World Food Programme recruits 01 Business Support Assistant (Administration) G4

Career Opportunities: Business Support Assistant (Administration) G4 (104938)

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

Pour plus d’informations, suivez les activités du PAM sur http://fr.wfp.org/  Twitter / Facebook

DESCRIPTION DU POSTE

Titre du poste :  Business Support Assistant (Admin)

Grade/Type de Contrat : GS4/Fixed Term

Lieu d’affectation: Bureau pays/Niamey

Nombre de postes: 1

 RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Etre en contact avec le Ministère des Affaires Etrangères, la Douane pour la franchise douanière et transit, la Direction Générale des Impots pour toutes les questions d’exonérations;

Etablir et suivre les demandes d’exonération des droits et taxes en Douane pour la franchise hors taxe des marchés passés à l’international,

Etablir et suivre les demandes d’exonération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) auprès du service des impôts pour les marchés au niveau local,

Mettre en place un système de suivi des commandes arrivées sous douane  jusqu’à la livraison au PAM  en étroite collaboration avec le transitaire,

Etablir les demandes d’avance à soumettre aux Agences des Nations Unies dans le cadre de la gestion des bureaux commun ;

Préparer les factures de demande de remboursement (charges réelles) à soumettre aux Agences et assurer l’archivage de toutes les pièces justificatives ;

Faire le suivi des contrats d’Administration (nettoyage,gardiennage,loyer,Agences de voyage……).

Préparer les appels à cotation (en se basant sur liste de fournisseurs actualisée) pour les MPOs;

Préparer les demandes ponctuelles de création de code nouveau fournisseurs et s’assurer des vérifications d’usage (liste 1267 antiterroriste….) pour le Vendor Master et soumettre le rapport mensuel des requetes;

Assurer la gestion de l’entretien des bâtiments et des équipements (bon fonctionnement des équipements bureautiques, froid, électricité, groupes);

Initier les requêtes (PR) dans le système Wings selon les besoins de l’administration ;

S’assurer de la réception conformes des commandes  de l’administration et prendre les actions requises pour le paiement des fournisseurs/prestataires (Services Entry Sheet et Good Receive Note dans WINGS);

Faire les évaluations périodiques des fournisseurs et transmettre au service Achats;

Tenir et mettre à jour réguliérement la liste des fournisseurs de l’Administration en collaboration avec le service Achats;

Superviser le travail des agents de surface;

Assurer toute autre tâche similaire relative à l’administration.

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES

Mission

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.

Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur

Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.

Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.

Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.

Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues

Se concentrer sur l’obtention de résultats: Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité

Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements

Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.

Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs

Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

Formation:

 Langues:

 Informatique:

Minimum diplôme de fin d’études secondaires (BAC).

Maîtrise de la communication oral et écrit le français (niveau C) et niveau intermédiaire de l’anglais (niveau B).

Bonne connaissance des langues locales.

Bonne maitrise de l’outil informatique (Word,Excel,Access,PowerPoint,Internet, etc.)

QUALIFICATIONS DESIRABLES

Formation: BAC+ 2 en Administration, gestion, comptabilité ou domaine pertinent souhaitable

Expérience:  Au moins quatre ans d’experience dans le domaine de l’administration et autres domaines pertinents.

TERMES ET CONDITIONS D’EMPLOI

MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI

Le PAM offre des opportunités égales à tous

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le   PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des  actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé  à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes et est certain que sa  mission de lutte contre la faim dans le monde  ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d’accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération :  selon la grille du PAM / Nations Unies

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 DATE DE SOUMISSION

Délai de soumission:  30 Avril 2019

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne du PAM accessible à http://www1.wfp.org/careers/job-openings

La préférence sera accordée aux candidates féminines qualifiées. Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas considérées. Merci de ne pas envoyer une même candidature doublement. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.