AEC-Foyer Lataste recrute 01 Chargé de mission Cambodge

PRESENTATION DE L’ASSOCIATION ET MISSION GENERALE :

L’association d’Aide aux Enfants Cambodgiens – Foyer Lataste (AEC-Foyer Lataste) est une ONG spécialisée dans la protection et le développement des enfants en difficultés du Cambodge. Indépendante, aconfessionnelle et apolitique, elle œuvre depuis 1998 avec son partenaire local l’ADTJK, pour soutenir les enfants et leurs familles et favoriser leur autonomie, par l’accès à l’éducation, la santé et la culture. Plus de 700 enfants en difficultés sont ainsi soutenus chaque année sur le terrain par une équipe khmère, dans le respect de leur culture et de leur dignité.

Le/la chargé(e) de mission Cambodge est le représentant du siège sur le terrain. Il ou elle est la courroie de transmission entre le siège et le terrain pour assurer une bonne utilisation des fonds levés par le siège sur le terrain et intervenir en appui à l’équipe locale sur le terrain. Il accompagne tout particulièrement le Directeur Exécutif Cambodgien dans la Direction de l’ADTJK. Cet accompagnement quotidien, avec patience et bienveillance, a pour but de permettre à l’équipe locale d’aller vers une autonomisation et responsabilisation progressive, aussi bien opérationnelle que financière.

ACTIVITES DU VSI :

La mission du chargé(e) de mission Cambodge est double :

I-  MISSION DE SOUTIEN À ’ÉQUIPE OPÉRATIONNELLE DE TERRAIN (L’ONG ADTJK)

Accompagnement de l’équipe locale d’ADTJK

• Conseiller le Directeur Exécutif dans le management d’équipe et la prise de décision
•  Accompagner le Directeur Exécutif dans son rôle quant à la gestion des programmes
• En appui à l’équipe locale, suivre les relations avec les partenaires et autorités locales et les démarches administratives qui permettent le bon fonctionnement de l’ONG (démarches menées par le Directeur des opérations, le Président de l’ADTJK ou la secrétaire-comptable).

Gestion et suivi des programmes de l’association

• Accompagner l’équipe dans son autonomisation (gestion des programmes et de leurs budgets respectifs, gestion du cycle de projet, levée de fonds au Cambodge).

Entre autres :

1. Accompagner l’équipe dans la prise en main des outils et méthodes de gestion du cycle de projet mis en place après la formation par le chargé de mission précédent : adaptation du cadre logique du programme, écriture d’un rapport annuel, mise en place d’indicateurs, évaluation du programme
2. Continuer à construire un système d’information stable entre les collaborateurs terrain (dropbox partagée).

• Aide et appui aux activités quotidiennes gérées par l’équipe locale (activités et jeux, bibliothèque/salle informatique, étude du soir, séance de cinéma, sorties culturelles et fêtes…).
• Proposer des activités sur les temps libres des enfants en collaboration avec les personnes référentes.
• Gestion du courrier Cambodge-France envoyé bi-annuellement aux parrains et marraines de l’association : révision de la base de données des enfants parrainés, aide à la préparation des courriers, suivi et envoi aux parrains-marraines.
• Gérer les bases de données de l’association (bénéficiaires, donateurs, matériel et construction) et mettre à jour les données en français, en étroite collaboration avec l’équipe locale.
• Gérer les fiches de liaison des enfants parrainés en collaboration avec le siège de l’association.

 Contrôle budgétaire et gestion financière globale

• Superviser la comptabilité effectuée par la secrétaire-comptable de l’ADTJK.
• Suivre et contrôler les opérations financières et le budget géré par chaque responsable de programme et leur respect du niveau de détail attendu.
• Etablir les demandes de trésorerie trimestrielles et les communiquer au siège de l’association.
• Etre en charge du reporting financier (trimestriel/annuel) et de l’analyse financière des mouvements financiers sur le
• Préparer les budgets N+1 avec l’équipe locale avant la venue du siège de l’association.
• Etablir le budget prévisionnel de l’ADTJK en collaboration avec le siège d’AEC-Foyer Lataste (novembre de chaque année).

MISSION DE LIEN ENTRE AEC-FOYER LATASTE ET ADTJK

 Lien siège/terrain et reporting

• Communiquer 2 fois par mois avec le siège de l’association (par vidéo-conférences et échanges mails)
• Faire remonter toutes les informations utiles au Conseil d’administration d’AEC-Foyer Lataste (de l’ordre de l’aspect décisionnel ou budgétaire) et au salarié du siège (de l’ordre de l’opérationnel).
• Préparer la venue annuelle du siège (planning de travail, logistique sur place…).

 Suivi, développement et levée de fonds

• Accompagner l’équipe Cambodgienne, principalement le Directeur de l’ADTJK et la chargée de Communication et Développement Cambodge, dans la levée de fonds au Cambodge.
• Etre en charge du suivi et de l’évaluation des projets en cours.

En collaboration avec la salariée du siège, la chargée de Communication et Développement Cambodgienne et l’assistant « Communication et levée de fonds » en contrat de Service Civique :

• Rédiger des dossiers de financement
• S’occuper du suivi des partenariats (contact,bilans…)
• Prospecter de nouveaux partenaires
• Organiser des événements de levée de fonds au Cambodge

 Communication envers les bailleurs et donateurs

• Rédiger en anglais et/ou en français les rapports aux bailleurs.

 Accueil sur le terrain/RH

• En collaboration avec la salariée du siège et le Directeur Exécutif de l’ADTJK : gestion et supervision des bénévoles et des volontaires en Service Civique en mission de   terrain
• Accueil   et   communication   avec   les   visiteurs   de   terrain : partenaires, visiteurs, parrains/marraines et donateurs (préparation avant la venue et accueil sur place).