Une societé recrute 01 Assistant administrative et financiére

Titre du poste : Assistant(e) administrative et financière

Lieu de travail : Dakar, Sénégal

Superviseur(e) immédiat: Chef des programmes Pays / Sénégal

Gestionnaire régional de l’administration et des finances

En collaboration avec: Chargé-e-s de projet, Chargé-e des IN, Chargé-e des métiers radios

Chargé-e de gestion des savoirs

Équipes et départements spécialisés

Date prévue d’entrée en fonction: 1er Juillet 2019

Type de contrat de travail: CDD, temps plein

Type de travail (temps): Travail à temps plein, selon législation nationale

Instructions : Envoyer un Curriculum vitae (CV), une lettre de motivation avec vos

Prétentions salariales, à l’adresse suivante: senegal@farmradio.org

Avec pour objet «Recrutement Assistant(e) administrative et financière »

Date limite de soumission: Dimanche 16 juin 2019 à 18H00 GMT

– Comptabilité et finances, audits et contrôle

– Administration, ressources humaine et logistique

– Autres

Radios Rurales Internationales est un organisme caritatif canadien qui s’attèle depuis 1979 à exploiter le pouvoir de la radio pour satisfaire les besoins des agriculteurs et des agricultrices d’exploitations agricoles. Nous collaborons avec plus de 650 organisations de radiodiffusion situées dans environ 39 pays africains pour lutter contre la pauvreté et l’insécurité alimentaire. Grâce aux ressources et aux formations de RRI, nos partenaires de radiodiffusion fournissent des informations pratiques, pertinentes, et ce, au bon moment à des dizaines de millions d’agriculteurs et d’agricultrices. Nous travaillons également avec divers partenaires pour la mise en œuvre de projets ciblant des problèmes de développement et des besoins communautaires particuliers. En 2012, RRI a reçu le Prix Défi Innovation de la Fondation Rockefeller pour les activités que nous menons au moyen de la radio et des TIC modernes pour améliorer les moyens de subsistance et transformer les vies.

Sous la supervision du Chef des programme pays au Sénégal et du Gestionnaire régional de l’administration et des finances pour l’Afrique de l’Ouest, et en étroite collaboration avec les équipes de mise en œuvre des activités des projets et le/l’assistant-e administrative et financière est responsable de la mise en œuvre des activités de gestion financière, administrative et des ressources humaines à la représentation du Sénégal.

Il/Elle devra plus précisément :

1) Comptabilité et finances

– Elaborer et réviser périodiquement (si nécessaire) les plans de dépenses annuels, trimestriels et mensuels conformément aux plans de travail de tous les projets dans le pays,

– Elaborer en collaboration avec les membres de l’équipe pays, les demandes de fonds auprès du bureau du siège pour la mise en œuvre des activités des projets selon les périodicités convenues avec le bureau du siège

– Recevoir, vérifier et traiter toutes les demandes d’engagement de dépenses formulées par les différents membres de l’équipe pays, conformément aux différents plans de dépenses approuvés des projets

– Appliquer strictement les règles et les procédures de gestion financière et d’engagement des dépenses de tous les projets et programmes conformément aux demandes et sollicitations des personnes responsables des différentes lignes budgétaires et aux exigences des bailleurs de fonds

– Effectuer tous les paiements conformément aux engagements de dépenses approuvés par le Chef des programmes pays en établissant les différents instruments et outils comptables et financiers valides et aux demandes des personnes responsables des différentes lignes budgétaires,

– Enregistrer toutes les opérations comptables et financières dans le système informatique de l’organisation, y compris les opérations financières concernant le personnel

– Faire le suivi budgétaire des lignes inscrites dans les plans de dépenses approuvées conformément aux montants inscrits dans les plans de dépenses en vue de conseiller le Chef des programmes pays et les différentes personnes responsables desdites lignes sur le budget

– D’établir les instruments de paiement ou d’engagement des dépenses (chèques, pièces et reçus de caisse, fiche de perdiem, bulletins de paie, états d’émargement, bons de commande, ordre de virement, facture, etc…) conformément aux règles et procédures de gestion financières de l’organisation et de ses bailleurs de fonds

– Archiver selon les règles de classification de l’organisation, toutes les pièces comptables et tous les supports justificatifs de toutes les opérations de récettes et de dépenses dans le respect de la législation nationale en la matière,

– Produire et soumettre les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels ou spécifiques de tous les projets dans le respect des exigences des bailleurs de fonds et de l’organisation, y compris les réconciliations bancaires, les états financiers, les inventaires, etc

– Participer et se soumettre aux activités de clôtures des projets échus ainsi que des audits financiers et comptables, les contrôles et vérifications, internes ou externes

2) Administration générale, ressources humaines et logistique

– Elaborer et suivre l’exécution des contrats de travail, des contrats de fourniture de biens et de prestation de services, y compris la tenue à jour des dossiers individuels (physiques et électroniques) du personnel, des registres de fournisseurs, prestataires et sous-traitants externes,

– Gerer les obligations sociales, fiscales et administratives de l’organisation au Sénégal du fait de son statut d’employeur et d’agent économique, y compris le suivi des dossiers et des situations auprès des partenaires et institutions tels que les services du ministère des finances, ceux du travail et des lois sociales, de sécurité sociale, de l’administration territoriale, de la migration, etc.

– Gérer le parc automobile de l’organisation et toutes les opérations y relatives tels que le suivi de la consommation de carburant et lubrifiant, la maintenance, l’assurance, la visite technique, etc.

– Réceptionner, vérifier et gérer les livraisons des biens, produits et matériels achétés par l’organisation pour les besoins de son fonctionnement et de ses interventions sur le terrain, y compris leur enregistrement dans le registre du patrimoine de l’organisation, les procédures d’importation, etc.

– Assister les équipes chargées de la mise en œuvre des projets et programmes pour les aspects liés à la logistique lors de la réalisation des activités (location de salle de réunion, service traiteur, paiement des perdiems, transport, etc.)

– Organiser et animer des sessions de sensibilisation et de renforcement des capacités des membres de l’équipe pays sur les règles et procédures administratives et financières, de gestion des ressources humaines, de sécurité du personnel et des bureaux, ainsi que leurs outils d’opérationnalisation

3) Autres

– Appuyer les équipes chargées de développement du programme pour les aspects financiers et administratifs lors de l’élaboration de nouvelles propositions de projets ou programmes à des bailleurs

– Diplôme ou certificat universitaire (Bas+3 au moins) en finances-comptabilité, gestion financière des projets ou diplôme équivalent

– Cinq (5) années d’expérience professionnelle dont au moins deux (2) à un poste de gestionnaire de projet ou programme de développement,

– Bonne maîtrise du français, avec de très bonnes capacités de communication écrite et orale et des connaissances en anglais seraient un atout

– Bonnes dispositions pour effectuer des déplacement à l’intérieur du pays ou des voyages dans d’autres parties du monde

– Très bonnes aptitudes à l’utilisation des outils informatiques, en particulier des logiciels de gestion comptables et financières (quicken et quickbooks), ainsi que des outils de communication électronique, notamment le package window (word, excel, powerpoint, messagerie, skype, etc)

– Connaissances et expériences en matière de projet de développement et de mise en œuvre de projet, y compris la gestion de cycles de projets et la gestion axée sur les résultats

– Connaissance de l’intégration du genre dans les projets

– Connaissance de la radiodiffusion et des TIC

– Avoir de connaissance sur les exigences et les règles des partenaires au développement et bailleurs de fonds du Sénégal et de l’Afrique de l’Ouest

– Bonnes compétences en recherche, évaluation des données et rédaction

– Excellentes aptitudes de communication interculturelle et multidisciplinaires

– Bonnes capacités en matière d’organisation et de gestion des priorités

– Bonnes aptitudes à travailler sous pression dans un environnement multidisciplinaire

– Être à l’aise de travailler avec un minimum de supervision et des ressources limitées

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