| Une structure de la place recrute 01 Assistant Administratif | |
| Salaire | / mois |
| Localisation | Dakar / Sénégal |
| Expiration | 14 Décembre 2018 |
Description de l’offre Une opportunité d’emploi Titre posté: ASSISTANT ADMINISTRATIF (Dakar), G5 (Ouverture temporaire de poste) Titre du code d’emploi: ASSISTANT ADMINISTRATIF Département / bureau: Département de l’information publique Lieu d’affectation: DAKAR Période d’affichage: 05 décembre 2018 – 14 décembre 2018 Numéro de poste: 18-Administration-DPI-108255-J-Dakar (X) Exercice de dotation N / A Valeurs fondamentales des Nations Unies: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité Org. Réglage et rapport Ce poste est situé au Centre d’information des Nations Unies à Dakar. L’adjoint administratif relève directement d’un officier supérieur du Bureau exécutif. Le poste est disponible pour une période initiale de six mois. Responsabilités Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera chargé des tâches suivantes: Gestion des ressources humaines • Lancement, suivi, examen et suivi des actions liées à l’administration des centres d’information des Nations Unies bénéficiant d’un soutien, telles que: , recrutement, placement, réinstallation, promotion, séparation., en veillant à l’application uniforme des règlements et des procédures. • Examiner les demandes et les rapports relatifs aux droits. • Fournir des conseils et une orientation au personnel en ce qui concerne les procédures, processus et pratiques administratifs, en liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire. • tient à jour et examine les tableaux de dotation en personnel de l’organisation; imprime et examine les rapports dérivés d’un système ERP tel qu’Umoja. (Umoja est l’ERP des Nations Unies, basé sur SAP). • Soutient les centres d’information dans le processus de recrutement et d’administration des stagiaires et des consultants. Budget et finances • Préparer, traiter et faire le suivi des dispositions administratives et des formulaires relatifs aux voyages officiels du personnel. • Consolide les données reçues et fournit un appui au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les examens budgétaires des organes intergouvernementaux et des organes d’experts compétents. • Examine le statut des dépenses pertinentes et le compare au budget approuvé. • Examiner les demandes de biens et de services pour s’assurer (a) que les objets de dépense corrects ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds. • Prépare les bons de commande dans un système ERP tel que Umoja pour le compte des bureaux UNIC. • Lance les feuilles de saisie de service dans un système ERP tel que Umoja pour les UNIC. • Initie la réception des marchandises dans un système ERP tel que Umoja pour les UNICs • Demande la création de nouveaux partenaires commerciaux dans le système ERP tel que Umoja pour les nouveaux fournisseurs • Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget. • Assiste et fournit des informations pertinentes pour la préparation de rapports financiers et de tableaux statistiques standard. Administration générale • Coordonne intensément les activités avec les unités de service et entretient des relations fréquentes avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain. • S’acquitte d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple la surveillance des comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services fournis. Administration des contrats • Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et des contractants externes pour des services externalisés. • Vérifie les factures des contractants par rapport aux biens et services fournis par le contractant et approuvés par l’ONU. • Examiner et soumettre le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements. • Examiner, consolider et initier tous les formulaires et autorisations des Nations Unies pour le personnel contractuel et de travail des unités, sections ou services de l’ONU. • Le travail implique des interactions fréquentes avec les éléments suivants: Le personnel administratif des centres d’information pris en charge par le HUB. Le personnel du bureau exécutif ou de l’unité de travail et les clients du département. Ressources humaines, personnel administratif, comptable au siège, personnel des services généraux et d’appui, cabinets de conseil. Les compétences Professionnalisme: aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, telles que budget / programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Habileté à appliquer ses connaissances des diverses règles et réglementations administratives, financières et relatives aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies ou d’organisations internationales similaires. organisation. Être fier de son travail et de ses réalisations; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; fait preuve de persistance face à des problèmes difficiles ou à des défis; reste calme dans des situations stressantes. Engagement à réaliser l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine participation des femmes et des hommes à tous les aspects du travail. • Planification et organisation: définit des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues; identifie les activités et missions prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses travaux; prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement. • Orientation client: considère tous les destinataires des services comme des «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifie les besoins des clients et leur fait correspondre les solutions appropriées; surveille les développements en cours dans et hors de l’environnement des clients pour rester informé et anticiper les problèmes; tient les clients informés des progrès ou des échecs dans les projets; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client. Éducation Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. L’expérience professionnelle Au moins cinq années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, la vérification, les ressources humaines ou dans un domaine apparenté sont requises. Une expérience de l’exploitation avec des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) / SAP est requise. Une expérience dans le support client dans un contexte international est requise. Une expérience du traitement des acquisitions de biens et services et du traitement des paiements à l’aide d’un système ERP tel qu’Umoja est requise. Expérience dans l’utilisation des indicateurs de performance clés (KPI) et des outils de Business Intelligence (BI) dans un système ERP tel qu’Umoja est souhaitable. Les langues L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste publié, la maîtrise de l’anglais et du français est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation des Nations Unies est souhaitable. Évaluation L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien en fonction des compétences. Avis spécial En raison de la nature de financement temporaire de ce poste, le recrutement, la sélection ou la prolongation de la nomination à ce poste sera soumis à une approbation budgétaire. Ce poste est financé jusqu’au 31 décembre 2019 et peut faire l’objet d’une prolongation. Ce poste est soumis à un recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de chaque bureau, indépendamment de leur nationalité et de la durée de leur séjour dans le pays. Un agent soumis à un recrutement local ne bénéficie pas des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Considérations des Nations Unies Selon l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, du droit international humanitaire, de l’exploitation ou des abus sexuels, ou des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. L’expression «exploitation sexuelle» désigne tout abus réel ou tentative d’abus d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, sans toutefois s’y limiter, le fait de réaliser des profits monétaires, socialement ou politiquement de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme «abus sexuel» désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force, dans des conditions inéquitables ou coercitives. L’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible sera dûment prise en compte. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction quant à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer, à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité, au sein de ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur. Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne Inspira. Pour obtenir des conseils plus détaillés, les candidats peuvent consulter le manuel du candidat, accessible en cliquant sur l’hyperlien «Manuals» (manuels) dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire de compte Inspira. L’évaluation des candidats se fera sur la base des informations fournies dans la candidature, sur la base des critères d’évaluation de l’emploi et des législations internes des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, les Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications, conformément aux instructions fournies dans Inspira, pour être pris en compte pour le poste actuel. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux demandes soumises. Les candidats qui sont sérieusement pris en compte pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature. Les offres d’emploi publiées sur le portail Carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite. Pas de frais Les Nations Unies ne perçoivent aucune redevance à aucun stade du processus de recrutement (candidature, réunion d’interview, traitement ou formation). L’ONU NE SE CONCERNE PAS AVEC DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS. | |
| Coordonnées du recruteur pour cette offre Postuler en ligne : https://careers.un.org/lbw/jobdetail.aspx?id=108255#utm_source=unjobs&utm_medium=more_info |
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