Recrutements au Sénégal

Une structure de la place recrute 01 Assistant Administratif

Une structure de la place recrute 01 Assistant Administratif
Salaire/ mois
LocalisationDakar / Sénégal
Expiration12 Décembre 2018

Description de l’offre

Tâches et responsabilités spécifiques:

-Renforcer les membres de l’équipe en dehors du bureau pour assurer le suivi des activités et des communications en suspens.
-Fournissez une assistance téléphonique à l’équipe en redirigeant les appels téléphoniques vers le bureau concerné, en sollicitant des informations, en répondant aux questions générales par téléphone et en organisant des téléconférences.
-Assurer la gestion des voyages locaux et internationaux des équipes de programmes assignées (procédure de visa, réservation de vol et d’hôtel, avance de fonds, rapport de dépenses et suivi). 
-Coordonner les arrangements pour les voyages nationaux et internationaux des visiteurs des programmes, y compris les vols, la réservation de chambres d’hôtel et la prise en charge à l’aéroport.
-Sollicitez et suivez les devis des fournisseurs, trouvez des devis pour les achats locaux, préparez la documentation (commandes d’achat, formulaires de demande d’achat, etc.) conformément à la politique PATH.
-Suivre et gérer les stocks de fournitures de bureau.
-Servir de ressource pour la traduction de la correspondance, des rapports, des présentations et autres documents écrits du programme, selon les besoins.
-Participer aux réunions hebdomadaires du personnel, rédiger les procès-verbaux des réunions d’activités et des ateliers et aider au suivi des recommandations ou des actions.
-Aider les programmes assignés dans la préparation de réunions / ateliers 
-Planifier et coordonner toute la logistique pour les ateliers, les réunions et les exercices sur le terrain; élaborer des budgets détaillés pour les activités en utilisant les formats établis; gérer les décaissements aux participants aux réunions, aux ateliers et aux exercices sur le terrain, selon les besoins; préparer des rapports financiers d’ateliers, de réunions et d’exercices sur le terrain.
-Suivi des enquêtes et reconstitution des fonds d’appui institutionnel.
-Assurez-vous que les demandes de transaction des équipes MACEPA et SAYANA Sénégal sont soumises conformément aux processus et procédures établis par PATH et Sénégal.
-Faciliter le traitement des transactions par PATH Sénégal, en liaison avec le responsable des finances pour le traitement et la génération des paiements, commandes, etc.
-Mettre à jour les activités et les documents sur le SharePoint en ligne.
-Toute autre obligation connexe par demande
-Sauvegarde pour d’autres assistants à la demande


Expérience requise :


Compétences requises:

-Excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la résolution de conflits, la gestion des priorités et la gestion des attentes de multiples clients.
-Maîtrise de l’anglais et du français.
-Très organisé, flexible et adaptable aux priorités changeantes.
-Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité concernant les dossiers financiers et des employés.
-Souci du détail et grande précision.
-Capacité à travailler sous pression pour respecter les délais.
-Capacité à travailler en équipe avec un minimum de supervision.
-Excellentes compétences en informatique (en particulier MS Word, PowerPoint et Outlook): aptitude démontrée à formater et numériser des documents, à préparer des présentations et à utiliser des stratégies avancées de gestion du calendrier et de la messagerie.
-Aptitude à établir et à tenir à jour des dossiers et des dossiers, à interpréter les règles et les règlements et à les appliquer aux situations de travail.


Expérience requise:

-Degré d’associé; Baccalauréat préféré.
2 ans d’expérience professionnelle.
-Une expérience de travail dans une organisation internationale et / ou dans un environnement multiculturel est souhaitable.
Coordonnées du recruteur pour cette offre


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