UNICEF recrute 01 Administrative Assistant, GS5 FT « Ouvert Uniquement aux nationaux »
- Expérience: 5 ans
- Expire le: 07-11-2018
UNICEF
Tombouctou, Mali
Humanitaire (ONG, Associations, …), Projet/programme de développement
Administrative Assistant, GS5 FT, Tombouctou, Mali ( Ouvert Uniquement aux nationaux_Job Number: 516579 | Vacancy LinkLocations: Africa: MaliWork Type : Fixed Term StaffOBJECTIF DU POSTESous la supervision du chef de bureau de Tombouctou, l’assistant(e) administratif (ve) est chargé d’exécuter une grande variété de tâches administratives normalisées exigeant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF. À ce titre, la nécessité de projeter l’image d’un fournisseur de services crédible et fiable est essentielle à la qualité des services livrés, et l’impact du travail se répercute directement sur la réputation globale de l’équipe en termes de réactivité aux besoins des partenaires et de qualité d’exécution des processus.PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉSVoyageFournir une assistance de voyage au personnel du bureau de Tombouctou pour les arrangements de voyage et les indemnités en fonction des règles et des politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.Informer les membres du personnel sur les questions relatives à des questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité, les procédures de documentation.Extraire, saisir, maintenir et vérifier l’exactitude des documents de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir des transactions précises liées aux frais de déplacement et aux déplacements du personnel.Aider à la préparation des budgets relatifs aux frais de déplacement et tenir à jour les registres de contrôle budgétaire des voyages.Traitement des facturesResponsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, par la suite, du traitement dans le système « vision ».Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système.Répondre au statut de transaction du client et à d’autres demandes.Contrats de consultants ou autres prestataires de servicesFacilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service au bureau de zone. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans le système, et la mise en place des arrangements logistiques nécessaires.Tenir à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants.Organiser l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.Evènements et conférencesSoutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en collaborant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes.Coordonner les plannings en assurant la liaison avec les participants pour connaitre leur disponibilité.Assurer la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.Préparer les documents d’information pour les participants et télécharger les documents nécessaires sur l’intranet.Préparer et maintenir l’ordre du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.Gestion immobilière, équipement de bureau, véhiculesSoutenir la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, en mettant à jour l’inventaire des articles.Surveiller et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures.S’assurer que les services et la maintenance des locaux sont conformes aux normes de l’organisation.Fonctions administratives généralesTenir à jour les fichiers matériels et électroniques et mettre à jour les systèmes de bases de données pour assurer l’enregistrement, la conservation et l’élimination en temps utile et de manière appropriée des informations confidentielles.Maintenir les registres de présence / agir en tant que point focal de départ.Surveiller l’utilisation de toutes les demandes d’intrants financiers et signaler au superviseur les ajustements nécessaires (surutilisation, manque de fonds, etc.).Se familiariser avec les instructions / outils liés au suivi du programme et faire rapport au superviseur pour les changements importants.QUALIFICATIONSEtre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondairesAu moins cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine administratif ou de bureau sont requises.Bonne connaissance du français. L’anglais est un atout ainsi que la connaissance de la langue locale.Competences:Core ValuesCommitmentDiversity and inclusionIntegrityCore competenciesCommunication (II)Working with people (II)Drive for results (II)Functional Competencies:Analyzing (II)Applying Technical Expertise (II)Planning and organizing (II)Following Instructions and Procedures (II)Closing Date Wed Nov 07 2018 00:55:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest)POSTULER