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Young Day’s recrute 01 Assistant Événementiel

Young Day’s recrute 01 Assistant Événementiel (H/F)

Nous organisons du 26 au 30 août 2020 un rassemblement des jeunes bénévoles du Secours Catholique (Young Day’s). Cet événement donne l’occasion à des jeunes, d’expérimenter la fraternité et de partager leurs expériences d’engagement solidaire.

Vous souhaitez contribuer à la réalisation de cet événement, nous comptons sur vous pour assurer l’assistanat administratif et la partie logistique.

Vous travaillerez sous la responsabilité de la Chargée de projet événementiel, en lien avec le Chargé de projet réseau jeune. L’équipe de préparation de l’événement est composée de bénévoles et de salariés.

DESCRIPTIF

L’Assistant(e) Evènementiel :

Suit le projet et réalise des reportings

  • S’assure du bon avancement de la préparation de l’évènement (en lien avec les pilotes des commissions) et participe à l’établissement et la mise en œuvre d’un rétro planning
  • Assure le suivi administratif de l’évènement (suivi des factures, gestion des mails, suivi de dossier, gestion des listings, etc.)

Etablit les documents utiles à l’organisation de l’évènement (tableaux de synthèse, conducteur/tableaux de bords, etc.) et assure un classement des outils produits pour l’évènement (par les commissions), en lien avec les pilotes des commissions, formalise le bilan de l’évènement.

Apporte son appui à la réalisation de l’évènement

  • Appuie les pilotes du comité de pilotage et des commissions organisatrices de l’événement et, s’assure de la bonne transmission des informations entre les commissions
  • Répond aux différentes demandes des délégations dans le domaine concerné en étant leur interlocuteur privilégié.
  • Participe à la réalisation de l’évènement sur place en contribuant aux différentes actions

Facilite l’organisation opérationnelle et logistique de l’événement

  • Assure le lien avec les responsables de la logistique sur le site
  • En lien avec les pilotes, assure la circulation d’information entre les équipes et veille à la cohésion des équipes de bénévoles;

Organise la communication interne et externe

  • Etablit le plan de communication et met en place les outils de communication (site d’inscription en ligne, newsletter, post Facebook), en lien avec le Département Communication Interne
  • Organise la signalétique sur site et les outils de communication de l’évènement (livret du participant, fiche atelier, etc.), en lien avec le département production

 

 

Profil attendu :

  • Niveau Bac + 2 (IUT/BTS) avec expérience ou Bac +4/5, ESC, filières universitaires (management de projet, évènementiel)
  • Il est indispensable de disposer d’une expérience réussie en matière d’organisation logistique d’événements ayant permis de démontrer une forte capacité à répondre à de nombreuses sollicitations et/ou plusieurs projets simultanés, capacité à définir des priorités
  • Forte capacité d’adaptation
  • Maîtrise parfaite des logiciels de bureautique (Word, Excel, logiciel de gestion d’événement) Maîtrise d’une langue étrangère (en particulier l’anglais) souhaitée
  • Bonne expression écrite
  • Fiabilité, rigueur
  • Créativité, polyvalence, autonomie et proactivité
  • Esprit d’équipe et bon relationnel
  • Adhésion aux valeurs et au projet du Secours Catholique-Caritas France

 

Précisions sur le poste :

  • Déplacements à prévoir en France, notamment sur le lieu de l’évènement
  • Disponibilité demandée pour 2 week-end de préparation (4-5 avril et 4-5 juillet) et travail possible en soirée
  • Disponibilité obligatoire en août 2020 et en particulier durant la deuxième quinzaine d’août

 

 

A propos de l'auteur

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