France

ACTED recrute 01 Chargé(e) de Logistique Evènementielle

ACTED recrute 01 Chargé(e) de Logistique Evènementielle – Paris

CDD | 6 mois | 1er avril 2021

Convergences

Lancée en 2008 par ACTED, Convergences est une plateforme de réflexion, de mobilisation et de plaidoyer. Convergences promeut les Objectifs de développement durable (ODD) et la lutte contre la pauvreté, l’exclusion et les changements climatiques dans les pays développés comme dans les pays en développement avec pour objectif un monde Zéro exclusion, Zéro carbone, Zéro pauvreté (3Zero). Composée de plus de 200 organisations partenaires issues de tous les secteurs, Convergences agit pour susciter la réflexion et l’action, diffuser des bonnes pratiques et favoriser la co-construction de partenariats innovants à fort impact sociétal, avec l’animation de groupes de travail, la publication d’études et de rapports, l’organisation d’événements et en particulier du Forum annuel Convergences qui réunit chaque année à Paris plus de 5 000 personnes.

ACTED France (HQ)

Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 100 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 37 Directions Pays comprenant environ 450 expatriés et plus de 5440 salariés nationaux. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Le (la) chargé(e) de logistique sera placé(e) sous la responsabilité de la Direction exécutive et du/ de la Responsable de programmation et animation des Groupes de travail (GT). Il/elle devra accomplir les tâches suivantes :

  1. Coordination logistique du Forum Mondial 3Zéro 2021

a) Logistique événementielle

  • Organisation logistique du Forum en lien avec le Palais Brongniart et en respect des mesures et contraintes sanitaires liées à la pandémie COVID-19, scénographie, matériel, matériel, accueil, sécurité, gestion des flux de personnes, montage, démontage, déménagement, etc.
  • Coordination des bénévoles : recrutement, formation, gestion de planning et de responsabilités
  • Développement et optimisation des outils de suivi

b) Sélection et suivi opérationnel et budgétaire des prestataires externes

  • Cahier des charges et sélection des prestataires (billetterie, restauration/traiteur, hôtellerie, sécurité, etc)
  • Coordination et suivi des prestataires en amont, durant, et à l’issue du Forum
  • Appui au développement des ventes via la mise en place, gestion, animation de la billetterie du Forum et appui au démarchage
  • Appui, si nécessaire, à la gestion des prestataires suivis par les autres pôles de Convergences (communication notamment)

c) Appui à la mise en place des solutions digitales du Forum, en réponse au contexte sanitaire COVID-19

  • Cahier des charges et sélection des propositions digitales avec le Palais Brongniart (captation vidéo de contenus, diffusion en streaming sur plateforme web et réseaux sociaux, récupération et formatage de vidéo post forum, etc)
  • Etudes et sélection de prestations complémentaires de solutions digitales (outils de networking, chat room, online programme, etc)
  • En coordination avec les autres départements de Convergences, assurer la récupération et le formatage de matériel vidéo utilisable post Forum

d) Développement et mise en place d’une stratégie responsable du Forum

  • Travailler à diminuer l’impact carbone du Forum : diminution des déchets, choix de prestataires responsables, etc.
  • Collecte d’information auprès des prestataires pour la réalisation du bilan et compensation carbone du Forum

e) Suivi des dépenses et recettes du Forum

  • Réalisation des dossiers d’achat
  • Suivi des dépenses (prestataires, déplacements, etc)
  • Facturation et suivi des recettes (billetterie, sessions co-organisées, salon professionnel, remboursements, divers)
  1. Animation événementielle Convergences

a) Organisation et développement du Salon Professionnel du Forum

  • En coordination avec l’équipe de programmation du Forum, mise en place d’une stratégie d’animation du Salon Professionnel
  • Démarchage des exposants et gestion des relations exposants
  • Suivi des besoins exposants (matériel, billetterie, etc)

b) Coordination événementielle de Convergences

  • Selon les besoins, coordination logistique des événements et conférences organisés par Convergences tout au long de l’année
  • Appui au développement de solutions digitales utiles aux autres événements et conférences organisés par Convergences tout au long de l’année

Expériences / Formation

  • IEP, école de commerce, école de journalisme ou diplôme universitaire (niveau Bac+4/5)
  • Excellentes compétences rédactionnelles en français et en anglais (candidats bilingues appréciés)
  • Solides capacités d’analyse et de synthèse
  • Autonomie, rigueur, sens de l’organisation
  • Qualités d’écoute, relationnelles, et capacité d’adaptation
  • Bonne capacité et appréciation du travail en équipe
  • Motivation pour le secteur associatif et les thématiques de Convergences
  • Expérience en coopération internationale, microfinance, social business ou entrepreneuriat social serait un plus

Salaire

  • Contrat : CDD – 6 mois
  • Base : Paris, France
  • Salaire : Selon grille salariale – de 1800 à 1900e net par mois
  • Tickets restaurant
  • 50% des titres de transport (pass NAVIGO) pris en charge
  • Affiliation à la mutuelle obligatoire

Comment postuler

Envoyez votre candidature par mail (jobs@acted.org) sous Ref : CONVO/HQ

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