Assistant de Bureau (Office Assistant)

Dakar, Sénégal
Titre du poste 6: Assistant de Bureau
Superviseur: Gestionnaire des Ressources Humaines
Lieu: Dakar

Profil
• Être titulaire d’un Bac +2 en Gestion Administration des Entreprises, ou équivalent
• Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles dans le milieu des ONG
• Maîtrise de Microsoft Office
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision,
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
• Sens de l’organisation et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Maîtrise du français et une bonne compréhension de l’anglais.

Tâches et Responsabilités :

Coordonner avec tout le personnel de Winrock, y compris le personnel de Dakar et le personnel de terrain, les tâches de soutien administratif et logistique ;
• Coordonner les dispositions de transport du bureau et la répartition quotidienne des chauffeurs/véhicules du bureau afin d’assurer l’utilisation appropriée des ressources de transport pour répondre le mieux possible aux besoins opérationnels du bureau ;
• Accueillir les invités, répondre au téléphone et les guider dans leurs communications internes et externes ;
• Gérez et suivez un système de correspondance avec structure de référence ;
• Effectuer des tâches liées à la saisie de données et fournir de l’aide pour le classement, l’archivage et la disposition des documents au besoin ;
• Responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions et de la collecte des rapports du bureau ;
• Gérer le stock de fournitures de bureau ;
• Fournit des fournitures en identifiant les besoins en matière de réception, de standard téléphonique, de salle de courrier et de cuisine ;
• Préparer les lettres et les documents conformément aux exigences de gestion et gérer les fichiers électroniques communs sur le réseau ;
• Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’organisation ;
• Tenir à jour un système de classement des documents importants et confidentiels de l’organisation ;
• Répondre aux questions des employés et des partenaires ;
• Mettre à jour les politiques du bureau selon les directives ;
• Tenir à jour le calendrier de l’organisation et planifier les rendez-vous ;
• Réservez des salles de réunion au besoin ;
• Distribuer et conserver la correspondance (p. ex. lettres, courriels et colis).
• Organiser les déplacements et l’hébergement des visiteurs selon les besoins ;
• Programmer des événements internes et externes ;
• Appuyer la préparation et l’organisation de réunions, d’ateliers et de programmes de formation
• Gérer la petite caisse
• Fournir un soutien pour le suivi des comptes créditeurs et débiteurs
• Autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.

Tous les candidats intéressés doivent soumettre leur curriculum vitae, deux références et une lettre de présentation maximum d’une page.