France

AFD recrute 01 Responsable de division moyens généraux H/F

AFD recrute 01 Responsable de division moyens généraux H/F

Agence Française de Développement (AFD)

Paris,France
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
RESPONSABLE DE DIVISION MOYENS GENERAUX H/F
Paris, France
|
req3012
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Le Département Gestion Immobilière et Logistique se trouvant au sein du Secrétariat Général.
Le service a un périmètre géographique qui s’étend aux biens et personnes du Groupe AFD en Métropole et à l’étranger.
Le poste proposé est une création dans le cadre de la réorganisation de GIL, créant par-là deux divisions dont la Division Logistique (DLO).
Quel sera votre rôle ?
Gérer la Division de la Logistique
 Principales fonctions :
En lien avec le/la Responsable du Département SGN/GIL, superviser les activités logistiques en lien avec la Division immobilière le cas échéant pour l’AFD et ses filiales.
Le poste porte sur le management de 13 personnes dont 9 au sein de 2 pôles (Bureau des Déplacements Professionnels et Bureau d’Ordre) pour le Groupe AFD.
Le/la responsable de Division aura en charge :
-La gestion du service dans toutes ses activités
-L’évolution des pratiques pour professionnaliser les activités,
-La maîtrise des coûts de structure et les optimiser.
Principales activités
1) Assurer le fonctionnement du service
-Manager une équipe de 9 collaborateurs,
-En collaboration avec son responsable, veiller à assurer une bonne organisation de la répartition des tâches au sein de l’équipe, proposer si nécessaire des adaptations,
-Définir les objectifs individuels de chacun de ses collaborateurs, les animer au quotidien, contribuer à développer leurs compétences,
-Réaliser des réunions d’équipe, animer l’esprit de qualité du service et de travail en équipe,
2) Superviser l’ensemble des contrats de fonctionnement
-Supervision/pilotage des contrats de fonctionnement (Contrats du BDP, contrat du BO, Entretien ménager, accueil, déménageur interne, restauration, accueil, suivi inventaire, locations voiture, achat fournitures bureautiques, reprographie, etc…),
-Réaliser les mises en concurrence périodique de l’ensemble des contrats de la Division,
-Animer le pilotage contractuel (réunions périodiques, etc…),
-S’assurer de la bonne exécution des contrats (Suivre les objectifs et indicateurs de performances, s’assurer de l’exécution contractuelle, etc…),
-Piloter les tableaux de bords du service.
3) Coordonner, contrôler les opérations logistiques de réception, expédition, livraison des colis et plis.
-Développer et entretenir une réelle connaissance des clients internes, de leurs modes de fonctionnements, des opérationnels, de leur organisation et projets de développement pour répondre à leurs besoins dans un réel état d’esprit de service,
-Coordonner les opérations de réception et expédition dans un souci permanent de la sécurité des personnes et des biens, traçabilité, en lien avec le client interne et les intervenants concernés (la Sécurité, le Bureau d’Ordre, le déménageur interne, etc…)
-Organiser, rédiger et actualiser des procédures de réception/expéditions des livraisons.
4) Piloter les opérations de manutention et de déménagement
-En étroite collaboration avec le responsable de Département, la Division Immobilière (DIM), centraliser les demandes, les analyser, élaborer des stratégies ou réponses aux demandes avec une vision globale pour assurer la cohérence des implantations des structures au sein des sites.
-Superviser l’organisation des déménagements mobiliers des agents dans le cadre de transferts de collaborateurs, travaux, adaptations des salles de réunion et évènements, en lien avec le pilote de la prestation de déménagement interne.
-S’assurer de la qualité et la fiabilité des prestations de manutention ou de déménagement,
-Anticiper, organiser et suivre les opérations d’événements sensibles.
5) Gestion des stocks
-Optimiser le rangement et les surfaces de stockage,
-Gérer les stocks de matériels et mobiliers : inventaire, mise en destruction ou recyclage, achats de mobilier neuf,
-Superviser la gestion de l’économat et des inventaires du stock : optimiser le pilotage du contrat et optimiser la gestion de stock et des inventaires.
-Superviser l’organisation, planifier, et réaliser les inventaires (tournants, périodiques, annuels),
-Transférer les informations/actualisations de l’inventaire au service comptable.
6) Procédures achats et reporting
-En étroite collaboration avec la Division de la Commande Publique, assurer les relations avec les prestataires extérieurs en respectant les règles de demande d’achats, négocier les devis et veiller à la parfaite réalisation des contrats de sous-traitance.
-Assurer le suivi qualité des prestataires/fournisseurs
-Veiller au respect des délais
-Respecter et faire respecter les normes d’hygiène et de sécurité
-Diffuser et faire appliquer les politiques groupes et règles spécifiques à la Division Logistique, au sein de son équipe, les règles internes, procédures et notamment celles liées aux achats, relations avec les fournisseurs et demandes d’interventions
7) Gestion administrative :
-S’assurer de la qualité de service, perfectionner les outils nécessaires et pratiques. Faire évoluer les procédures et pratiques pour professionnaliser/rationnaliser l’action du service.
-S’assurer de l’actualisation des informations et des données des procédures mais aussi veiller à l’actualisation des procédures et de la tenue à jour de l’arborescence du service.
-Elaborer et suivre le budget sur le périmètre du service.
-Assurer les communications de service.
-Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et l’analyse des contrats.
-Mettre en place et diffuser des procédures au niveau du groupe.
-Assurer le reporting du service au responsable du Département.
Qui recherchons-nous ?
-De formation BAC +3 à 5 en logistique / Gestion de Services Généraux,
-Une forte expérience dans la gestion des services généraux est indispensable (minimum 5-10 ans)
-Maîtrise des procédures de commande publique nécessaire
-Une maîtrise de la gestion budgétaire
-Une maîtrise de l’outil Excel et du pack office est nécessaire.
-Esprit de synthèse et d’analyse
-Dynamisme et ouverture d’esprit
-Grande capacité d’organisation
-Bon sens du relationnel, goût prononcé pour le travail d’équipe,
-Capacité de gestion des priorités.
-Rigueur, inventivité et méthodologie
-Autonomie
-Anglais opérationnel souhaité
Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.

POSTULER

Laisser un commentaire

%d blogueurs aiment cette page :