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NMbay recrute 01 Assistant (e) Administratif et Comptable

NMbay recrute 01 Assistant (e) Administratif et Comptable

Titre du Poste: Assistant (e) Administratif et Comptable

de son bureau de Kolda.

Le dossier des candidats comprenant un CV détaillé avec copie des diplômes et une lettre de motivation devra être transmis avec référence du poste en objet via adresse email : recruitment@nmbay.sn au plus tard le 06 Mars 2017.

Sous la supervision hiérarchique du Directeur Régional de la Zone Forestière Sud (ZFS) et thématique de la Responsable Administrative du Projet Naatal Mbay Dakar, l’Assistant(e) Administratif et Compt­able du bureau de Kolda du Projet Naatal Mbay est chargé(e) de fournir l’appui administratif et financier à l’équipe du Projet Naatal Mbay basée à Kolda et à celle en déplacement opérationnel à Kolda.

Principales tâches et responsabilités

  1. Appui administratif et logistique à l’équipe de Kolda
  • Reçoit et oriente les visiteurs ;
  • S’occupe des demandes de renseignements, répond aux appels téléphoniques et procède au trans­fert vers les destinataires ;
  • Prépare les mémos, correspondances et documents divers en fonction des besoins. Met en place et gère un système efficient de classement et d’archivage de tous les documents selon les procédures établies par le Projet Naatal Mbay ;
  • Assure une bonne gestion du courrier arrivée et départ à l’aide des supports prévus à cet effet pour une bonne circulation interne de l’information ;
  • Assure la gestion des équipements et des fournitures de bureau en coordination avec la responsable administrative du Projet Naatal Mbay Dakar : achats et maintenance des équipements, inventaire péri­odique, approvisionnement et suivi des fournitures de bureau ;
  • Coordonne les missions de terrain et voyages du personnel et des consultants du bureau : réservation d’hôtel, préparation des demandes de voyage, calcul et paiement avances de perdiem, préparation des rapports de dépenses, etc. selon les procédures du Projet ;
  • Supervise les chauffeurs, la gestion des véhicules et la dotation en carburant du bureau, conformé­ment aux procédures du projet : coordination des déplacements/voyages, entretien du véhicule, véri­fication des carnets de bord et de la consommation en carburant, supervision de l’utilisation des véhicules selon les procédures, etc. ;
  • Supervise l’agent d’entretien et veille à la propreté des locaux et à l’entretien régulier du jardm ;
  • Assure le suivi des consommations et des contrats locaux (Senelec, SDE. Sonatel, gardiennage, loyer dos locaux, etc.). Veille au paiement des factures échues par Kolda ou Dakar en fonction des montants dus;
  • Fournit l’appui logistique pour les ateliers et/ou rencontres organisés S Kolda ainsi qu’aux employé ou consultants du Projet Naatal Mbay de passage à Kolda :
  • Coordination des rencontres,
  • Réservation de sites ou d’hôtel.
  • Location d’équipements, de véhicules, etc. ;
  • Collecte les feuilles de présence (time sheets) du staff à pan>r du 25 de chaque mois et les envoie a Dakar pour approbation et paiement des salaires ;
  • Prépare les pièces administratives demandées selon les besoins.
  1. Gestion de la caisse du bureau de Kolda
  • Transmet les documents de paiement aux bureaux du Projet Naatal Mbay à Oakar pour approbation avant le paiement, conformément aux procédures de gestion de la caisse ;
  • Effectue les décaissements en respectant les procédures établies jusqu’à concurrence du plafond établi ou transmet les factures à Dakar : avances de perdiem, fournitures de bureau, location de véhicules, travaux d’entretien et de réparation, consommations (eau. électricité, téléphone), loyer, gar­diennage. etc. ;
  • Transmet les supports de gestion de la caisse et les pièces justificatives des décaissements au bureau du Projet Naatal Mbay à Dakar pour comptabilisation et réapprovisionnement selon le calendrier établi.

Effectue toute autre tiche qui lui serait assignée dans le cadre de son travail et selon ses compétences.

Qualification

  • Diplôme de niveau BTS Gestion, Comptabilité ;
  • 5 ans d’expérience professionnelle minimum dans une position comparable ;
  • Connaissance des projets de développement. La connaissance des procédures de l’USAID
  • Parfaite connaissance de l’outil informatique : tableurs, traitement de texte. Internet ;
  • Fortes capacités de communication interpcrsonnclle et de coordination ;
  • Capacité à travailler de manière autonome et sous pression ;
  • Jouit d’une bonne moralité ;
  • Le poste est basé à Kolda et couvre aussi la zone centre, la connaissance de la zone sera un plus

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