OFFRE D’EMPLOI EXTERNE
Organisation non-gouvernementale (ONG) internationale créée en France en 1979, afin d’éradiquer la faim à travers le monde, Action contre la Faim Espagne (ACF-E) est présente au Sénégal depuis 2012 pour répondre à la crise nutritionnelle qui touche le nord du pays. Depuis son ouverture, la
mission s’est focalisée sur le développement des capacités nationales et locales dans le dépistage et le traitement de la malnutrition aigüe sévère. Depuis 2015, ACF développe des activités de prévention spécifique ou sensible à la nutrition (Sécurité Alimentaire, WASH, éducation nutritionnelle).
Nous recherchons
Un(e) Document Contrôler
ACF/ SN/DKDOCCONT/122018
Base de travail : DAKAR
Date de démarrage souhaitée : 17 Décembre 2018
Objectif général du poste :
Le Contrôleur documentaire gère et supervise le flux de documentation dans le cadre d’un projet. Il conserve et contrôle la qualité des documents (papier et électronique), les met à jour et les diffuse à l’ensemble des acteurs du projet selon les procédures ACF-E.
Objectifs et tâches spécifiques :
Objectif 1: Gestion et contrôle de la documentation des Finances, RH, techniques et logistiques
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- Organisation du traitement des informations, des documents qualité et de la cohérence du système documentaire
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- Contrôle des documents qualité et alerte sur les documents manquants, les incohérences de fonds ou de formes éventuelles
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- Définition et proposition de la forme des documents réglementaires en qualité (modèles, règles d’identification)
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- Suivi de l’obsolescence des documents
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- Réalisation à la demande de recherches, d’études ou de dossiers sur des sujets spécifiques
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- Echantillonnage périodique de pièces comptables
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- Rapport de vérification sur contrôle de l’échantillon
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- Définition et conseil pour la mise en place des règles de gestion documentaire avec les départements
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- Note de synthèse périodique sur les points forts et les points faibles de la documentation des bases et de la Capitale
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- Rapport ex anté d’éligibilité des dépenses des bailleurs
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- Contrôle de la conservation des documents dans le respect des procédures qualité
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- Contrôle du flux documentaire et alerte sur les problèmes de diffusion
- Diffusion des informations, des ouvrages et des documents qualité aux services concernés
Objectif 2 : Suivi norme Documentaire et centralisation archivage
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- Contrôler la qualité de la documentation et veiller au respect des normes documentaires définies par l’équipe projet
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- Gérer la réception et suivre les documents fournisseurs
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- Assurer, en fin de projet, la disponibilité d’une version finale complète et validée de la documentation du projet
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- Préparer le transfert de la documentation technique en vue d’être archivée dans le système central de ACF
- Revue des règles de stockage et d’archivage des documents
Objectif 3 : Gestion d’équipe
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- Participer à l’induction de tout nouvel récruté sur les procedures admin/fin;
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- Conseils spécifiques sur la documentation des partenaires
- S’assurer du respect des principes d’ACF en lien avec l’égalité des Genres.
La liste ci-dessus peut ne pas être exhaustive, compte tenu de l’évolution des besoins.
Critères de recrutement :
| Niveau d’études/diplôme spécifique/ |
Niveau Maîtrise ou expérience équivalente en administration finance et/ou en contrôle interne |
| Connaissances spécifiques /techniques souhaitées: |
- Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté,
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance informatique
- Expériences en contrôle interne
- Qualités organisationnelles
- Suivi budgétaire
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| Expérience préalable nécessaire: |
Expérience professionnelle de 2 ans dans le secteur de l’administration/Audit |
| Habilitées demandées |
- Bonne gestion de stress
- Très bon relationnel et capacité à travailler en équipe
- Sens de la Diplomatie
- Sens de la confidentialité
- Respecter les principes ACF à tout moment
- Défendre les intérêts d’ACF
- Fortement engagé à promouvoir l’égalité de Genre
- Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs
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| Langues |
- Français courant.
- Anglais, Wolof et Pular souhaitables
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| Mobilité demandée |
Poste basé à Dakar, avec de possibles déplacements dans les bases |
Comment postuler ?
La date de clôture des candidatures est le 10 décembre 2018.
Les candidats doivent soumettre leur CV (incluant 2 références professionnelles) et leur lettre de motivation via l’adresse ….
Merci de spécifier en objet mail la référence de l’offre et le titre du poste.
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
En raison de l’urgence de cette position, les candidatures seront sélectionnées régulièrement et les entretiens pourront éventuellement être conduits avant la date de clôture des candidatures.
