expériences requises
Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en gestion de bureau, gestion ou administration d’entreprise ou dans un autre domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente de trois ans dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat.
OU
Il doit être titulaire d’une Licence en gestion de bureau, gestion ou administration d’entreprise ou dans un autre domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente de deux ans dans le domaine de l’administration et/ou du secrétariat.
• Une qualification universitaire supplémentaire dans le domaine de la gestion de l’environnement, de la biodiversité, du droit ou de la gestion de projet serait un avantage supplémentaire.
• Une expérience dans la fourniture d’un soutien administratif dans le cadre de projets/programmes serait un avantage supplémentaire.
• Une solide expérience dans l’administration de bureau est obligatoire.
• Une solide expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes ;
• Une expérience professionnelle du système SAP serait un atout supplémentaire.
Compétences requises
• Excellentes aptitudes dans les relations interpersonnelles ;
• Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
• Capacité à communiquer de manière efficace (tant à l’oral qu’à l’écrit) ; bonnes compétences rédactionnelles ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Capacité à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail ;
• Capacité à organiser et à présenter des données de manière claire, compréhensible et utile ;
Maîtrise des outils MS Office (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) ;
• Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine. La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout.
Compétences en leadership
Valorisation des autres:
..Flexibilité
..Sensibilisation aux risques et respect des règles
Compétences de base
Esprit d’équipe et collaboration;
Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
.Orientation d’apprentissage
Communication claire;
Compétences fonctionnelles
Dépannage :
Connaissances du métier et partage de l’information
Axé sur les tâches
Sensibilisation au perfectionnement continu
ÉGALITÉ DE CHANCES :
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION :
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 1 an, dont les 3 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période similaire d’un an, sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité des fonds.
DES LANGUES:
Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
RÉMUNÉRATION :
Le salaire correspondant à cette fonction (GSA5 Échelon 5) est une somme forfaitaire annuelle de 55,174.63 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires internationaux de la Commission, et de 22,656.97 $ EU, toutes indemnités incluses conformément aux règlements régissant les fonctionnaires locaux de la Commission.
Les candidatures doivent être déposées au plus tard Le 27 Janvier, 2023.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s.
Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés.
L’union africaine est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encourages.
Requisition ID: 1609POSTULER