| Une structure de la place recrute 01 Assistant Administratif | |
| Salaire | / mois |
| Localisation | Dakar / Sénégal |
| Expiration | 12 Décembre 2018 |
Description de l’offre Tâches et responsabilités spécifiques: -Renforcer les membres de l’équipe en dehors du bureau pour assurer le suivi des activités et des communications en suspens. -Fournissez une assistance téléphonique à l’équipe en redirigeant les appels téléphoniques vers le bureau concerné, en sollicitant des informations, en répondant aux questions générales par téléphone et en organisant des téléconférences. -Assurer la gestion des voyages locaux et internationaux des équipes de programmes assignées (procédure de visa, réservation de vol et d’hôtel, avance de fonds, rapport de dépenses et suivi). -Coordonner les arrangements pour les voyages nationaux et internationaux des visiteurs des programmes, y compris les vols, la réservation de chambres d’hôtel et la prise en charge à l’aéroport. -Sollicitez et suivez les devis des fournisseurs, trouvez des devis pour les achats locaux, préparez la documentation (commandes d’achat, formulaires de demande d’achat, etc.) conformément à la politique PATH. -Suivre et gérer les stocks de fournitures de bureau. -Servir de ressource pour la traduction de la correspondance, des rapports, des présentations et autres documents écrits du programme, selon les besoins. -Participer aux réunions hebdomadaires du personnel, rédiger les procès-verbaux des réunions d’activités et des ateliers et aider au suivi des recommandations ou des actions. -Aider les programmes assignés dans la préparation de réunions / ateliers -Planifier et coordonner toute la logistique pour les ateliers, les réunions et les exercices sur le terrain; élaborer des budgets détaillés pour les activités en utilisant les formats établis; gérer les décaissements aux participants aux réunions, aux ateliers et aux exercices sur le terrain, selon les besoins; préparer des rapports financiers d’ateliers, de réunions et d’exercices sur le terrain. -Suivi des enquêtes et reconstitution des fonds d’appui institutionnel. -Assurez-vous que les demandes de transaction des équipes MACEPA et SAYANA Sénégal sont soumises conformément aux processus et procédures établis par PATH et Sénégal. -Faciliter le traitement des transactions par PATH Sénégal, en liaison avec le responsable des finances pour le traitement et la génération des paiements, commandes, etc. -Mettre à jour les activités et les documents sur le SharePoint en ligne. -Toute autre obligation connexe par demande -Sauvegarde pour d’autres assistants à la demande Expérience requise : Compétences requises: -Excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la résolution de conflits, la gestion des priorités et la gestion des attentes de multiples clients. -Maîtrise de l’anglais et du français. -Très organisé, flexible et adaptable aux priorités changeantes. -Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité concernant les dossiers financiers et des employés. -Souci du détail et grande précision. -Capacité à travailler sous pression pour respecter les délais. -Capacité à travailler en équipe avec un minimum de supervision. -Excellentes compétences en informatique (en particulier MS Word, PowerPoint et Outlook): aptitude démontrée à formater et numériser des documents, à préparer des présentations et à utiliser des stratégies avancées de gestion du calendrier et de la messagerie. -Aptitude à établir et à tenir à jour des dossiers et des dossiers, à interpréter les règles et les règlements et à les appliquer aux situations de travail. Expérience requise: -Degré d’associé; Baccalauréat préféré. 2 ans d’expérience professionnelle. -Une expérience de travail dans une organisation internationale et / ou dans un environnement multiculturel est souhaitable. | |
| Coordonnées du recruteur pour cette offre https://path.silkroad.com/epostings/index.cfm?fuseaction=app.jobinfo&id=23&jobid=303363&company_id=15780&version=1&source=ONLINE&JobOwner=1013028&level=levelid2&levelid2=24922&startflag=3 |