Burkina Faso

UNICEF recrute 01 Administrative Officer

UNICEF recrute 01 Administrative Officer(NOB)

 

  • Niveau d’études: Bac + 4
  • Expérience: 2 ans
  • Expire le: 26-01-2019

UNICEF

Ouagadougou, Burkina Faso
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Administrative Officer, (NOB), Ouagadougou, Burkina Faso, # 85943
Job Number: 518918 | Vacancy Link
Locations: Africa: Burkina Faso
Work Type : Fixed Term Staff
Si vous etes un professionnel engage, creatif et que vous etes passionne pour faire une difference durable pour les enfants, l’Organisation leader des droits de l’Enfant souhaiterait vous donner l’opportunite de vous exprimer.
Pendant 60 ans, l’NICEF a travaille sur le terrain dans 190 pays et territoires pour faire la promotion de la survie, la protection et le developpement des enfants. L’UNICEF, plus grand pourvoyeur de vaccins au monde pour les pays en developpement, soutient la sante et la nutrition des enfants, l’acces a l’eau potable et a l’assainissement, une education de base de qualite pour tous les garcons et filles, et la protection des enfants contre la violence, l’exploitation, et le VIH/SIDA. L’UNICEF est integralement finance par des contributions volontaires d’Individus, de Compagnies, de Fondations et de Gouvernements.
A. Objet du Poste
En qualite de point focal de la gestion des services administratifs du bureau pays, le/la titulaire est responsable de fournir des services de support administratif de maniere efficace et a un cout optimal, en donnant des avis/orientations sur les services de soutien administratif et la gestion du personnel administratif. S’assurer que les operations et services administratifs du Bureau operent en conformite avec les regles, reglements, procedures et politiques de l’organisation. S’assurerque les operations et services administratifs du Bureau operent en conformite avec les regles, reglements, procedures et politiques de l’Organisation
B. Principaux Resultats Attendus
Interpretation et application correcte des politiques et procedures administratives mises en oeuvre en temps opportun pour apporter un appui aux operations au niveau du pays ou au niveau des regions. La preparation et la mise en oeuvre du budget sont administrees, suivies et controlees de maniere appropriee dans les domaines de la gestion administrative et des services
La gestion, la delivrance et l’amelioration des services de soutien administratif sont effectues en temps opportun, et les arrangements de securite sont etablis pour une meilleure surete et securite ;
La gestion du patrimoine des fournitures et equipement de bureau, vehicules et autres actifs est effectivement realisee ;
Toutes les formalites administratives et les formalites pour l’etablissement de contrat sont conformes aux exigences telles que stipulees dans les politiques, procedures, et regles.
Le renforcement des capacites des fonctionnaires est ameliore au moyen de programme de formation et de developpement dans le domaine de la gestion administrative et des services
Des relations de travail effectives sont maintenues avec les autres agences, les autorites locales et les partenaires de mise en oeuvre
Tout autre responsabilite et service administrative assigne est effectivement realise et effectue
Principales taches et Responsabilites Attendues
En termes de Politiques, de procedures et de strategies, le titulaire du poste :
Est Responsable de l’application correcte et constante des politiques et procedures dans les fonctions administratives assignees par la delivrance de conseils et d’assistance au bureau pays ou aux sous bureaux au besoin ;
Contribue a la planification strategique et au suivi des questions administratives au niveau pays/region au besoin. Apporte des contributions pratiques sur la mise en oeuvre des directives administratives, en collaboration etroite avec le Chef de Bureau, les fonctionnaires des Operations, et le superviseur ;
Apporte un appui a son superviseur et informe les fonctionnaires des mises a jour sur les politiques, regles et procedures administratives. Met en oeuvre et interprete de facon correcte les politiques, regles et procedures administratives. Briefe et apporte assistance sur les procedures administratives et exigences de base aux fonctionnaires qui arrivent et qui partent ;
Fait des recommandations specifiques sur l’amelioration des systemes et controles internes, planification, restructuration et resolution de problemes sensibles, en prenant en compte les conditions en vigueur dans la localite.
Tient son superviseur informe des domaines ou des problemes potentiels pourraient survenir, et identifier et recommander des solutions. Preparer les rapports sur les questions administratives au besoin.
Donne un appui administratif et des services aux bureaux de zone et postes, au besoin, incluant la preparation et le financement de contrats de service, la preparation des demandes d’achats pour toutes les fournitures de l’Administration et des conseils sur les procedures administratives.
Effectue des missions dans les bureaux de terrain pour faire la revue des preparatifs administratifs et faire les recommandations appropriees au besoin ;
2. En termes de Gestion du Budget, le titulaire du poste :
Fait le suivi du budget en etroite coordination avec le superviseur pour s’assurer que les objectifs stipules precedemment dans l’annee fiscale sont realises pour des operations en douceur dans le bureau incluant les bureaux de zone et les postes au besoin ;
Recommande et prepare les estimatifs sur les locaux de Bureau, les fournitures et besoins en equipements pour la preparation des budgets ;
Assiste les bureaux de zone dans la mise en place et la maintenance des services administratifs ;
Prepare, suivi et controle le budget administratif.
3. En termes de Soutien et de Services Administratifs, le titulaire du poste :
Effectue la delivrance et l’amelioration du soutien administratif et des services de bureau, y compris la gestion de l’espace, les services de transport, utilisation et la maintenance des vehicules, equipement, conference et arrangements de voyage, reproduction de documents, communications, courrier et services de livraison, achat locaux et paiement de factures d’utilites.
Assure la delivrance en temps opportun et de facon de services de base du Bureau, y compris la gestion de l’espace, equipement, communications et pour ameliorer la securite des fonctionnaires et la productivite ;
Apporte un appui a l’equipe des Operations Inter-Agence pour ameliorer les services communs des Nations Unies pour atteindre l’efficacite et l’efficience ;
Aide a negocier et administrer les questions relatives aux locaux des bureaux, utilites et services avec les fournisseurs et les agences.
4. En termes de Gestion de Patrimoine, le titulaire du poste :
Apporte une assistance a la gestion des fournitures de l’Administration, des equipements de bureau et vehicules, a la mise a jour des inventaires, sert au besoin comme membre ex-officio du Property Survey Board ;
Aide a preparer les soumissions du superviseur du Property Survey Board submissions, prepare les minutes des reunions ;
Assiste le superviseur pour la mise en oeuvre des recommandations du PSB approuvees par le Chef de bureau ;
Suit et supervise l’utilisation adequate et appropriee des fournitures ;
S’assure que les services et la maintenance des locaux sont conformes aux normes de l’organisation.
5. En termes d’Arrangement contractuel et de Controle, le titulaire du poste :
S’assure que toutes les transactions administratives et les preparatifs pour l’etablissement des contrats sont conformes aux politiques, regles et procedures en vigueur ;
Participe a la revue des preparatifs pour l’etablissement des contrats relatifs au soutien administratif (i.e. courrier, maintenance, soutien administratif auxiliaire, maintenance des vehicules, maintenance des equipements etc.) pour s’assurer que les termes et conditions de tous les contrats sont respectees par les prestataires de services ;
Propose au superviseur toute modification requise ;
Effectue le suivi des paiements selon les obligations contractuelles.
6. En termes de Formation et Developpement du personnel, le titulaire du poste :
Collabore au developpement des activites de formation pour s’assurer de la performance effective des services de gestion administrative ;
Met en oeuvre les activites effectives de renforcement de capacites de formation et de developpement des fonctionnaires ;
Assiste dans l’organisation des ateliers pour le renforcement des capacites, et la formation et le developpement des fonctionnaires.
7. En termes de Partenariat, de coordination et de collaboration, le titulaire du poste :
A la demande, sous la direction de son superviseur, collabore avec d’autres agences, autorites locales et partenaires de mise en oeuvre sur des questions administratives, y compris l’harmonisation et l’echange d’information ;
Effectue toutes autres taches et responsabilites assignees telles que requis.
C. Qualification et Competences
Qualifications academiques
Diplome Universitaire (Maitrise) en Management des Organisations, en Administration, en Gestion, en Finance, en Sciences Sociales, et tout autre domaine equivalent et pertinent.
Experience professionnelle
Deux annees d’experience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans la gestion de bureau, l’Administration, les Finances, la Comptabilite, l’ICT, les Ressources Humaines, les Approvisionnements et toute autre fonction appropriee
Experience de travail en situation d’urgence. Bonne maitrise du Francais et bonne connaissance de l’Anglais
Competences Requises
i) Valeurs Fondamentales :
Engagement
Diversite et Inclusion
Integrite
ii) Competences de Base
Communication
Travail en Equipe
Atteinte des Resultats
iii)  Competences Fonctionnelles
Capacite d’Analyse
Application de l’Expertise Technique
Respect des Instructions et Procedures
Planification et Organisation
iv) Connaissances Techniques
(a) Connaissances Techniques Specifiques Requises
Fonctions de gestion de services administratifs de ce poste selon le contexte du pays et les conditions de travail ;
Politiques, procedures et directives de l’UNICEF sur la gestion des services administratifs dans le   manuel as relevant, selon le contexte du pays et les conditions de travail ;
Plan Strategique a moyen terme de l’UNICEF (MTSP) en relation avec la gestion des services administratifs selon le contexte du pays et les conditions de travail ;
(b) Connaissances Techniques Generales Requises
Principes de gestion de Bureau, gestion des operations, gestion et administration du programme.
Objectifs, visions, positions, politiques, et strategies de gestion des services administratifs
Gestion de l’Information et de la Technologie de Communication.
Operations d’approvisionnements, de logistique et de gestion des achats.
Gestion basee sur les Resultats et l’Approche Droits de l’UNICEF ;
Programme politiques, objectifs, strategies, approches et procedures d’urgence de l’UNICEF.
Connaissance sur Egalite Genre et diversite
(c) Connaissances Techniques a acquerir/ a ameliorer
Politiques et strategie NU pour regler les problemes d’harmonisation de gestion des services administratifs et des operations du systeme commun.
Positions de l’UNICEF sur les approches communes des problemes de gestion des services administratifs et des operations ;
Directives de securite des NU
Reglements et les lois gouvernementales dans la localite pertinents a la gestion et aux operations des services administratifs.
UNICEF est engage au respect de la diversite et l’inclusion au sein de sa force de travail, et encourage les candidats masculins et feminines qualifies de toutes nationalites, religions et origine ethnique, y compris les personnes vivantes avec des handicaps a postuler pour etre membre de notre organisation.
L’experience dans une autre agence de UNICEF/Nations Unies est un atout.
L’UNICEF applique la politique de tolerance zero a l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcelement, y compris le harcelement sexuel et la discrimination. Tout candidat considere pour un recrutement fera l’objet d’une verification rigoureuse des references et des antecedents.
Closing Date Sat Jan 26 2019 00:55:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest)

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A propos de l'auteur

Khady Khady

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