Une structure recrute 01 assistant (e) de direction

L’assistant (e) de direction est rattachée à la Direction Générale.
Il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistante pour la Directrice Générale.
Il (elle) assure également la gestion administrative et logistique.
Missions :
L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante ;
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ;
Il (elle) prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions ;
Activités :
1. Gestion administrative
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
– Assurer les prises de rendez-vous
– Traiter le courrier physique et électronique ainsi que les appels téléphoniques
– Suivre la circulation des parapheurs
– Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
– Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
– Traiter et diffuser des informations internes et externes
– Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
– Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
– Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
– Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
– Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
– Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
– Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
– Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative
– Participer à l’organisation d’événements
– Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique réunions
– Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
– Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
– Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
– Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Connaissances :
– Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
– Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
– L’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur, de la recherche et des Universités.
Compétences opérationnelles :
– Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
– rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
– Sens des priorités
– Sens de l’organisation
– Capacité à prendre des initiatives
– Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
– Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Savoir être :
– Discrétion
– Très bon sens relationnel
– Calme
– Autonome
– Accueillante
– Capacité d’anticipation
– Force de proposition
– Sens de l’écoute
– Sens du service public
Recrutement :

Domaine de formation souhaité : Assistanat de direction, secrétariat, gestion administrative
Expérience minimum 5 ans
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