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La BAD recrute (01) Assistant(e) de direction auprès de la SVP

La BAD recrute (01) Assistant(e) de direction auprès de la SVP

Entreprise/Structure: Banque Africaine de Développement (BAD)
Ville, Pays: Afrique
Niveau d’études minimum réquis: Bac + 5 ou plus
Expériences professionnelles demandées: 4 ans
Date limite de dépôt de dossier: 19-07-2016
Email de réception des candidatures : Non précisé

Détails :

  • Titre du poste: Assistant(e) de direction auprès de la SVP
  • Grade: PL-6
  • Poste N°: 50001434
  • Référence: ADB/16/076
  • Date de publication: 29/06/2016
  • Date de clôture: 19/07/2016

Objectifs

La Banque africaine de développement est la première institution de financement du développement en Afrique. Au sein de la Banque, le Bureau du Vice-président principal (SVP) est chargé d’améliorer la cohérence et la coordination des actions entre les complexes, de veiller à ce que l’allocation des ressources soit le reflet des priorités stratégiques, de renforcer le suivi et la gestion de la performance et la culture du résultat. L’assistant (e) de direction travaillera directement avec la SVP.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du Directeur au Cabinet du SVP, le titulaire du poste s’acquittera des fonctions et attributions suivantes :

  1. Coordonner la gestion des tâches de routine du cabinet du SVP, notamment la mise en place de procédures efficaces d’administration du cabinet, d’un système de réception correcte et de suivi des correspondances pour assurer des réponses rapides et d’un système téléphonique efficace ; et assurer la gestion des dossiers d’information de la SVP.
  2. Préparer des dossiers d’information, des analyses et mémoires à l’intention de la SVP, selon les besoins.
  3. En consultation avec la SVP, concevoir, définir et organiser le calendrier de ses rendez-vous quotidiens ; veiller au respect des exigences relatives à la préparation de la participation de la SVP et/ou des réponses aux invitations à prendre part à des réunions.
  4. Coordonner les rendez-vous des visiteurs de haut niveau en veillant à impliquer les services de sécurité et du protocole et les divisions compétentes. Entretenir des relations formelles et cordiales avec les gouverneurs, les ambassades, les représentations, les institutions sœurs et autres organismes, en rapport avec les contacts directs avec la SVP.
  5. Coordonner le travail des assistantes au sein du Cabinet de la SVP pour en assurer un fonctionnement quotidien efficace. Il s’agit notamment de déterminer les priorités, d’équilibrer la charge de travail et d’assurer la qualité des prestations.
  6. Entretenir des liens étroits et collaborer avec les cabinets de divers départements de la Banque et ceux des hauts cadres d’autres institutions internationales.
  7. Contribuer à tous les aspects des activités relatives aux réunions en interne et à l’appui des grands événements (conférences et réunions), ainsi que dans la détermination de nouveaux enjeux nécessitant l’intervention de la SVP.
  8. Assurer le suivi de la mise à disposition des contributions écrites et des documents d’information sollicitées, à savoir points de discussion, discours, programme média, etc., lors des réunions animées par la SVP (en interne et en mission à l’étranger).
  9. Effectuer des missions avec la SVP, le cas échéant.
  10. Collaborer avec l’assistant administratif pour préparer les voyages de la SVP du point de vue de la logistique et du budget. Contribuer à l’élaboration du programme de travail de la SVP et soumettre des propositions de KPI lors de la préparation du budget annuel.
  11. Exécuter toute autre tâche pertinente au travail qui lui est confiée par le Directeur et la SVP.

Critères de sélection

  1. Etre titulaire au moins d’un diplôme de Master 2, DEA, DESS ou son équivalent en administration ou gestion de bureau, ou toute autre discipline pertinente pour les opérations de la Banque.
  2. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente ;
  3. Excellentes compétences en matière d’organisation, d’analyse, de coordination et de communication/correspondance professionnelle ;
  4. Capacité à travailler de façon précise, méthodique et à respecter les délais ;
  5. Intégrité et capacité à travailler sous pression et à produire à temps des résultats de qualité ;
  6. Capacité à gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes ;
  7. Bonne expérience professionnelle et connaissance d’une des activités de la Banque ;
  8. Capacité à évaluer les problèmes et à trouver rapidement des solutions réalistes, capacité éprouvée à adopter une approche pluridisciplinaire face aux problèmes ;
  9. Maturité de jugement avérée ;
  10. Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et/ou en français ;
  11. Maîtrise de l’utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Access et Power Point, SAP et/ou autre système de gestion intégrée des documents).

Postuler en ligne

Postuler

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

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