World Vision International recruits 01 Administration and logistics Officer

Job Description

Administration and logistics Officer/ Kinshasa

16274-12N00076

Africa Democratic Republic of the Congo

Kinshasa

Administration/Corporate Services

25-May-20

Administration and logistics Officer/ Kinshasa

World Vision recrute Un (01) Admin&Log Officer basé(e) à Kinshasa, en République Démocratique du Congo. Ce poste est réservé aux candidats de nationalité congolaise

BUT DU POSTE :

Sous la supervision de l’Admin Coordinator, effectuer des tâches administratives et logistiques pour le bureau Zonal et les grappes conformément aux normes, politiques et procédures de Vision Mondiale afin d’assurer un bon fonctionnement du bureau, y compris le mouvement du personnel et des visiteurs, la gestion de la maison d’équipe, l’inventaire des actifs. Superviser le bureau et le nettoyeur de maison d’équipe(s).

RESPONSABILITES GENERALES :

-Fournir un soutien administratif à toutes les unités et grappes des bureaux zonaux avec l’approbation du superviseur direct.

-Maintenir une liste précise des visiteurs et informer le superviseur et d’autres membres du personnel compétents du nouveau personnel/visiteurs qui viennent dans la zone

-Organiser, gérer et superviser l’entretien des services de soutien de bureau, y compris le secrétariat, le traitement des données et l’achat d’équipement de bureau, les services de construction et l’hospitalité aux visiteurs.

-S’assurer que tous les documents administratifs sont déposés de façon appropriée conformément aux normes vision mondiale.

-Veiller à ce que les demandes de tout gestionnaire de cluster soient exécutées immédiatement et qu’elles font un suivi sur toute question en suspens.

-Aider à la préparation du budget annuel du Département de l’administration

-Assurer la sécurité des bureaux en collaboration avec le responsable de la sécurité pendant les heures de travail et les heures de travail

-S’assurer que le temps d’antenne du téléphone cellulaire est disponible en tout temps pour le personnel conformément à la politique.

-S’assurer que les services publics sont disponibles et fonctionnent correctement dans le bureau, l’entrepôt et la maison d’équipe.

-S’assurer que le loyer du bureau est payé à temps.

-Assurer la mise en place d’un registre d’actifs à jour et précis du bureau Zonal et des grappes. S’assurer que la base de données annuelle d’assurance est remplie en temps opportun

-Veiller à ce que la documentation relative aux véhicules à moteur/motocyclettes soit bien entretenue et à jour

-S’assurer que les voyages sont bien coordonnées, que les réservations d’hôtels sont effectuées à temps et communiquées au personnel concerné

-Les mouvements des véhicules de bureau zonal sont bien planifiés et coordonnés

-S’assurer que les registres des véhicules sont remplis et que la politique du véhicule est appliquée, y compris l’entretien et les réparations

-Veiller à ce que les fournitures du projet soient reçues et expédiées à temps et à la documentation déposée

-Effectuer d’autres tâches administratives comme demandé, y compris la surveillance des nettoyeurs

QUALIFICATIONS/ EDUCATION et / ou expérience

-Diplôme en Administration, gestion ou logistique ou Éducation équivalente

-Connaissance en Excell, Word

-Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG ou des Nations Unies

-Permis de conduire au moins catégorie B avec conduite de véhicule et motocyclette expériences

-Compétences en planification et en coordination

LANGUES

-Excellentes connaissances du Français en communication (orale et écrite),

-Une connaissance pratique de l’anglais.

Attitudes et comportement

World Vision est une ONG dont le travail est centres sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif a l’abus sur un enfant ou des comportements contraires a la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées