Gabon

UNICEF recruits 01 Senior Executive Associate GS6

UNICEF recruits 01 Senior Executive Associate GS6

 

Job no: 522330
Work type: Fixed Term Appointment
Location: Gabon
Categories: Support: Communication, Support: Programme, Support: Operations, G-6

Pour chaque enfant, un espoir
L’UNICEF œuvre dans les endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde, pour sauver leurs vies, pour défendre leurs droits, pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout dans le monde, chaque jour, afin de créer un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.
Comment pouvez-vous faire une différence ?
Sous la supervision du Représentant, le/la titulaire du poste est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau de la Représentation. Il s’agira aussi de gérer l’information et la coordination des dossiers au sein de l’équipe managériale. Le poste est l’interface clé entre un large éventail de contacts, y compris les personnalités officielles de haut rang, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Le/la titulaire du poste priorise et organise aussi ses tâches et son travail de manière indépendante en fonction des orientations générales du superviseur afin d’assurer une gestion efficace du Bureau du représentant.
1. Appui à la facilitation du bon fonctionnement du bureau et au traitement de l’information et des données.
Aide à gérer les activités du bureau du Représentant en ce qui concerne les communications, les réunions et le déroulement des travaux ; identifie les sujets complexes ou sensibles et les contacts pour un traitement privilégié ainsi que pour les questions prioritaires qui doivent être portées à l’attention du Représentant. Le cas échéant, fournit des informations et des conseils au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle afin de garantir la compréhension de l’intention et des délais. Enregistre physiquement et sur électroniquement les correspondances et les documents ; surveille l’avancement des travaux et les cas de priorité et de préoccupation pour le Représentant.
Arrange les rendez-vous et tient à jour le calendrier du Représentant, reçoit les visiteurs de haut rang, passe et surveille les appels téléphoniques et répond aux demandes de renseignements avec discrétion ; Participe à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel, des réunions spéciales et des réunions de haut
niveau, notamment en aidant à la finalisation de l’ordre du jour de la réunion, aux invitations, à la production et à la distribution de la documentation et à la préparation des procès-verbaux et / ou des notes des réunions. Archive sur sharepoint les comptes rendus de réunion ainsi que les documents cadre relatifs à la gouvernance du bureau. Distribue les rapports et les informations sur les réunions et assure le suivi des actions requises. Organise et facilite le travail administratif du bureau du Représentant, y compris la mise en place de procédures internes et de systèmes de suivi pour la correspondance et les documents ; reçoit et enregistre la correspondance et les documents.
2. Assurer une image professionnelle. Discrétion exercée avec des informations confidentielles et des sujets délicats et complexes.
Se tient au courant des activités d’importance, des dernières politiques, procédures et changements organisationnels affectant l’équipe. Établit et maintient un système de gestion des documents contenant des documents de référence et des documents confidentiels, au besoin. Conserve les fichiers de politique, confidentiels et de gestion générale. Conserve la liste des noms, adresses et numéros de téléphone des Ministres, des Responsables Gouvernementaux et des Membres du corps diplomatique.
Recueille et prépare des documents d’information à l’intention du Représentant concernant les voyages officiels ou les réunions spéciales; rédiger des réponses aux demandes écrites sur diverses questions de routine et non courantes; communique les informations sensibles à la direction et coordonne les réponses aux demandes sensibles pour le compte du Représentant. Aide au besoin des préparatifs de voyage du Représentant, y compris des réservations d’hôtel.
3. Préparation, transmission et suivi de la correspondance / des communications, de la documentation et des rapports contribuant à la réalisation des objectifs de travail
Préparer la documentation pour la signature du superviseur en vérifiant le style, l’exactitude factuelle et grammaticale. Fait des traductions informelles dans une autre langue officielle si nécessaire. Rédige une correspondance non substantielle basée sur une connaissance directe du programme de travail ou des événements, des notes brutes ou des instructions verbales, pour approbation par le Représentant. Communique les informations sensibles et coordonne les réponses aux demandes sensibles au nom du Représentant. Suit la préparation des rapports, de la correspondance, des notes d’information et autres documents à titre de référence pour le Représentant. Passe en revue ces documents pour le format et le style appropriés, conformément aux pratiques standard. Choisit et rédige des résumés pertinents et entreprend des recherches d’informations selon les directives.
4. Gestion effective des opérations, systèmes et procédures du bureau facilitant le travail d’équipe et le travail du bureau du Représentant.
Travaille en étroite collaboration avec ses collègues et aide à la réalisation des priorités et des objectifs du travail. Établit un système de suivi des mesures prises et fait rapport au Représentant. Crée et certifie des voyages pour le compte du Représentant et du personnel ne disposant pas de compte VISION. Crée et maintient des entrées dans ZVISA. Crée et met à jour des enregistrements de base de données de fournisseurs (vendors).
S’acquitte de toute autre tâche assignée par le Représentant régional pour la réalisation des objectifs et des priorités du bureau.
Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :
• Un diplôme de fin d’études secondaires requis. Un Diplôme d’études supérieures en Administration des affaires ou dans tout autre domaine connexe issu d’un établissement accrédité ** est un atout.
• Six (06) ans d’expérience dans l’administration. La connaissance du protocole et l’expérience en tant qu’assistant de direction sont recherchés.
• Des connaissances et compétences nécessaires à l’utilisation des applications informatiques standards de bureau.
• Une expérience au sein du système des Nations Unies ou au sein d’une organisation internationale serait un atout ;
• Des compétences linguistiques : Maîtrise du Français et de l’Anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
• Comme valeurs essentielles requises : Engagement ; Intégrité ; Diversité et Inclusion
• Une grande capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
Une capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches.
NB : Ce poste est réservé aux candidats de nationalité gabonaise ou aux étrangers titulaires d’une carte de résident au Gabon
Pour chaque Enfant, vous devez démontrer…
Les valeurs fondamentales de l’UNICEF, à savoir l’engagement, la diversité et l’intégrité, et les compétences de base essentielles requises en matière de communication, de travail en équipe et de recherche de résultats.
Les compétences fonctionnelles : analyse, suivre les instructions et procédures ; planification et organisation, apprentissage et recherche, s’adapter et répondre aux changements
Consultez notre cadre de compétences à l’adresse http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf.
Comment postuler ?
Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lien https://www.unicef.org/about/employ/ et d’y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé, la copie de la carte d’identité nationale ou du permis de travail et une copie du diplôme le plus élevé.
Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (31 Mai 2019) ne sera pas considéré.
Remarque :
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de sélection
L’UNICEF s’engage au respect de la diversité et à l’inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une vérification rigoureuse de références et d’antécédents

Advertised: W. Central Africa Standard Time
Applications close: W. Central Africa Standard Time

A propos de l'auteur

Bamba

Pour publier des offres d'emploi sur Concoursn.com, veuillez les envoyer à moussakayre@gmail.com
Pour voir le résumé des offres au Sénégal chaque jour, veuillez vous abonner à la chaine youtube Rebranding Sénégal https://www.youtube.com/c/moussakayre

Laisser un commentaire

%d blogueurs aiment cette page :