IDENTIFICATION DU POSTE

• Intitulé du Poste : Assistante de Direction
• Supérieur Hiérarchique : Directeur Programme
• Subordination : Néant
• Durée du projet : 2018 2021

2. MISSIONS ET ATTRIBUTIONS

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur du Programme, l’Assistante de Direction est chargée d’assurer les travaux de secrétariat et d’assistanat dans l’organisation et la planification des activités du Programme.

3. ACTIVITES & OPERATIONS DU POSTE

Assurer la gestion de l’agenda du Directeur Assurer la gestion du courrier (entrant et sortant) du Programme Gérer les appels téléphoniques (Entrants et Sortants) Accueillir et orienter les visiteurs Gérer et organiser le planning de réunions de coordination (inviter les personnes concernées, préparer la salle, éventuellement assister â la réunion et rédiger les comptes rendus … ) Elaborer les notes de synthèse Procéder au traitement des textes traiter les documents, gérer les procédures de classement, d’archivage et de sauvegarde des données du Programme Veiller à la bonne tenue du secrétariat Assurer le suivi et la coordination des tâches administratives
• Participer à l’organisation des évènements et manifestations du Programme tenir la caisse de fonctionnement du Pro gramme
• Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau Veiller à véhiculer une bonne image du Programme

4. LIENS FONCTIONNELS

Internes
Tout le Personnel du Programme
Externes
Visiteurs Fournisseurs Partenaires Institutionnels Partenaires Externes

5. COMPETENCES REQUISES

Formation BIS en Secrétariat Bureautique/Assistanat de Direction
Expérience Professionnelle
03 ans minimum