Assistant de Direction Bilingue(H/F) / Secteur Pétrolier
Mission
L’Assistant(e) de Direction est rattaché(e) directement au Directeur Général. Son métier consiste principalement à exécuter les demandes de sa hiérarchie (logistique de réunions, séminaires, déplacements, présentation de documents, suivi de dossiers) afin d’optimiser la gestion de l’activité et l’organisation du service. II/elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Descriptif des tâches :
• Communication
o Standard téléphonique ;
o Gestion des courriers et e-mails (réception, réponse, transmission);
o Suivi de dossiers (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances);
o Coordination de la circulation d’informations auprès des autres services.
• Planning
o Gestion et organisation des rendez-vous et des réunions (réunions, conférences téléphoniques) ;
o Organisation des déplacements du responsable ou des membres de l’équipe : ordre de mission, achat des billets d’avion.
• Comptabilité
o Gestion des achats, bon à payer, bon à engager ;
o Gestion de la caisse des factures internes, des ODM, des notes de débits, etc. ;
o Élaboration du budget et suivi.
• Autre
o Classement, archivage (papier et électronique);
o Accueil des visiteurs (clients, prestataires);
o Gestion du planning du chauffeur ;
o Organisation des séminaires et formations ;
o Relais du Service Achat et Moyen Généraux : achats, suivi des prestataires (ménage, traiteur, gardiennage…).
Profil
• Niveau académique et diplômes : Bac + 3 ou plus en Secrétariat ou Assistant de Gestion ;
• Cinq (05) ans d’expérience à un poste similaire ;
• Anglais opérationnel ;
• Très bonne maîtrise du pack Office ;
• Permis B.
Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation par adresse e-mail.