EAWA recrute 01 Chargé(e) des Achats/Procurement Officer
Projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA »
Cotonou, Bénin
TITRE DU POSTE : Chargé(e) des Achats/Procurement Officer PROGRAMME: #EAWA Lieu: Cotonou – Benin
Introduction : FHI 360 est une organisation Internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 travaille à partir de 60 bureaux avec 4 400 employés aux États-Unis et à travers le monde. Notre engagement envers les partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de gens.
Dans le cadre la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », FHI 360 recherche pour le bureau du Benin une (1) personne qualifiée pour occuper le poste de Chargé(e) des Achats/Procurement Officer.
Le poste a un statut de personnel local résident. Il est indiqué pour les nationaux et/ou les personnes d’autres nationalités mais résidant et ayant le permis de travail au Bénin.
I. Résumé du posteLe/la Chargé(e) des Achats est responsable de la surveillance de la conformité de l’accord #EAWA et des sous-récipiendaires, des protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la passation de marchés de services professionnels et de biens pour le projet. Il/elle offre une formation et des directives sur la gestion des achats, suivant les procédures de l’USAID. Le poste est basé à Cotonou, Bénin (statut de personnel local).L’embauche dépendra du financement final de l’USAID.
II. Principales responsabilités
APPROVISIONNEMENT: • Élaborer, mettre en œuvre et surveiller le plan d’approvisionnement• Diriger le processus des achats en assurant à répondre aux besoins en temps réel (rechercher les informations, prendre les dispositions nécessaires pour le respect des délais de soumission, etc.)• En collaboration avec le Directeur des Operations, apporter un appui dans le processus de budgétisation annuel (prévisions des coûts) • Assurer la gestion du processus d’approvisionnement depuis la validation des demandes d’achat jusqu’à la soumission du paiement du service/bien aux finances (qualité/délai)• Négocier les prix et les délais de livraison avec les fournisseurs, y compris ceux des véhicules, ordinateurs et autres articles liés à la technologie et autre équipement de programme.
LIVRAISON, PAIEMENTS ET CRÉANCES:• Assurer le classement des dossiers d’approvisionnement en version électronique et physique • Coordonner les livraisons avec le personnel des opérations et du Programme• Préparer les factures accompagnées des pièces justificatives, pour la revue du Directeur des opérations et de la Directrice du projet
GESTION DE L’INVENTAIRE:• Assurer le suivi et la gestion du stock ainsi que tous les actifs du projet• Participer aux rapprochements mensuels des inventaires aux fins de l’examen du Directeur des opérations et de l’approbation de la Directrice du projet• Gérer le processus de suivi des inventaires au niveau des partenaires• Assurer la gestion des actifs du projet dans la base de données
SUPERVISION :• Superviser l’Assistant logistique/Achat en fixant des objectifs clairs, en apportant des formations/orientations et support de manière régulière
III. Qualifications et compétences requises• Bac+4 en administration des Affaires, Sciences Sociales, ou disciplines assimilées
• Solides compétences analytiques et attention au détail sont indispensables • Expérience minimale de sept ans dans le domaine des Achats et Approvisionnement et / ou des Marchés Publics • Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) • Expérience de la gestion de base de données (atout)• Expérience avérée en matière de formation et / ou d’orientation formelle sur les instruments et procédures contractuels • Familiarité avec les conditions de financement des Agences de financement, en particulier les subventions de l’USAID• Maitrise des différents outils et mécanismes de contractualisation/achat et leurs applications• Expérience de supervision (préférence)• Expérience de travail dans des ONG (atout)• Capacité à gérer plusieurs tâches et demandes, à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement soumis à des délais précis ; l’exactitude et l’attention au détail dans l’exécution des tâches sont d’une importance cruciale • Solides compétences en communication verbale et écrite axée sur le service clientèle, avec une capacité à interagir de manière professionnelle avec un personnel et des intervenants externes de cultures et de langues diverses.
IV. SupervisionLe/la Chargé(e) des Achats sera supervisé(e) par le Directeur des Opérations basé à Cotonou et aura un lien fonctionnel de supervision avec la Directrice administrative et financière régionale, basée à Lomé pour les questions liées aux opérations et aux finances.
Cette description de poste résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ce travail.
Cet avis d’appel à candidatures ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. FHI 360 se réserve le droit de le réviser à tout moment.
V. Dossiers de candidatureFHI 360 n’exige aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (réception des dossiers de candidature, présélection, sélection, etc.).
Les dossiers de candidature doivent contenir les pièces ci-après :• Un CV de 4 pages maximum détaillé, actualisé et signé • Une lettre de motivation de 2 pages maximum signée • Les coordonnés (noms & prénoms, numéro de téléphone, adresse et fonction) de trois (3) personnes de référence • Une copie du diplôme.
NB :• Le titre du poste auquel vous postulez doit être clairement indiqué sur la ligne « objet » de l’E-mail comme tel : « Chargédesachats_ Nom&Prénoms » • Toute soumission dont l’objet du mail n’est pas précisé ne sera pas considérée • Les diplômes légalisés et attestations de travail seront demandés aux candidats présélectionnés • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les personnes intéressées et qui répondent aux critères ci-dessus énumérés sont invitées à envoyer leur dossier l’adresse électronique ci-après : Benin.ResourcesHumaines@fhi360.org au plus tard le mercredi 05 janvier 2022 à 17 heures GMT (GMT+1).
FHI 360 offre une rémunération compétitive.
FHI 360 est un Employeur équitable qui accorde la même chance à tous et ne s’engage dans aucune pratique discriminatoire à l’égard de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, du mariage, du statut, du handicap, du statut d’ancien combattant, des informations génétiques, ou de tout autre statut.
Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH/SIDA, sont fortement encouragés à postuler ce poste.
L’embauche dépendra du financement final de l’USAID. FHI 360 se réserve le droit de ne pas donner suite à ce processus de recrutement.
La Directrice Administrative et Financière Régionale