Description :
-L’assistant(e) de direction effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, mise en forme de document, classement des dossiers, saisie de documents ou du budget), faire suivre les informations (e-mail, note, fax….), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs.
-Elle assiste un ou plusieurs responsables (cadre, dirigeant, directeur….) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunion, accueil,…). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
-Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel…) ou d’événements spécifiques (organisation de séminaires, salons,….)
-Peut coordonner une équipe.
-Effectue aussi la traduction de documents internes de l’anglais au Français.
Missions principales du poste :
-Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs
-Filtrer les appels téléphoniques
-Organiser et planifier les rendez-vous et les déplacements d’un responsable
-Gérer le courrier et réaliser la gestion administrative du courrier
-Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, classement et archivage) et transmet les informations (e-mail, notes, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise.
-Prise en charge le suivi complet de dossiers (contrat de maintenance des équipements, de la structure, évaluation des besoins en approvisionnement de matériels)
-Assister à la gestion administrative et comptable d’une structure
-Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
-Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
-Préparer et organiser les réunions
-Saisir les documents numériques
Compétences :
-Outils bureautiques
-Gestion administrative
-Normes rédactionnelles
-Sténographie
-Méthode de classement et d’archivage
-Modalités d’accueil
-Techniques de prise de notes
-Techniques de numérisation
Compétences théoriques :
-Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
-Bonne capacités rédactionnelles
-Très bonne maitrise des techniques bureautiques
-Savoir-faire opérationnel
-Excellente expression orale et rédactionnelle
-Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel , PowerPoint..)
-Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
-Analyse et gestion des demandes d’information
-Capacité d’organisation, polyvalence
-Aptitude à travailler en équipe
-Discrétion
-Excellente maitrise de l’Anglais
-Savoir-faire comportementaux
-Discrétion, sens de la confidentialité
-Bon sens du relationnel, bonne présentation
-Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
-Bonne capacité de résistance au stress
-Dynamique
Diplômes requis et expérience :
-AP, BEP ou équivalent
-Bac Obtenu
-Bac +2 (BTS, DUT,…) en assistanat de direction
-Expérience professionnelle de 2 ans minimum
-Maitrise de l’Anglais