France

AFD recrute 01 Secretaire /Assistante.e 

AFD recrute 01 Secretaire /Assistante.e  F/H

Agence Française de Développement (AFD)

Paris,France
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
SECRETAIRE/ASSISTANT.E F/H
Paris, France
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req2088
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Au sein de la Direction des Opérations, le ou la titulaire du poste rejoindra le département Orients (30 collaborateurs au siège et plus de 240 au sein de nos 33 pays d’intervention au Proche et Moyen Orient, en Eurasie, Asie du Sud et du Sud Est ainsi qu’en Chine).
Le ou la titulaire travaillera sous la responsabilité du Directeur du département, en collaboration avec une assistante (également en charge des équipes du siège) et une assistante de l’équipe de Direction.
Quel sera votre rôle ?
Le ou la titulaire du poste est en charge de :
Réaliser les missions de secrétariat pour les collaborateurs du département Orients:
    – Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
    – Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
    – Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;
    – Assurer l’accueil téléphonique et physique du département ;
    – Organiser la logistique de réunions ou séminaires.
Prendre en charge certains dossiers en appui de l’activité de la structure (comme par exemple mettre en place et produire des tableaux de suivi de l’activité, élaborer des supports de communication)
Organiser les missions et déplacements pour le compte du Département Orients
    – Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….
    – Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
    – Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
    – Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…
Qui recherchons-nous ?
 Le ou la candidat.e devra :
– avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Outlook);
– maîtriser l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit: savoir accueillir, transmettre une information ou orienter vers le bon interlocuteur et savoir comprendre des documents rédigés en anglais;
– Savoir synthétiser des informations, disposer d’excellents qualités d’expression à l’oral et à l’écrit.
Principales qualités pour ce poste:
– méthode, organisation et rigueur;
– Écoute et réactivité;
– goût du travail en équipe.

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