UNHCR recrute 01 Stagiaire archiviste
Contexte opérationnel
Vu le contexte des activités à mener durant la période prévue du stage, le/la stagiaire devra mettre en œuvre des solutions pour résoudre une problématique donnée par son superviseur, ou répondre à une question professionnelle.
L’objectif sera de permettre au stagiaire d’acquérir de nouvelles connaissances, se familiariser avec l’environnement professionnel ou il/elle pourra confronter ses connaissances théoriques à la pratique, apprendre à travailler et à s’adapter dans le milieu professionnel
Résumé des activités
- Participation à l’identification des besoins avec les Points Focaux désignés ;
- Réorganisation et mise à jour des dossiers (hiérarchisation et nettoyage) par rubrique ou thématique pour chaque section ;
- Tri et élimination des fichiers et documents non utile sur Ms Teams et Share Point ;
- Nomenclature des documents sur Ms Teams et Share Point ;
Description des tâches
Sous la supervision générale de l’équipe ICT, le/la stagiaire renforcera ses connaissances et sa compréhension de l’environnement IT et Télécoms dans son ensemble en généralité, afin de pouvoir mener un apprentissage, il / elle contribuera et assistera aux tâches de la section Informatique suivantes :
- Mise à jour du master file plan du Bureau régional pour la migration dans le CLOUD
- Appui des sections ou Unité dans le reclassement des archives (Admin, HR, Resettlement, Asset Management etc…), en vue du déménagement à la Maison des Nations Unies à Diamniadio.
- Harmoniser la pratique et les méthodes de codification conformément à la politique d’archivages par unité du HCR.
- Accompagner et aider de manière proactive les unités et sections, en collaboration avec leurs points focaux pour la mise en place des structures de classement adaptées à leurs besoins dans MS Teams et Share Point, conformément aux normes du HCR,
- Aider à maintenir l’accès et les autorisations des systèmes de classement électronique,
- Assister dans la formation des utilisateurs et autres point focaux de chaque unité sur les normes et utilisation des espaces numériques et physiques.
- Aider au respect des procédures et directives de tenue des dossiers, et prendre les mesures nécessaires pour corriger les erreurs,
- Prendre les mesures nécessaires pour assurer l’intégrité et la sécurité des fichiers stockés dans les référentiels,
- Harmoniser la pratique et les méthodes de codification conformément à la politique d’archivages par unité du HCR,
- Mettre à jour le master file plan du Bureau Régional, et assister l’unité ICT dans la production des inventaires précis des
- Equipements, ainsi que des documents et fichiers sauvegardés dans le CLOUD,
- Apporter le support de niveau 1 en matière d’ICT aux utilisateurs du Bureau Régional,
- Entreprendre des installations et dépannages des équipements ICT sous la supervision de l’équipe ICT du bureau,
- Participer aux activités d’entretien régulier et périodique du matériel ICT,
- Effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie.
Qualifications requises
- Formation académique dans le domaine de l’archivage documentaliste et informatisé,
- Ou Formation académique dans le domaine de l’Informatique et des Télécoms
- Maitrise l’outil informatique des applications MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook…), aisance de la navigation et de la recherche sur internet et de l’utilisation du courrier électronique.
- Bonne connaissance et maitrise de la maintenance des équipements Informatiques et du réseau en particulier.
- Maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise.
- Très bonne connaissance des logiciels de bureautique standard ;
- Bonnes capacités de rédaction et d’analyse
Compétences souhaitées
- Connaissance des règles et des procédures de l’UNHCR
- Disponibilité, flexibilité et capacité à travailler en équipe dans un milieu multiculturel
- Expérience pratique sur les inventaires de matériels ICT ou d’un domaine connexe (par ex. sciences informatique, ou toute qualification académique pertinente)
- Expérience théorique: l’installation et la maintenance de premier niveau des équipements ICT.
Admissibilité :
Pour être considérés pour un stage, les candidats doivent répondre aux critères d’admissibilité suivants :
- être jeune diplômé (Les jeunes diplômés doivent être considérés comme des personnes ayant achevé leurs études dans l’année précédant leur candidature à un stage au HCR) ou encore poursuivre des études supérieures dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur agréé par l’UNESCO ; et
- avoir achevé au moins deux ans d’études de premier cycle dans un domaine pertinent ou présentant un intérêt pour les travaux de l’Organisation.
NB : Une personne dont le père, la mère, le fils, la fille, le frère ou la sœur est fonctionnaire du HCR, y compris s’il est titulaire d’un engagement temporaire ou membre du personnel associé, n’est pas admissible à un stage. Y compris un titulaire d’une nomination temporaire ou un membre de la main- d’œuvre affiliée, n’est pas éligible à un stage.
Allocation
Les stagiaires qui ne reçoivent pas de soutien financier d’une partie extérieure recevront une allocation pour aider partiellement à couvrir le coût de la nourriture, du transport local et des frais de subsistance.
Dossier de candidature. :
Les candidats intéressés sont invités à postuler sur le portal Career de l’UNHCR.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : unhcr.wd3.myworkdayjobs.com.